OA辦公自動化系統在單位信息化管理中的應用

李　沙中核建中核燃料元件有限公司，四川宜賓　644000

OA辦公自動化系統在單位信息化管理中的應用

李沙
中核建中核燃料元件有限公司，四川宜賓644000

隨著信息技術、網絡技術、電子簽章技術、文檔批注技術和工作流技術等發展產生了OA辦公系統，而OA辦公系統已經逐漸得到很好地建設、推廣與應用，使得單位的工作效率被提高了；同時，辦公所用的成本不高。在本文中，通過分析單位在使用OA系統方面的特點，以及簡單分析了OA系統的一些方面，包括：具有核心功能的模塊、權限設計的思想、以及在推廣、使用等過程中的經驗。

辦公自動化；單位；信息化建設

1　單位使用OA系統的必要性

在2013年，隨著黨的十八大的召開，在各個單位進行了深化地改革，改變了以往的局面，即不高的辦事效率、繁瑣的業務程序、不透明的信息等，為了提高服務的水平，從制度的建設開始，還要提升在單位的信息化的建設等水平，使得OA辦公具有自動化的系統。

目前，軟件平臺的特點為成熟的技術、低廉的成本、普及率高等，被作為單位首先推進信息化的建設，即作為第一個被推廣的對象，對于OA辦公系統，包括以下特點。

1.1信息公開、信息共享

在單位，每一天進行的工作，包括：處理公文，對公文進行擬稿、核稿、會簽、審簽、制文、蓋章和歸檔等，對于這些工作，按照一定的工作流的方式來完成，在以前各科室所收發的公文，往往是經辦的人員所能看到的，在OA系統的使用后，不包括那些密件、敏感件，其他的公文，在單位內部的人員均是透明的，即在內部實行了監督和信息的共享。

1.2優化流程、明確時限

之所以單位在辦事方面的效率不高，是因為一層一層進行審批，在這個進程中，上、下級之間的審批工作是避免不了的，但是，同一級別的審批能夠優化進行，即并聯審批，如同一等級的處室通過并發會簽、梳理流程，來忽略一些環節，以及對每一個環節的辦理時間給予設定，以超時督辦為方式而加速辦文的時間，進而提高整個工作的效率。

1.3遠程辦公

對于任意一份公文，在最終階段均需廳（局）領導的簽批，而領導出現錯誤的時候也很多，這樣，造成公文被積壓很多，工作的進度受到阻礙，而在OA辦公系統的使用之后，方便了領導的工作，即用平板電腦把遠程與內部的局域網連接起來，這樣就能夠及時及地進行批閱。

1.4捆綁推送業務系統

對于OA辦公系統的發展，包括四個階段：第一階段，單機階段，以個人事務為主，其借助的是OFFICE辦公軟件，這樣使得個體工作形成自動化；第二階段，流程化的發展階段，通過計算機、網絡技術的模擬的業務辦理的流程，使得群體能夠協同工作；第三個階段，管理型OA階段，對于OA，除了承擔企事業單位在辦公流程方面的管理，還對知識進行傳播與共享。第四個階段，業務智能型的OA階段，使得行政與業務在辦公方面結合為一體，這樣形成了超越功能的、全面的信息與流程得到整合，以及智能型OA，這是未來發展的趨勢。對于OA的特點，除了具有第二、三階段OA特點之外，正朝著第四階段進軍，而用戶不好改掉以往的工作習慣，尤其是業務軟件的開發與完成，受到束縛，不好得到推廣與應用，對于單位OA系統，通過深度的整合，使得業務系統，包括：行政審批系統、地籍管理系統、上地開發整理系統等，通過使用捆綁的方式而進行推送，而用戶在平時，在使用OA系統時，方便接受業務系統［1］。

