論學(xué)院工資檔案管理的信息化

段新宇

（赤峰學(xué)院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

學(xué)院人力資源管理信息化是信息化時代必然趨勢，其中學(xué)院工資檔案管理信息化，使用工資管理系統(tǒng)管理工資檔案也是信息化時代的產(chǎn)物.工資檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用不但能提高工作效率，改變服務(wù)模式，而且工資檔案管理系統(tǒng)根據(jù)工資核算政策自動進(jìn)行核算，提高了核算的準(zhǔn)確性和工資檔案信息的完整保存.

1 工資核算的特點(diǎn)及要求

工資檔案管理的信息化與工資核算有著重要聯(lián)系，學(xué)院工資核算是學(xué)院人事部門的重要工作之一.工資核算對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、政策性要求較強(qiáng)，在核算過程中不能出現(xiàn)任何錯誤，核算也涉及方方面面，工作量很大，而且工資核算處理業(yè)務(wù)重復(fù)性較強(qiáng)，要通過多次的重復(fù)核對才能完成.工資核算的數(shù)據(jù)采集要求十分準(zhǔn)確（要根據(jù)人事檔案采集）.工資核算的特點(diǎn)決定了它對檔案信息和相關(guān)政策的把握有著很高的要求，所以學(xué)院工資檔案的準(zhǔn)確性和實(shí)效性離不開工資檔案管理的信息化，信息化的手段能高效、及時、準(zhǔn)確根據(jù)每個職工的檔案信息進(jìn)行工資核算，為人事部門工資核算工作的進(jìn)行提供了一個很好的信息化平臺.

2 工資檔案管理信息化有利于提高工作效率

學(xué)院工資檔案管理信息化可以提高學(xué)院工資管理工作的效率，從而降低工資管理人員的工作強(qiáng)度.學(xué)院工資檔案管理系統(tǒng)就是學(xué)院工資管理信息化的一個平臺，它可以根據(jù)國家事業(yè)單位工資標(biāo)準(zhǔn)體系自動完成單位職工工資晉級、職稱變動、職務(wù)變動、定級工資的核定等等相關(guān)工資的調(diào)整，同時也可以根據(jù)本單位工資檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、快速進(jìn)行年報和工資統(tǒng)計年報，此外還可以根據(jù)檔案管理系統(tǒng)中的信息自動生成花名冊及工資變動審批表等各種相關(guān)表格，避免了手工調(diào)整工資出現(xiàn)的失誤，提高了工作效率和工資核定的準(zhǔn)確性，同時還能形成統(tǒng)一格式的工資審批表，使紙制工資檔案規(guī)范美觀.例如根據(jù)工資政策調(diào)整事業(yè)單位艱苦邊遠(yuǎn)津貼時就完全可以將學(xué)院的工資管理系統(tǒng)升級，通過數(shù)據(jù)核對無誤，再利用系統(tǒng)重新核定功能生成新的艱苦邊遠(yuǎn)津貼標(biāo)準(zhǔn)，再通過系統(tǒng)工資數(shù)據(jù)變動功能生成并打印學(xué)院教職工艱苦邊遠(yuǎn)津貼變動審批表（如表1），統(tǒng)一打印的審批表既規(guī)范又美觀.

表1 調(diào)整艱邊津貼花名冊

3 學(xué)院工資檔案管理信息化有利于人事檔案信息材料的存儲與查閱

學(xué)院檔案管理信息化是將部分人事信息與工資數(shù)據(jù)信息存儲在了工資檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，這樣工資管理人員在查閱某些工資時可以隨時利用計算機(jī)進(jìn)行查閱，減少了紙質(zhì)檔案原件的翻閱，這樣不但可以提高工作效率，工資核算的準(zhǔn)確性，也可以延長紙質(zhì)檔案的壽命.

