高校行政秘書的素質能力建設

◎羅浩

?

高校行政秘書的素質能力建設

◎羅浩

高校辦公室既是服務領導、服務教學、服務師生的綜合職能部門，也是溝通上下左右、聯絡四面八方的橋梁和紐帶。辦公室行政秘書工作能力和水平的高低，將直接關系到整個辦公室工作的開展和運轉。因此，在經濟社會發展的新任務、新常態下，對高校行政秘書的素質能力又提出了更高的新要求，加強和提高行政秘書的素質能力建設勢在必行。

高校辦公室既是服務領導、服務教學、服務師生的綜合職能部門，也是溝通上下左右、聯絡四面八方的橋梁和紐帶。由于辦公室處于學校的中樞部位，所以辦公室工作是否高效運行，直接關系到學校行政工作的開展和工作質量的優劣，甚至影響到學校對外的形象和聲譽，其工作的重要意義不言而喻。行政秘書作為辦公室中的一支中堅力量，不僅承擔著日常的辦文、辦會、材料撰寫、協調溝通等日常事務，而且還需擁有扎實的理論知識、堅定的政治立場和應對新形勢、新動向、新政策的敏銳性和洞察力，在復雜的環境事務中，當好領導的參謀和助手。因此，行政秘書素質能力的建設和提升顯得尤為重要，如何成為一名素質硬、能力強的行政秘書，筆者認為，必須提升“三種能力”，強化“三個創新”，抓好“三項建設”。

努力提升“三種能力”

一是組織學習能力。在現代知識社會和日新月異的發展變化下，“學習化生存”既是個人存在方式的一種體現，又是實現個人發展和社會進步的一種需要。高校是知識的聚集地，人才的培育園，作為一名辦公室的行政秘書，更應該要注重組織學習力的提升，通過各種方式的不斷學習，建立學習型組織和自我學習的常態化，創造學習的示范力、引領力、堅持力和轉化力，促使自己的素質和能力主動適應新形勢、新任務、新常態，從而將個人的能力發展主動融入到學校的建設發展中來，使個人在學校培養人才、立德樹人等不斷發展中獲得新技能、取得新成績

二是研究判斷能力。當今時代的進步和形勢的發展變化步伐加快，給高職教育及學校的發展建設帶來了機遇和挑戰，如何立足本土，緊密與本土產業、行業有效的結合起來，并積極有效地服務當地產業發展，培養出更多符合社會需求的高技能人才這一形勢問題，既是學校發展建設的中心工作，實現跨越式發展的重要突破口，也是學校領導需要研究解決的一大重要課題。行政秘書作為領導的助手和參謀，在不斷學習積累以及發現認識教育規律，了解熟悉省、市政策指導方向的基礎上，唯有與時俱進、更新觀念，用發展的眼光和實事求是的精神科學地分析判斷形勢，才能時刻看清工作方向、準確實現預定目標，使工作時刻處在主動狀態，為領導決策提供可靠的依據。

三是工作執行能力。行政秘書的一項主要工作內容就是要將領導布置的工作及時跟進和落實，保證交辦的工作能夠保質保量按時完成，這一方面是對我們工作執行力的一種檢驗，另一方面也是綜合素質及應變能力的一種考驗。擁有較強的工作執行能力，不僅可以優化工作方式、提高工作效率，而且能夠讓工作計劃和目標順利實現。因此，在平日的工作中，我們更應加強政策理論和時事學習，及時了解、領會上情，實事求是的摸清事務的現象和本質，善于思考和及時總結，堅持問題導向和處事原則，克服本本主義和官僚主義，采取機動靈活和隨機應變的策略，提高工作執行力，確保每項工作都執行到位。

大力強化“三個創新”

一是服務創新。做好服務，是衡量行政秘書的重要標準，是做好行政秘書工作的指導思想。高校辦公室秘書上要為領導服務，下要為師生服務，同層要為學院的各系（部）、處（室）服務，不僅要始終將服務工作放到首要位置，在服務方法和思維方式上有創新，而且要注重服務態度和服務形象的創新提高。在服務意識方面要有主動服務和超前服務的意識，應用現代化的眼光了解工作的現實需求和潛在需求及其規律性，積極探索高校辦公室秘書工作對學校領導和師生服務的動態適應性。只有把工作想在前、做在前、沖在前，講效率、講協作、講程序，做到嚴謹科學、精簡高效，才能不斷提高服務質量。

