淺談公證筆錄

公證程序是申請、受理、出證這三個基本環(huán)節(jié)構(gòu)成，其中審查階段是最基本也是由最重要的環(huán)節(jié)。而制作筆錄卻是審查階段重要的且必不可少的環(huán)節(jié)。公證筆錄制作過程可以動態(tài)的反映公證事項的有關(guān)情況，筆錄本身又是對所申辦公證事項一個直接的有力的并難以偽造和推翻的證據(jù)，其發(fā)揮的作用是其他公證材料無法取代的。公證筆錄的制作有不同于其他司法文書的特點，在制作筆錄中應(yīng)重視公證筆錄制作，掌握筆錄制作相關(guān)的原則和性質(zhì)，以確保公證筆錄的質(zhì)量。

一、公證筆錄的作用

（一）制作公證筆錄既即是法定程序又是公證審查階段重要的內(nèi)容。公證程序規(guī)則第二十九條規(guī)定：“采用詢問方式向當(dāng)事人、公證事項的利害關(guān)系人或者有關(guān)證人了解、核實公證事項的有關(guān)情況以及證明材料的，應(yīng)當(dāng)告知被詢問人享有的權(quán)利、承擔(dān)的義務(wù)及其法律責(zé)任。詢問的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)制作筆錄。”在辦理公證的過程中，對公證證明對象如果審查流于形式或是不經(jīng)過審查，公證的職能作用就無法得到保證。在公證活動中審查方式是要體現(xiàn)在對當(dāng)事人進行詢問，通過詢問了解當(dāng)事人申請辦理的公證事項有關(guān)情況并制作公證談話筆錄。公證案件受理后，為了進一步核實公證當(dāng)事人提交的證明材料及當(dāng)事人所述陳述的事實，公證員還需要實地深入了解核實，通過詢問證人制作調(diào)查或核實筆錄、勘驗筆錄。在現(xiàn)場監(jiān)督等公證中還要求公證人員對現(xiàn)場監(jiān)督的情況制作工作記錄。由此可見公證筆錄既是公證法定程序又是公證審查階段重要的內(nèi)容。

（二）公證筆錄在公證員執(zhí)業(yè)中發(fā)揮了防范風(fēng)險的重要作用。首先，《公證法》第二十七條第二款規(guī)定“公證機構(gòu)受理公證申請后，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人申請公證事項的法律意義和可能產(chǎn)生的法律后果，并將告知內(nèi)容記錄存檔。”《公證程序規(guī)則》第二十一條、第二十九條也作了相關(guān)的規(guī)定。因此，公證員在執(zhí)業(yè)活動過程中通過與公證申請人的交流以制作筆錄形式，對當(dāng)事人進行告知是公證員法定的義務(wù)。公證員將通過與當(dāng)事人的談話將談話內(nèi)容以筆錄的形式記錄下來，在筆錄中進行充分的告知，以履行公證員作為法律專家的告知義務(wù)。其次，公證員在辦理公證事務(wù)時重大的責(zé)任是對當(dāng)事人身份及公證有關(guān)的事項、證據(jù)進行審查、核實。公證筆錄中準(zhǔn)確的談話時間、地點、以及詢問人的提問、記錄人的記錄，當(dāng)事人的回答和簽字確認(rèn)。可以體現(xiàn)公證員進行審查的基本過程和內(nèi)容。談話筆錄反映了公證員辦理公證的動態(tài)過程，加強了公證的證據(jù)鏈。同時談話筆錄對有關(guān)情況的記載可以反映公證機構(gòu)和公證員在辦理公證過程中是否存在執(zhí)業(yè)過錯起到證據(jù)作用，有效的降低和防范了公證員執(zhí)業(yè)的風(fēng)險。

（三）、公證筆錄制作過程是認(rèn)定當(dāng)事人身份及意思表示，起到進一步去偽存真的作用。首先，公證員通過制作筆錄與公證申請人交談，在公證員和當(dāng)事人之間進行了雙向的交流溝通，以此來判斷當(dāng)事人是否具備民事行為能力。其次，通過當(dāng)事人對于公證事項的的情況所作的表述，判斷其是否思維清晰、能否自主、準(zhǔn)確表達真實意愿及其身份和所申請辦理事項的真實性。如在對當(dāng)事人身份存疑情況下，還可以深入細致交談，通過制作筆錄對其進行進一步觀察，去偽存真。再次，對于當(dāng)事人提供的文件材料的瑕疵在筆錄中作交待，解決材料本身無法解決的瑕疵解釋問題。例如當(dāng)事人證明材料的措辭，行文瑕疵又或是幾個文件材料間的矛盾等可以通過筆錄形式，對當(dāng)事人進行詢問和提出質(zhì)疑，將當(dāng)事人的解釋、說明記錄在筆錄中。

