淺談秘書在企業中的“紐帶”角色

【摘要】：企業秘書是在企業機關的日常事務中起著主持管理的作用，目的是為領導和領導機關的工作提供便利，讓領導決策工作能夠快速高效的進行，處理好領導和下屬的關系，做好他們之間的橋梁和紐帶，起到一個承上啟下的作用。本文主要論述了，企業秘書概論;秘書的定義;秘書的重要性;企業秘書各種關系的協調;企業秘書對企業發展的作用;企業秘書的發展。

【關鍵詞】：企業秘書;紐帶;關系;發展;協調;影響

一.企業秘書概論

21世紀是知識經濟的新時代，企業的文化建設與經濟效益與各階層的員工都是密不可分的。企業秘書是在企業機關的日常事務中起著主持管理的作用，目的是為領導和領導機關的工作提供便利，讓領導決策工作能夠快速高效的進行，處理好領導和下屬的關系，做好他們之間的橋梁和紐帶，起到一個承上啟下的作用。隨著社會的發展和企業競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書日漸成為企業內參與管理的特殊助手，我們應把新世紀的秘書社會職業群體跟企業經濟效益的發展相掛鉤，這是是企業生存和發展的需要，也是新時代秘書人才培養與經濟社會發展的必備要求。而要做好秘書工作，也并非易事，它其中涉及到的，除了豐富廣泛的知識儲備，細致縝密的洞察力，清晰明確的辨別力，更重要的還有人際關系，為人處事的方式技巧。

1.秘書的定義

秘書是主事者、領導者身邊的綜合輔助人員和公務服務人員。他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是主事者、領導者的參謀和助手，協助處理日常事務和各種辦公室繁雜事務的專業人士。企業秘書是為企業辦文，辦會，辦事，辦信的新型辦公型基礎行政人才。秘書職位的縱向層次上分為：初級秘書、中級秘書和高級秘書。其中包含了4層含義：其一是體現了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次;其二是體現了不同層次的秘書在知識、經驗和能力上的級差;其三體現了不同層次秘書工作量及相應的秘書結構比例;最后體現了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別。由此可知秘書工作的最根本的性質就是輔助性，這是領導工作對秘書工作的必然要求，也是秘書部門在管理體系中的地位所決定的。雖然說領導對于企業文化有著至關重要的作用，但是由于秘書是每天和領導時間最多的一個人，同時也是領導和下級員工溝通的渠道，所以說對于領導的管理也有一定作用的。就像是每一個成功的企業家，背后都會有一個默默耕耘、辛苦工作的秘書，也許他們的名字不常被人們所關注和提起，但是他們所做的努力和貢獻卻是不可否認的。比如說，世界首富比爾·蓋茨的秘書——露寶，比爾·蓋茨曾說過“微軟的成功有她的一份功勞”。企業秘書們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在給予的權力范圍內果斷做出決定。所以秘書工作的做好是每個秘書專業義不容辭的責任，也是新世紀人才發展的迫切需要。

2.企業秘書的工作職責

企業秘書的職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應當做什么的問題，展開的說分為以下幾點：

（1）日常事務的管理：比如值班、日程管理、辦公室管理、通信管理等。

（2）調查研究的工作：幫助領導搜集整理信息，為領導提供方案幫助其做選擇決策。

（3）文書檔案的管理：首先是對各種文體的寫作，接著是對各種文件的起草、保送;及時做好對上級文件的簽收、傳遞、催辦;對部分文件的回收、清退、銷毀;對重要文件檔案的收集管理及保密。

（4）各種場合的接待：基本的是來訪接待，普遍的是會議接待，特殊的是上訪接待。會議接待又分為會議安排、會場布置、會議服務、會議記錄、會議文件的處理等。上訪接待是要得體的處理各階層員工或者是顧客的來信來訪投訴等。

（5）協調工作：協助部領導協調各個崗位的工作關系，深入基層單位調研做好部領導的參謀和助手。包括對上、下、同層級之間人際關系的協調，企業各種新舊政策的協調，以及各部門、地區、工作的協調等等。

（6）督導工作：是對領導交辦批辦工作的督促、檢查，看其落實情況。

（7）行政工作：每日的聯網管理， 定時開機接收文件;草擬季度、年度工作計劃、總結、報告、清算、批復等文檔;具體辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的事宜。

（8）其他事務：領導臨時交辦的，各種應急事務。

秘書人員的職能則是在職責范圍內一切活動所產生的整體功能，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應當怎樣做的問題，它具有宏觀性和概括性的特征。以上所具體描述的關于秘書的各項工作職責，都在指明企業秘書作為企業 “紐帶”角色的重要職能。

二. 秘書的重要性

秘書的重要性從日常具體的工作職責中可見一斑，從而也可以通過秘書工作的特征反映出來：企業秘書的中介性決定了秘書工作的“紐帶”和“橋梁”的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。 但是同樣要求秘書人員一定要不越權、不越職。秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。而秘書還要認識到一般在工作活動中都是屬于幕后工作者，間接的促成勞動成果。

1. 企業秘書各種關系的協調

隨著企業的發展，秘書的工作范圍也變得更加寬廣，人際關系也成為了工作的一個重要環節。因為秘書工作的特殊性，處于過渡階段，不僅要處理上下級的關系，做到承上啟下，還要處理同事以及客戶的關系，做到聯系內外，可以說是關系的樞紐。秘書的協調是在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。其基本的維護原則是，對上級聽命但不盲從，同下屬和諧相處，共同提高，與同事和氣共事，公平競爭。協調關系中要注重整體，平等協商，客觀公正，靈活適度。

