醫院檔案開發利用常見問題處理方式的探討

摘要：醫院檔案在開發利用過程中，會遇到諸多問題，如何解決這些問題，使醫院檔案最大限度的發揮其價值，是醫院檔案工作者值得探尋的問題。本文就醫院檔案在開發利用中的常見幾個問題和解決途徑進行了探討。

關鍵詞：檔案；開發利用；問題；解決途徑

檔案開發利用工作，是檔案工作者將室存靜態檔案信息，通過多種渠道與方式，開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享，最大限度的滿足社會需要的一項檔案業務工作。在對各類檔案的開發利用實際工作中，我們經常會遇到諸多問題，如何解決遇到的問題，最大限度的發揮檔案的利用價值，維護檔案信息管理系統的健康存在，值得檔案管理者進行探討。

1 醫院檔案開發利用工作中的常見幾個問題

1.1查閱檢索方式落后，影響檔案的開發利用 目前許多醫院檔案以\"卷\"和\"件\"形式并存，由于以\"卷\"為單位的檔案形成時間較早，且這部分檔案基本以紙質檔案形式存在，檔案科在查閱此類檔案時需要通過全宗分類，按照年度分類、組織機構分類等方法按卷進行查閱，這種查閱方法速度相對較慢，不利于檔案查詢。此外，近年來隨著工作節奏的加快，電子檔案的的需求量不斷加大，如何提高檔案借查閱速度，變被動工作為主動工作，將\"死\"檔案變成活資料，是醫院檔案工作面臨的巨大挑戰。

1.2檔案開發利用形式單一，影響利用效果 檔案由于其具有一定的保密性，許多醫院檔案管理者便將\"把住檔案科的門，鎖緊檔案柜的鎖\"當成自己工作的本分，對開放、傳遞檔案信息顧慮重重，這就很容易使檔案管理工作處于被動狀態。如何開發多種渠道，做到既能挖掘到檔案的精髓，又能更好的為我所用，推動檔案開發利用工作向縱深發展，是檔案開發利用工作面臨的一個問題。

1.3相關人員歸檔意識薄弱，影響檔案的開發利用 綜合檔案科是醫院檔案的管理部門，各類檔案源于各個行政科室，而兼職檔案員的素養結構及對檔案管理工作的重視程度，直接影響著檔案質量。目前許多醫院兼職檔案員對歸檔工作存在以下兩種錯誤態度，①懶于歸檔，即對待歸檔工作重視程度不夠，工作作風浮躁，對每年度需要歸檔的材料懶得整理，抱著歸檔材料越少越好的不負責任心理；②誤讀歸檔，有的兼職檔案員把檔案科當成了\"倉庫\"，把自己用不上，放在眼前\"礙事\"的各類材料不經認真選擇統統歸檔，這樣不但增加了檔案科工作量，造成檔案材料的重復收集，且無謂的占用檔案庫房，造成資源浪費。因此，如何提高兼職檔案員的歸檔素養是我們必須面對的一項共工作。

2 解決檔案開發利用中問題的途徑

2.1充分利用檔案管理系統軟件，推進檔案信息數據化管理 近年來，我院高度重視檔案管理工作，加大檔案工作資金投入，在安裝配置檔案管理軟件及檔案庫房自動溫控系統同時，還為檔案科配備電腦、掃描儀、復印機、刻錄機等設備，使檔案信息資源共享成為可能。同時醫院檔案科積極推進檔案的電子錄入進程，實現紙質檔案與電子檔案兩種檔案保管形式的有機結合。今后還將進一步探索開展檔案信息院內網上瀏覽服務，集各種信息資源為一體，將檔案信息按密級分類，設置瀏覽權限，利用院內OA網上辦公系統，為利用者提供優質、高效的服務。

2.2充分發揮電子文件優勢，促進檔案開發利用向縱深發展 檔案科作為收藏保管檔案信息的部門，它既可以開發利用檔案原件，也可以對原件進行加工、轉化而得到二次或三次文獻信息，而電子文件就是將數字化信息利用計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，這就使電子文件的應用越來越廣泛。醫院醫療執業許可證、法人證、組織機構代碼證、母嬰保健證作為經常使用的證書類檔案，由于其應用范圍廣，利用的科室多、人員多，經常會遇到所需證書載體不同、交叉使用的情況。對此，我們在工作中探索采用復印、掃描結合的管理方法，在做好保密措施的同時嚴格控制各類證書適用范圍，以保證其正常用途。譬如對需使用證書復印件的科室或個人在認真填寫檔案借閱申請單上的相關信息后，由檔案科在復印件上注明用途并加蓋醫院公章；對需上傳網絡的電子版證書，由檔案科首先進行掃描，然后在掃描件上添加水印，注明用途，既保證了信息的安全又最大限度的方便了使用。此外，數碼攝像機、數碼錄音機等電子設備的使用，為檔案開發利用工作提供了更廣闊的空間。

2.3加大宣傳力度，強化檔案意識 醫院檔案科應加強檔案知識的宣傳，普遍提升醫院各級人員的檔案意識。可以通過院報、院周會等形式宣傳檔案館藏內容，采取舉辦檔案展覽、印發編研材料、組織檔案知識問答等方式，廣泛向醫務人員、行政管理人員宣傳醫院發展歷史，增強對館藏珍貴檔案的了解，達到強化歸檔意識的目的。同時將檔案管理納入職能部門年終考核工作，多措并舉、踏踏實實地做好檔案的開發利用工作。

總之，檔案作為重要的信息資源，只有科學管理，合理開發利用才能最大限度的發揮其作用，體現其價值。

參考文獻：

[1]劉均賢，李現紅.檔案管理[M].山東文化音像出版社，2010.

[2]楊曉輝，于秀杰.醫院檔案信息的價值與開發利用[J].蘭臺世界，2013（z4），138.

[3]唐祖軍.基于高校檔案特征的檔案信息開發利用新思路探究[J].北京檔案，2014（3），30-31.

[4]安煥敏.檔案開發利用與打造文化精品--檔案館社會化服務研究[J].北京檔案，21-22.

編輯/王海靜