（四）、公證筆錄是公證法律服務(wù)水平和能力的體現(xiàn)。公證法律服務(wù)的特殊性在于公證員和當(dāng)事人的直接面談，這一過程是一個動態(tài)的過程，其與當(dāng)事人提供的材料之間是一個動態(tài)與靜態(tài)的結(jié)合過程。可以說公證文書和公證筆錄都是公證法律服務(wù)的重要載體，一份良好的公證詢問筆錄是公證員展現(xiàn)自我價值、提供法律服務(wù)的平臺，公證詢問可以從多角度、多側(cè)面就公證事項進行審查提問，從實體權(quán)利義務(wù)上盡可能平衡各方當(dāng)事人的利益，若發(fā)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)有失公平，公證員應(yīng)及時通過詢問筆錄提示當(dāng)事人并記錄在案，通過筆錄固定當(dāng)事人的真實意思表示，也為出具公證書提供強有力的支撐和保障，最大限度地實現(xiàn)公證預(yù)防糾紛、避免訴訟的作用和價值。

二、公證筆錄制作的注意事項

（一）制作公證筆錄應(yīng)遵循真實性和親自辦證原則

公證的真實性和合法性是公證的靈魂。真實性和合法性原則必須貫穿公證全過程，當(dāng)然也包括公證筆錄的制作過程。筆錄制作過程是公證員動態(tài)審查當(dāng)事人申辦的公證事項的過程，公證員應(yīng)當(dāng)遵守真實性和合法性原則，對當(dāng)事人各項證據(jù)材料及當(dāng)事人的意思表示進行認(rèn)真審查和確認(rèn)，確保筆錄的真實和合法。正如書記員不能代替法院長辦案一樣，公證員除輔助性工作外應(yīng)當(dāng)親自辦理公證。只有親自辦理公證，公證員才能夠通過被談話人的答話的語氣、聲調(diào)和動作表情，判斷被告談話人的陳述的真假，確保公證筆錄的真實性和合法性。例如委托、聲明等公證，需要當(dāng)事人在公證員面應(yīng)親自簽名、捺指印，這就要求公證員要親自見當(dāng)事人，為當(dāng)事人辦理公證。

（二）制作公證筆錄應(yīng)采取一人一筆錄，個別談話原則

制作談話筆錄應(yīng)當(dāng)個別進行，不應(yīng)采用開座談會形式。同樣，對每個被談話人的也應(yīng)單獨制作筆錄，特別是對證人就更應(yīng)該分別制作，而且還要分別談話。雖然在辦理過程過程中當(dāng)事人可能在該公證事項中所處地位相同，又或我們需要問的問題幾乎差不多，但是都應(yīng)當(dāng)一人一筆錄，個別進行談話。特別是在對證人制作筆錄時切不可圖省事讓其他證人在某一證人陳述的筆錄上簽名代替。

（三）制作筆錄應(yīng)充分履行告知義務(wù)

公證法第二十七條規(guī)定“公證機構(gòu)受理公證申請后，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人申請公證事項的法律意義和可能產(chǎn)生的法律后果，并將告知內(nèi)容記錄存檔。”因此公證員應(yīng)盡到告知義務(wù)，不但要對公證當(dāng)事人進行的一般性權(quán)利義務(wù)進行告知，也需要針對特殊的公證事項對當(dāng)事人進行專門性的告知，以達到預(yù)防糾紛的作用。履行告知義務(wù)應(yīng)采用通俗易懂的語言，盡量將法律術(shù)語口語化，以便被告知人能正確理解和充分行使自己的權(quán)利，履行自己的義務(wù)。例如，在遺囑公證中，應(yīng)告知當(dāng)事人有撤銷或變更遺囑的權(quán)利，但應(yīng)到公證處來變更或撤銷遺囑公證。

（四）制作公證筆錄要防止主觀性

公證員接待當(dāng)事人的申請已初步了解了公證事項，在公證員長期辦證過程中，通常已形成一定的思維慣性，形成了主觀認(rèn)識。在制作筆錄詢問當(dāng)事人過程中，往往會按照自己事先設(shè)計好的思路引導(dǎo)當(dāng)事人說出與公證事項有關(guān)的事實情況。所以不管當(dāng)事人是否表達完全，陳述的是否與事實相符、是否有規(guī)避法律，都應(yīng)如實記錄，不能將自己主觀意志強加給當(dāng)事人或被詢問的證人，防止先入為主。

總之，公證員制作筆錄過程是公證活動重要的環(huán)節(jié)，是公證員與當(dāng)事人交流溝通的有效載體，通過公證筆錄制作這一動態(tài)過程了解和撐握了當(dāng)事人的事實情況，也借以履行了告知義務(wù)，公證筆錄在公證活動過程中發(fā)揮了其他材料不能替代的防范執(zhí)業(yè)風(fēng)險的作用，如何將筆錄制作的內(nèi)容全面、完善、高質(zhì)量，應(yīng)是每位公證員的必修課。