地方高校重大活動檔案歸檔管理探索

靳曉慧

隨著高等教育改革發展不斷深入，地方高校怎樣高質高效地做好重大活動檔案歸檔管理工作，促進檔案資源體系建設，真實記載反映學校改革建設發展歷程，已經成為地方高校檔案管理工作亟待研究解決的一項重要課題。

1 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理的意義

重大活動作為地方高校辦學歷程中發生的具有標志性影響的重大事件，在學校辦學某一時期乃至整個發展過程都處于十分重要的地位，就學校建設而言，有著極其重要甚至可能具有里程碑式的意義。

1.1 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理是記載學校發展歷史的重要載體。地方高校重大活動檔案，指涉及學校建立、合并、升格、轉型、慶典、規劃等標志性事件以及教學、科研、文化、外事、學生、服務等規模影響較大的辦學活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同載體的記載性材料。地方高校重大活動檔案歸檔管理，是真實記載、原貌反映學校建設發展重要歷程、歷史面貌、重大軌跡和珍貴信息的必然要求，是適應經濟社會發展和高等教育綜合改革，推進地方高校改革建設、科學發展的內在需求，同時也是規范提高地方高校檔案管理水平，促進地方高校檔案管理發展的應有之義。

1.2 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理是檔案資源體系建設的迫切需求。2014年5月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢檔案工作的意見》，2015年3月，河南省委辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢檔案工作的實施意見》，這些都對地方高校積極適應全面深化改革的新常態，準確把握檔案工作的新發展、新變化和新要求，深刻認識重大活動檔案歸檔管理的重要性和必要性，進一步加大支持力度、完善檔案工作體制、健全三個體系、依法加強重大活動檔案管理使用提出了明確而迫切要求。

2 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理的現狀分析

作為地方高校，辦學底子薄弱、發展歷程單一、管理服務體制機制不夠完備、管理服務隊伍數量不足且素質偏低，往往造成檔案管理工作特別是重大活動檔案歸檔管理普遍存在歸檔不及時、不規范和不完整等情況。分析研究地方高校檔案管理的現狀與不足，有利于我們有針對性地改進和開展工作。

2.1 ?高校檔案管理意識不夠強。地方高校改革發展起步晚，辦學功能不健全，在很長時間里學校及師生的主要思想和精力都投入到了優化辦學條件、加快師資隊伍建設、加強教學管理、強化科學研究等工作中，對于校園文化建設、校史記載宣傳、學校精神凝練傳承等軟實力的關注和投入都嚴重缺失。具體到檔案管理工作，從學校領導到普通師生，都普遍存在檔案意識薄弱，對檔案工作缺乏重視的現象。具體工作承辦單位及人員的著眼點和著力點通常只集中在完成具體的事務性任務，極少會關注和注重工作過程中有價值資料、實物的留存、收集、整理。檔案管理部門對一些重大活動缺乏必要的關注和跟蹤，對檔案工作沒有投入應當的思考、精力和措施。

2.2 ?高校檔案管理措施不到位。地方高校檔案管理制度不健全，對重大活動檔案的收集、整理、歸檔、使用等系列環節，缺乏完善的配套制度，容易造成重大活動有價值檔案資料的流失。組織承辦又往往涉及多個部門，檔案資料統一收集整理的主體不明確，職責不明晰，容易出現重大活動檔案資料散失在不同部門、不同人員手中，可能會導致學校重大活動歷史檔案的缺失斷層。重大活動檔案歸檔管理的監督檢查機制不健全，跟蹤、指導、督促、檢查工作不到位，檔案管理部門與活動承辦單位之間溝通聯系不夠緊密，缺乏相應的收集、篩分、歸檔、利用等規范工作流程，導致重大活動檔案歸檔管理工作效率低下。

2.3 ?高校檔案部門工作受限制。地方高校檔案管理部門地位尷尬，很難有效行使職能。檔案管理部門職能相對單一，對重大活動參與力度不夠，同時缺乏必要的制度保障，對重大活動的檔案收集無法進行有效監督、指導和檢查，難以保證其系統性、完整性。檔案管理隊伍薄弱，相關檔案管理研究、數字化建設等專業人才匱乏，專兼職檔案管理人員不足，難以形成穩定高效的戰斗力。多數地方高校檔案管理設備老化，檔案電子化進程緩慢，未具備完善的檔案管理系統，工作模式依然停留在純手工階段，未能建立相應的網絡平臺，檔案信息化水平較低，不能適應新形勢下檔案管理的信息化、數字化建設要求。

2.4 ?重大活動檔案歸檔范圍界定難。地方高校對于重大活動檔案的特殊性和豐富性認識不足。首先，對于重大活動的界定不明。其次，重大活動本身特點不一，具有層次高、規模大、任務緊、涉及面寬、影響寬等特點，比如說高級別領導視察調研，升格校慶慶典、黨代會及標志性重大專題會議、重要檢查評估，重大教學科研成果、重大表彰獎勵、重大突破性辦學成果以及各類高層次學術交流研討會議等，在此過程中形成的文字、音像、實物等檔案資料量大、質雜、類多，哪些屬于有價值的檔案資料，具備歸檔價值的檔案資料又如何確定價值層次，通常缺乏既定科學的衡量標準和歸檔管理要求，難以實現重大活動檔案歸檔管理工作的有效開展。