無論在處理什么事物之前，很重要的一點就是做準備工作，人際交往也不例外，尤其是企業秘書，更是要跟許多人打交道。良好的信息收集整合工作，從小處說，可以及時了解到企業中上下級及各部門工作人員的個人喜好、優缺點、思想動態、生活狀況、工作狀況、適合職位等，一方面可以為企業人事調動以及下達各項任務采取有效的措施，另一方面可以了解員工需求、調動積極性、聯系上下級、協調左右;往大處說，可以使企業能夠及時、準確、全面、深入的了解到競爭對手信息、國內外的市場信息、文化潮流、民俗民風、消費觀念、國家政策法規等。能夠有效幫助企業內部實現目標一致、行動統一，對外搶占先機，引領市場發展，和國際經濟市場發展接軌。

當然，在任何的人、事、物處理過程中都需要的，很重要的一點就是溝通，溝通是改變人們行為和調動人們積極性的重要手段。企業內部良好的溝通既可以使管理層工作更加輕松，也可以使普通員工大幅度提高工作績效，同時還可以增強企業的凝聚力和競爭力。在加強企業內部的溝通管理中，秘書所扮演的角色尤為重要，向上要領會領導意圖，向下要全面具體。并且在溝通的過程中還要注意雙向有效的溝通，這樣才能使目標最快最有效的達成，從而實現利益最大化。

企業秘書對于各種關系的協調還有很多細則和要點，可根據具體問題具體分析，但是不管怎么樣，首先都應該做好自己分內的事情。

2.企業秘書對企業發展的作用

企業的發展離不開企業文化的建設和企業經濟的效益。在當今社會，企業之間的競爭越來越激烈，更直接的表現為企業中各部門工作協調的競爭。企業秘書的協調角色，將起到很重要的作用，一個企業要想在市場經濟中站穩腳跟并不斷發展壯大，企業中部門之間的協調工作更為主要。秘書人員要將企業中的一切要素、工作或活動都要和諧地配合，以便于企業整體目標得到順利實現。

企業文化的建設是一個持續的動態過程，雖然不同的企業有不同的企業文化，但說到底，企業文化的建設關鍵，還是在于員工的文化建設。企業秘書作為領導與員工聯系的紐帶，其作風在一定程度上代表著領導，因此企業秘書要在樹立自己標桿示范的作用，對內引領其他員工，對外宣傳公司形象。企業秘書維系好人際關系在一定程度上給整個企業都營造了一個良好的工作交流氛圍，這樣在有效推動企業文化建設的過程中，就能夠有效的發揚作風。

企業的經濟效益是企業生存的基石，企業秘書雖然不是奮戰在第一線的戰士，可是在日常的工作中卻是必不可少的：對信息資源的有效整合更能夠幫助領導高效的做出決策，能夠幫助企業知人善用;對事物的處理速度能夠有效的縮短周期，節約時間，為企業節省成本，創造利益;全面的管理，統籌的規劃，有利于企業生產銷售水平的提高。企業秘書雖然不是企業效益最直接的操辦人，但不能忽視他們對每一筆效益所做出的努力與貢獻。

企業秘書對企業發展的作用是很多很雜的，他填補了許多管理上的空缺，也成為了管理中的“潤滑劑”，承上啟下，紐扣住企業上下的關系，對企業未來的發展有很重大的影響。

三.企業秘書的發展

社會的發展和企業競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，據不完全統計，目前我國的秘書從業人員達2300萬人，成為職場上供需兩旺的人才需求熱點。秘書已經不是從前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是逐漸成為企業內參與管理的特殊助手。

但是目前大部分企業采用還是單一的管理解體晉升制度， 嚴重的影響了秘書人員的工作積極性和企業的整體績效，所以應該建立一條對于企業秘書人員的可持續發展的職業生涯道路。比如說，可以構建秘書人員職業發展的雙規模型，雙規模型就是設計一條管理通道與專業技術通道并行的雙重職業生涯道路，這樣秘書人員可以根據自身的性格特點以及能力，自由的選擇適合自身的事業發展取向，在有目標的情況下，發揮自身的才能，作出更優異的成績，并因此獲得更多的尊重和獎酬激勵。

綜上所述，企業秘書的職業發展需要各方面的重視、積極地參與和有效的配合，企業在探索建立現代企業制度的過程中，不斷優化秘書人員成長通道的設計和職業生涯規劃的管理，實現企業與員工的雙贏。 企業秘書是在企業機關的日常事務中起著主持管理的作用，目的是為領導和領導機關的工作提供便利，讓領導決策工作能夠快速高效的進行，處理好領導和下屬的關系，做好他們之間的橋梁和紐帶，起到一個承上啟下的作用。隨著社會的發展和企業競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書日漸成為企業內參與管理的特殊助手，我們應把新世紀的秘書社會職業群體跟企業經濟效益的發展相掛鉤，這是企業生存和發展的需要，也是新時代秘書人才培養與經濟社會發展的必備要求。同時，在出現的新情況、新問題的復雜性和多樣性，要求廣大企業秘書人員必須加強學習，著力解決問題，切實轉變職能，創新工作機制，不斷提高秘書人員的工作水平和業務素質，才能更好地起到橋梁和紐帶作用，才能發揮領導的參謀和助手作用，推動企業不斷發展進步。

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