事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討

【摘要】在承擔(dān)社會(huì)國(guó)家建設(shè)重任的事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理部門起著至關(guān)的重要作用。隨著事業(yè)單位管理的發(fā)展，其對(duì)各種檔案信息的傳遞和共享要求越來越迫切。本文主要針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理工作中的不足之處加以改進(jìn)，從而更加完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

檔案是社會(huì)發(fā)展過程的重要見證之一，真實(shí)的記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，把現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展引入到對(duì)檔案的管理工作中，使檔案管理工作更加科學(xué)化、系統(tǒng)化，使事業(yè)單位的檔案資源得到更高的利用率。因此，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作的要求也更加的嚴(yán)格，科學(xué)利用現(xiàn)代化技術(shù)來加強(qiáng)檔案管理機(jī)制的建設(shè)，以適應(yīng)社會(huì)信息化快速發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)。

1. 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1建立檔案管理的意義 檔案管理是一項(xiàng)集管理性、政治性、服務(wù)性于一體的基礎(chǔ)性工作。科學(xué)的檔案管理水平可以保障單位高效有序地運(yùn)行。現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理主要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)將存儲(chǔ)或傳遞檔案信息，加快資源共享效率，提高資源利用效率。檔案管理科學(xué)化是確保行政事業(yè)單位高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行的重中之重，是行政事業(yè)單位深化改革的途徑，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化也是信息化社會(huì)發(fā)展的必須。

1.2檔案管理包含的內(nèi)容 事業(yè)單位的檔案管理由四部分組成，分別是行政檔案管理、個(gè)人檔案、財(cái)務(wù)檔案管理以及業(yè)務(wù)檔案。行政檔案管理涉及到上級(jí)下發(fā)的文件，涉及行政工作各項(xiàng)內(nèi)容，包括本單位各部門的工作總結(jié)與計(jì)劃，發(fā)出的文件等，還含有部分會(huì)議記錄等。人事檔案是每個(gè)員工必不可少的檔案，關(guān)系到個(gè)人轉(zhuǎn)調(diào)，升職等諸多工作，應(yīng)受到每位職員的高度重視。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理與行政單位的有很大不同。其財(cái)務(wù)檔案中包括日常的財(cái)務(wù)記錄，即各種相關(guān)的含有憑證的支出及收入。對(duì)預(yù)算、預(yù)算調(diào)整、決算等保留存檔作為下一階段財(cái)務(wù)總結(jié)預(yù)算工作的憑據(jù)；一切財(cái)務(wù)支出由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行的整理分析都是事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案的主要內(nèi)容是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與考核、業(yè)務(wù)會(huì)議記錄等內(nèi)容，事業(yè)單位招考是屬于業(yè)務(wù)范圍的典型例子，業(yè)務(wù)檔案包括考試所使用的大綱、教材、參資料等都是。

2. 現(xiàn)階段檔案管理存在的問題

2.1傳統(tǒng)檔案管理耗資大 由于事業(yè)單位的人力資源與經(jīng)濟(jì)、設(shè)備投入數(shù)量和規(guī)模有限，當(dāng)前大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理配套設(shè)施都還處于落后的階段。在計(jì)算機(jī)普及的信息化時(shí)代，伴隨科技的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)龐大的信息量的需求，無法快捷高效地將信息資源存入檔案庫。因此，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，及時(shí)引進(jìn)學(xué)習(xí)檔案管理工作的新技術(shù)，提高檔案管理員的檔案檔案查閱效率以及數(shù)據(jù)記錄速度。

2.2檔案檢索困難 由于檔案管理信息化程度不高，檢索效率低造成檔案檢索困難。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化在計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及的今天成為信息時(shí)代的必然趨勢(shì)。然而部分事業(yè)單位依然沒有建立起本單位的檔案管理系統(tǒng)，或者即使建立了類似的系統(tǒng)，卻沒有得到重視，存在便只成為形式。