2.5 ?重大活動檔案歸檔宣傳力度不夠。地方高校長期辦學過程中對重大活動檔案歸檔管理工作重視不夠，對檔案工作的重要意義、有關法律法規、流程規范等宣傳嚴重失位。學校及各部門對檔案管理缺乏統一規劃、規范管理、具體措施，對檔案管理工作的標準、要求、考核機制不健全，全校范圍內“大檔案”工作格局的宣傳引導、氛圍營造等力度不夠，基本缺乏相關的政策和規范認知。重大活動的承辦單位檔案收集、整理的意識不足、必要的業務知識欠缺、實施不科學不規范。檔案管理部門走出檔案館走向全體師生宣傳普及檔案政策知識等的作為不夠。

3 ?地方高校重大活動檔案歸檔管理的建議及做法

隨著地方高校內涵式改革發展的不斷深入，地方高校在注重硬實力蓬勃發展的同時，對于軟實力的追求也逐步提上了日程。作為校園歷史傳承以及文化建設的重要組成部分和有效平臺載體，地方高校重大活動檔案歸檔管理工作也迎來了新的發展機遇和建設挑戰。

3.1 ?強化檔案管理“大檔案”意識。地方高校必須逐步樹立“大檔案”意識，建立健全檔案管理學校統一綜合協調管理機制，著力構建全校“大檔案”工作格局。在重大活動開展時，檔案管理部門提前介入，全程參與，加強指導，落實監督，全面統籌協調學校重大活動檔案歸檔管理工作。嚴格制定并落實檔案歸檔管理責任制和責任追究制，明確各活動參與單位、各臨時工作機構的檔案主體責任，落實責任到個人，強化檔案工作責任心，嚴格要求，嚴格考核，獎懲適度，充分調動人員的積極性和創造性，確保崗位責任制落到實處。建立重大活動檔案工作協調聯動機制，牽頭單位整體負責，積極做好相關指導、督促工作，協同部門主動負責，自覺做好檔案收集、整理、移交工作，避免不同部門、不同人員之間的推諉扯皮，造成工作缺失。

3.2 ?加大重大活動檔案歸檔管理宣傳力度。地方高校必須拓展渠道、豐富形式，加大重大活動檔案歸檔管理宣傳力度，以期在全校各單位、全體師生員工中強化檔案管理的共識。通過定期組織政策法規宣講、業務知識培訓、專題教育展覽、檔案文獻制作等有效形式，在校園內廣泛開展檔案管理宣傳，不斷增強師生檔案意識。重點加強對檔案管理部門、各單位負責人、各單位專兼職檔案員的教育培訓工作，特別是對重大活動檔案歸檔管理的意義、責任、規范、標準等的宣講和輔導，促進檔案資源建設持續有效開展。

3.3 ?加強檔案歸檔管理制度建設。地方高校要結合學校檔案工作實際，建立健全本校重大活動檔案歸檔管理有關規章制度，制定實施學校《重大活動檔案管理辦法》，明晰具體和可操作性強的技術指標，保證學校重大活動檔案歸檔管理工作有章可循，強化業務指導、督促檢查、考核管理措施。同時制定相應的檔案管理使用配套細則和工作流程，細化標準和規范，指導本部門以及學校其他單位重大活動檔案的形成、收集、篩分、歸檔、立卷、編目、移交、使用等基礎工作環節，促進學校重大活動檔案歸檔管理工作進一步科學化、規范化、制度化、高效化。

3.4 ?提高檔案管理部門工作能力。地方高校重大活動檔案歸檔管理工作，涉及方方面面，需要不同領域不同范圍的單位、人員協同開展，但依然主要依靠學校檔案管理部門的協調指導和具體負責。地方高校《重大活動檔案管理辦法》應該明確學校檔案管理部門的統籌、協調、指導、督促、檢查、考核等地位及作用，具有初始即參與、過程全督察、事后可評價的權限和職能。重大活動其他參與單位應該在學校檔案管理部門的統一指導下，規范開展檔案歸檔管理工作。學校年度考核或任期考核文件也要確立重大活動檔案歸檔管理考核指標，為檔案管理部門更好地開展工作創造環境、提供便利。同時，學校檔案管理部門要加強專兼職檔案員教學培訓，著力打造業務嫻熟、作風優良的高素質檔案工作隊伍。

3.5 ?整合創新重大活動檔案管理。地方高校應當順應信息化建設總體布局，創新檔案管理工作模式，推進檔案資源體系構建。積極推進學校重大活動檔案資源信息化建設。建設推行信息化檔案管理系統，逐步實現重大活動檔案歸檔管理的自動化、數字化、智能化。加大財力物力投入，及時更新檔案管理軟硬件設施，加強業務人員信息技能培訓和安全意識教育，不斷提高檔案工作效率和效果，更好地服務教學科研及師生需求。科學制定學校重大活動檔案資源建設管理、使用共享規劃，正確處理不同介質檔案資源、不同單位部門檔案材料、校內校外相關檔案資源的共建共享、協同開發，不斷適應地方高校檔案信息化快速發展需要，為地方高校學科建設、人才培養、協同創新、社會服務、文化傳承創新提供便捷高效的服務。

（作者單位：安陽師范學院 ?來稿日期：2015-06-18）