2　OA系統在單位的應用

2.1OA系統功能設計

對于OA系統的組成，包括兩大部分，即常用功能、收發文功能，其中，而常用功能，包括：新聞、短信、郵件、通知、公告、任務的處理等功能，還包括：領導的日程、問題的反饋等特殊的功能，而收發文功能，若按照政府部門在辦公時候的特點來劃分，包括：發文、收文、請示、報告等。下面詳細介紹常用功能的一些方面，對于新聞，可以引入的新聞是國際的、國內的、省內的、單位的、環境的等，這些新聞，任何用戶均可以隨便進行查尋或者觀看，從而把握單位系統在工作中的動態；而對于短信，是在單位的OA系統中，建立了組織機構樹，涉及到省廳、市（縣）局、鄉鎮單位等，人數大約是3 000人，所有的人員均能夠按照系統所授的權力來利用組織機構樹，即向少數人或所有人發出短信消息，這樣便于溝通和工作，與此同時，電子郵件的功能和短信一樣，能夠解決一些不好的問題。

對于任務辦理，包括：個人需要執行流程的任務、領取流程的任務、己掛起流程的任務，以及用戶對公文進行批閱于處理等。而領導日程，由于領導們公務多，領導的秘書或本人通過這個功能來發布一周的日程，這樣便于工作。另外，由于用戶多，利用這個模塊來提問題，確保問題及時響應與解決，對于系統，具有時效性、流程性、可追溯性等特點，最后一個功能是收發文功能，方便用戶在網上進行簽寫、審批等，另外，通過行政許可審批系統、地籍管理系統、信訪管理系統，實現軟件的復用［2］。

2.2OA系統權限設計

對于OA辦公系統，按照縱向來分，包括：省單位廳的OA辦公系統、省單位廳下屬事業單位的OA辦公系統、市或者縣單位局的OA辦公系統、市或者縣國上、局下屬的事業單位的OA辦公系統等，每一個子系統，在編輯、查詢的設計上，以上級對下級的查看為主，而同一個等級之間不能查看，對于省單位廳的人員，對本級所收發的文件可以編輯與查看，而省廳的下屬事業單位的人員，對事業單位所收、發的文件，或者由市、縣局所收、發的文件進行查看。但是一些公文敏感件，僅僅由經辦的人員進行查看，若用戶要看，則憑借“公文借閱流程”，待領導審核之后，方可查看。對于這種做法，往往與OA辦公系統的功能不一樣，所以，單位要設計OA系統的查看權限［3］。

2.3OA系統內部建設與推廣

在OA辦公系統的初期，針對內部建設與推廣來看，任務比較艱巨，需要借鑒以下幾點：第一，“一把手”，即廳長、局長，關注政府等機關所執行的負責制，即“一把手”，使得OA系統得以順利運行，同時，對每一個部門的調研，需要與負責人積極配合。第二，在OA辦公系統的過渡期，采用的是紙質件、電子件來審批。第三，建立了管理制度，包括：用戶管理、簽章密鑰等，并有配套的工具、軟件，這樣就提高了OA系統的權威，對任一個用戶所發放的是電子簽章密鑰，其具有法律的效力，而用戶要妥善保管，一旦用戶入職、離崗、變換時，均要辦理相關手續。

3　結論

總而言之，在OA辦公系統中，往往利用的是一些成熟的技術，包括工作流的技術、電子簽章的技術、文檔批注的技術、網絡的技術等，給用戶打造一種全新辦公模式，實現了信息的公開、流程的規范、效率的提升、成本的降低等，借助OA辦公系統，使得單位內部員工觀念得到轉換，而信息化建設、應用的水平也得到提高。

［1］鄧晉琦.OA系統使用現狀淺析［J］.中國高新技術企業，2010 （1）.

［2］劉媛媛.OA辦公自動化系統在醫院信息化管理中的應用［J］.西南軍醫，2009（3）.

［3］薛松，岳曉靜.OA辦公自動化系統運行中存在問題的探討［J］.煤，2008（10）.

TP3

A

1674-6708（2015）152-0058-02

李沙，工程師，本科，工作單位：中核建中核燃料元件有限公司，研究方向：辦公自動化