2.3 對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足 傳統(tǒng)紙張式檔案管理是比較繁瑣的工作，要求管理人員具備很強(qiáng)的專業(yè)性和連續(xù)性及記憶力，同時(shí)需要投入大量的時(shí)間和人力，事業(yè)單位編制的壓縮，造成大量人員的流動(dòng)，檔案管理工作大多由一些閑雜人員甚至臨時(shí)工來擔(dān)任，沒有進(jìn)行基本的保密制度的培訓(xùn)，檔案數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給事業(yè)單位或國(guó)家機(jī)密造成安全隱患。因?yàn)榫幹频膲嚎s，還有些單位甚至安排其他工作崗位人員兼職檔案管理工作，在思想意識(shí)中就認(rèn)為檔案管理工作可有可無，對(duì)年代久遠(yuǎn)檔案更是潛意識(shí)認(rèn)為已沒用而疏于管理，造成許多檔案損壞流失。

3. 對(duì)現(xiàn)階段檔案管理問題的提高和創(chuàng)新

3.1加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng) 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)的熟練掌握計(jì)算機(jī)、云盤等現(xiàn)代化設(shè)備的使用，以提高檔案使用效率。定期的舉辦思想培訓(xùn)課程，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的保密方面的訓(xùn)練，使檔案管理人員從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合本崗位特點(diǎn)制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，并減少專業(yè)的檔案管理人員的流動(dòng)性，使之在檔案管理的特定崗位上積累豐富的經(jīng)驗(yàn)來提高自身專業(yè)實(shí)踐能力。總之，一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是行政事業(yè)單位進(jìn)行高效率社會(huì)服務(wù)的保障。

3.2加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的引入 現(xiàn)在是信息化時(shí)代，如何與時(shí)俱進(jìn)的使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、體系化、自動(dòng)化、互動(dòng)化是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的首要任務(wù)。加快計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備的引入進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)量和檔案遞增量數(shù)字化，對(duì)事業(yè)單位無形的檔案資產(chǎn)重新整合，提高檔案資產(chǎn)的檢索和利用效率，減少體系架構(gòu)管理平臺(tái)的異構(gòu)性，使各部門的檔案信息及內(nèi)部流程一體化，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)集成和挖掘技術(shù)，在消除主觀意識(shí)壁壘及技術(shù)壁壘之后，使檔案信息可以在事業(yè)單位內(nèi)部流程中共享，加快了檔案信息的傳遞速度和傳遞中的保密性。

3.3完善檔案管理信息化的全面性 從完善檔案管理信息資源的方面來看，傳統(tǒng)檔案管理方法過于繁雜臃腫，在信息化飛速發(fā)展的今天，應(yīng)該在管理方法上進(jìn)行優(yōu)化，應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的各管理程序進(jìn)行有效評(píng)估，評(píng)估各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行效率，根據(jù)各環(huán)節(jié)可優(yōu)化升級(jí)的空間，重新進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重構(gòu)，在能夠體現(xiàn)出事業(yè)單位的主動(dòng)性與自覺性基礎(chǔ)上結(jié)合各單位的實(shí)際運(yùn)行情況，整理出檔案管理部門和其他部門之間存在的業(yè)務(wù)交接流程及環(huán)節(jié)，通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行傳遞，拓展事業(yè)單位對(duì)社會(huì)的服務(wù)范圍，需要檔案管理人員和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者用毅力與耐心，為檔案管理工作發(fā)展?fàn)I造良好的社會(huì)環(huán)境，使檔案管理信息化流程更加適應(yīng)信息化建設(shè)發(fā)展的需求。

結(jié)語

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新有利于資源共享的便捷與高效，是形式所需。本文從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀談起，針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理存在的問題，提出了相應(yīng)解決策略，進(jìn)行提高與創(chuàng)新，希望對(duì)相關(guān)部門有所啟發(fā)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案資源更高效的管理。

參考文獻(xiàn)

[1]尹寶君，范法.如何規(guī)范檔案信息化管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011（20）.

作者簡(jiǎn)介

封寅霞（1986--）；女；籍貫：山東省龍口市；助理館員；本科；研究方向：檔案管理.