4 學(xué)院工資檔案管理軟件的選擇

學(xué)院工資檔案管理軟件是由市級主管部門推薦的精微工資管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)已經(jīng)服務(wù)于學(xué)院工資檔案管理多年，實(shí)踐驗(yàn)證了它的可靠性和實(shí)用性.工資檔案管理系統(tǒng)提高了工資檔案管理的準(zhǔn)確性和便捷性，但如果能有效的利用好工資檔案管理系統(tǒng)，就不能忽視工資檔案數(shù)據(jù)的后期維護(hù)，這也是保證工資核算準(zhǔn)確的最基本數(shù)據(jù).只注重工資檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)還是不夠的，還要及時根據(jù)教職工工資的變動及時操作系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際工資變動的一致性.學(xué)院工資檔案管理系統(tǒng)的升級也是非常重要的一項工作，隨著不同工資政策的出臺，工資管理系統(tǒng)也要根據(jù)工資政策的調(diào)整進(jìn)行升級，這里要注意的是工資管理人員在工資管理系統(tǒng)升級后，一定要核對單位每個職工的工資信息，保證系統(tǒng)升級后工資數(shù)據(jù)的絕對準(zhǔn)確性.

5 操作工資管理軟件的幾點(diǎn)注意事項

學(xué)院教職工人數(shù)比較多，工資檔案信息比較復(fù)雜，工資管理軟件的應(yīng)用雖然提高了工作效率及操作的準(zhǔn)確性，但在使用工資檔案管理系統(tǒng)時也需要小心謹(jǐn)慎.首先不要誤操作，操作工資管理軟件應(yīng)該遵循軟件的操作步驟和方法，謹(jǐn)慎認(rèn)真操作，一定要避免誤操作使工資檔案數(shù)據(jù)丟失.其次每次工資數(shù)據(jù)變動后都要進(jìn)行工資數(shù)據(jù)備份，這是避免工資管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題時丟失工資數(shù)據(jù)的最直接有效辦法.當(dāng)然也不能忽略硬件設(shè)備，硬件設(shè)備出現(xiàn)問題也可導(dǎo)致工資檔案信息的丟失，所以在備份數(shù)據(jù)時要備份兩份，一份備份在電腦中，一份備份到移動硬盤等其它設(shè)備中.

6 學(xué)院工資檔案管理信息化與其它管理信息化的兼容

學(xué)院工資檔案管理信息化只是學(xué)院人事管理信息化的一部分，學(xué)院工資檔案管理要與人事管理、檔案管理、職稱管理、績效考核管理、財務(wù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等多個方面的管理信息化相結(jié)合，使這些管理相互支撐，還需要一個過程.多方面的信息化管理相互支撐，即能給學(xué)院管理帶來便捷，同時也能更好的服務(wù)于學(xué)院的廣大教職工，能充份體現(xiàn)信息化帶來的方便、準(zhǔn)確、高效.

7 工資檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

工資涉及每個職工的切身利益，工資檔案信息化管理提高了工作效率和工資核算的準(zhǔn)確性，但同時對工資檔案管理人員提出了更高的要求.工資檔案信息化管理對工資檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和計算機(jī)應(yīng)用能力要求更高，僅僅掌握了辦公軟件的操作能力和上網(wǎng)獲取信息的能力不能完全應(yīng)對信息化管理工作的要求，因此對工資檔案信息化管理人員的再教育和再培訓(xùn)十分必要.面對工資檔案信息化管理平臺，管理人員只做到細(xì)心、認(rèn)真負(fù)責(zé)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息化管理的潮流，在信息化背景下做好學(xué)院工資檔案管理工作，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和計算機(jī)應(yīng)用能力十重要.

8 學(xué)院工資檔案管理信息化的安全意識

學(xué)院工資檔案管理系統(tǒng)中的工資數(shù)據(jù)涉及全體在職及離退休教職工的切身利益，所以保證工資數(shù)據(jù)的安全很重要.因?yàn)楣べY檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)涉及到每個教職工的許多個人信息，所以管理人員應(yīng)做好數(shù)據(jù)的保存和保管，不能將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)給不相關(guān)人員或通過郵箱方式發(fā)送.其次在病毒和黑客無處不在的情況下，做好工資管理專用電腦的病毒防范工作尤為重要.

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)融入了學(xué)院工資檔案管理工作的各個層面，工資檔案管理信息化對工資檔案管理人員提出了更高的要求，管理人員只有不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的信息手段，才能使學(xué)院工資檔案管理推向真正的信息化，提升學(xué)院工資檔案管理水平，更高效、及時、準(zhǔn)確地做好工資檔案管理工作，讓學(xué)院工資檔案資源更好的發(fā)揮作用，這也是在信息化時代學(xué)院工資檔案管理的重要意義.