二是觀念創新。創新觀念是從思想意識上積極踐行創新能力的主要途徑，是個人持續不斷發展進步的不竭動力，是提高工作效率和服務質量的的重要保障，是人才培養和服務社會不可或缺的元素。作為行政秘書要努力轉變思想觀念，不斷沖破不合時宜的舊思想、舊觀念，切實改進思維方式，不斷增強實效意識、開放意識、合作意識等各種思想意識，多角度、多維度的思考新問題和開拓新路徑，大膽探索，勇于實踐，始終保持敢闖敢試的銳氣、開拓進取的勇氣，不畏困難的志氣，進一步創新工作觀念，做好領導科學決策和推進工作的“左膀右臂”。 要緊緊圍繞學校的各項中心工作來思考問題，把學校發展和師生關注的難點、熱點、焦點作為自身工作的切入點，用新觀念、新機制、新服務積極有效的處理好各種問題。

三是技術創新。隨著信息時代和互聯網發展的不斷深入，辦公室自動化、無紙化已成為現代辦公形式的主流。信息化辦公一方面有利于優化辦公環境、改善辦公條件、提高工作的質量和效率，另一方面也給辦公室秘書工作帶來便利和挑戰。因此，高校辦公室秘書要不斷加強專業能力和技術能力的學習，利用的信息技術進行內部協調組織和文件檔案管理，利用現代化的工具提高工作效率和工作質量。同時要隨著信息技術的發展變化，積極主動地在不斷總結反思具體工作中存在不足的前提下，對辦公信息技術化提高創新意識、加強創新能力，使信息技術能夠更加全面高效的為高校辦公室以及行政秘書做好服務保障。

著力抓好“三項建設”

一是思想建設。隨著時代發展和社會進步，日新月異的變化和信息、經濟、知識全球化深入人心，外部環境發展變化給我們行政秘書的學習成長提出了更高的要求。作為一名高校辦公室的秘書，唯有不斷學習，用黨的豐富理論體系來武裝自己的頭腦，真正做到內化于心、外化于行，加強思想政治建設，將黨的宗旨意識和理想信念貫徹到底。堅持繼續深入學習黨的十八大、十八屆三中、四中、五中全會精神和習近平總書記系列重要講話精神，積極參加各種專題理論學習活動，特別是對中國特色社會主義理論體系的學習要與時俱進，吸收內涵精髓。以優良的政治品質為領導服務、為師生服務。

二是紀律建設。 自覺地遵守、模范地維護紀律，是一名行政秘書必須具備的行為規范，是黨性堅強的具體表現，也是做好行政秘書工作的主要內容和必要條件。要嚴格按照組織原則辦事，個人服務組織，下級服務上級；自覺接受監督，不自恃特殊，當特殊公民，杜絕打著領導的旗號謀取私利；勇于開展批評與自我批評，虛心接受領導、同事們的批評、教育，克服缺點，改正錯誤；嚴格執行黨政機關干部廉潔自律的有關規定，擺正自己的位置，不越權越位，進一步強化請示報告意識，實事求是，客觀、公正的反映問題，做到事前有匯報、事中有跟進、事后有結果。強化保密意識，不該看的不看，不該聽的不停，不該說的不說。

三是業務建設。辦公室的工作性質決定了辦公室的秘書要當“多面手”、“萬金油”，知識要求比較廣，能力要求比較全面。要具備做好本職工作所必需的各項知識技能。注重政治理論學習，結合業務工作的需要，系統地掌握教育、管理、法律方面的知識，注意了解歷史、文化、經濟、科技等方面的動態，力求學得多一些，鉆得深一些，思維活躍些。掌握國家的方針政策和法律法規，掌握本市、本地區的經濟社會發展情況，善于抓住實質，把握主題，突出重點，提高把握政策的能力。要加強文字綜合能力培養，勤寫、勤練，力爭做到文字準確、內容精煉、表達正確，切實提高撰寫總結匯報材料、領導講話稿、調查報告等文稿的水平。

(作者單位：東莞職業技術學院)