新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

楊麗平

【摘要】隨著社會的快速進步，經濟的迅猛發展，電子信息化技術也在不斷的發展，逐漸與人類的生活和工作緊密的聯系到了一起。而隨著電子信息技術的不斷創新與進步，如今的檔案管理也產生了新的變革，從原先的紙張檔案演化為如今的電子檔案，各種先進的信息化技術也被利用到各種檔案管理工作中。這種新的檔案管理方式被稱為電子檔案，電子檔案既有效地促進了管理效率，又保障了檔案管理的安全，還有效地避免了紙質檔案所存在的弊端。總之，在現代社會中，電子檔案有著重要的作用，值得我們關注和探討。

【關鍵詞】電子檔案 檔案管理 問題與對策

【中圖分類號】G276 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）35-0222-01

伴隨著現代科學技術的快速進步，各種先進的技術方法被運用到人類的生產生活中。信息技術的出現也大大的改變了人們傳統的生活工作方式，電子信息技術促進了電子檔案管理方式的誕生，我國大部分的檔案管理都由原先以紙質為媒介的管理模式變革成為如今的電子檔案形式，這種創新與變革對檔案管理工作產生了極大的好處。但是在電子檔案管理過程中還存在一些有待解決的問題，需要相關人士投入必要的關注與重視，從而提出相應的對策與解決方案。

一、新形勢下電子檔案管理存在的問題

1.針對檔案管理的意識不夠且管制制度存在不足

電子信息技術被廣泛的運用到當下的檔案管理中，檔案管理的方式也漸趨多樣化。然而一些檔案管理工作者還沒有意識到這個問題，對電子檔案管理缺乏科學的認識，也沒能具備正確的工作態度與較好的意識，大多還是按照傳統的管理模式進行，尤其基層單位較突出，這些都直接造成檔案管理工作的滯后性以及科學性不足。除此之外，由于工作人員沒有關注電子檔案的管理工作，直接導致電子檔案管理缺乏一個較為完善的制度來進行明確的規定，也沒有相應的工作守則和考核標準。因此，在日常的管理期間，部分工作人員不能有效的對相關信息質量進行把關，無法保障工作效率，更沒有一定的規范可以遵循，這也直接導致電子檔案管理缺乏系統與秩序且管理質量低下。除此之外，由于先進的信息技術不能合理有效的投入到電子檔案管理中，直接導致電子檔案的發展受阻，不利于管理水平的提高。

2.電子檔案的利用率不高

現今的檔案管理相關工作與別的工作相比十分復雜、麻煩，尤其是在管理過程中會出現各種各樣的問題和障礙，如果從事電子檔案管理的工作者不能及時的處理、收集并分析所遇到的問題和麻煩，便會導致一些有用的信息不被保存，最終導致電子檔案工作變得更加艱難。在實際工作中，由于缺乏科學合理的績效考核體系，造成部分從事電子檔案管理的工作者沒有認真負責的態度，不能及時的獲取網絡信息，導致電子檔案的利用率不高，喪失了其存在的價值。

3.電子檔案管理人員缺乏專業的培訓，人才緊缺

結合現實的情況，在大部分電子檔案管理工作進行期間，較為常見的便是相關工作人員缺乏足夠專業水平的現象。一些檔案管理機構沒有專業的管理技術人員，這直接導致了電子檔案管理的整體工作水準偏下，最終阻礙電子檔案管理的進步。除此之外，由于電子設備工具的不足以及專業人士的稀少，都造成電子檔案管理工作不夠專業、嚴謹，最終對檔案管理的最終效果造成不利的作用。由于檔案管理人員老齡化現象的存在，也導致管理人才的缺乏，管理信息化的進程也較為緩慢。在部分電子檔案管理過程中，由于管理者對信息化技術不能較好運用，更難以有效利用新技術，也導致電子檔案管理的信息化水平較低，不能符合新形勢下檔案管理的需要。

二、新形勢下電子檔案管理問題的相關對策

1.提高工作者的檔案管理觀念與意識

電子檔案如今與人類的生活息息相關，包括學生學歷以及在校信息都通過電子檔案的方式進行保存。例如，自從2000年起，學生的畢業信息便通過網絡進行公布。某大學已畢業的大學生由于丟失畢業證，再報考一些權威性的考試，評定職稱等都需要回校通過電子檔案進行學歷認證；在筆者所在的普洱市第一中學近幾年來，文書檔案和財務檔案都實現了電子檔案與紙質檔案同步管理，學籍檔案實現純電子檔案管理，給利用者提供了高效快速的服務，由此充分的體現出電子檔案的重要作用。在新形勢下，從事電子檔案管理的工作者要能夠摒棄落后的思想觀念與工作方式，進一步提高對電子檔案管理的認識與意識，積極的構建管理工作的規范與準則，從而推動檔案管理工作的有效進行與進一步發展。在實際工作中，一個單位在制定規范與制度的基礎上，還要構建相關的績效考核體系，達到提醒和約束員工的作用。

2.強化電子檔案的管理工作，促進標準化管理

結合現實的工作狀況，電子檔案管理的有效性對整體檔案信息的構建工作起到了極其關鍵的作用，甚至影響了檔案信息的安全，因此，相關工作者要能夠嚴謹、有效的監督并執行相關的工作內容，積極的遵循相關的工作規范與準則，提高管理工作者的意識。通過完善的考核體系來約束、激勵他們，以此提高其使命感。隨著信息技術的進步，檔案管理往自動化與信息化的方向轉變，因此，檔案信息的安全也成為了需要關注的內容，管理過程中要注重信息的安全性。這要求工作者在查詢某些信息的過程中，要能夠嚴格的依照要求與規范的程序進行，通過設置密碼等各種方式來提高信息的保密性與安全性，防止信心的泄露并保障電子檔案管理的正常進行。

3.加強對電子檔案管理者的專業技術培訓

在我國大部分電子檔案管理的工作中，都存在著管理工作者技術水平欠缺且工作不夠專業的現象。針對這一問題，需要在現今的電子檔案管理工作中提高對工作人員的培訓與教育，并積極接納專業技能水平高，操作能力強的專業性檔案管理人才，積極培育具有專業素質的信息技術人員，為提高電子檔案管理工作奠定基礎。保障檔案管理工作者的專業素質，組織具有專業水準的管理團隊，能夠有效的保障電子檔案管理工作更好的展開并發展。管理工作者也要能夠積極的提高自身的專業素質，通過合作交流、取長補短的方式來提升自己，以便更好的投入工作。

三、結語

在新形勢下，信息技術不斷的更新與發展，更多的新技術將會不斷的應用到電子檔案管理工作中，檔案管理的工作者要能夠不斷的發現并重視電子檔案管理中存在的問題與不足，通過分析和探討找到問題的根源，理性的找到相應的解決方法與對策，不斷的完善電子檔案管理的相關工作，從而推動其進步與發展。

參考文獻：

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