基于Scrum的高職圖書館文獻資源建設項目管理研究

●邵莉娟（浙江建設職業技術學院圖書館，杭州　311231）

基于Scrum的高職圖書館文獻資源建設項目管理研究

●邵莉娟（浙江建設職業技術學院圖書館，杭州311231）

［關鍵詞］Scrum；高職圖書館；文獻資源建設；項目管理

［摘要］在對2012～2013年浙江省高職圖書館資源建設和利用現狀分析中發現，高職圖書館普遍存在高成本與低產能現象。為構建文獻資源建設的有效途徑，引進Scrum方法。通過敏捷方法在浙江建設職業技術學院圖書館文獻資源建設中的運用實例，介紹Scrum的概念、角色、原理、方法、流程等。

文獻資源建設與管理是學校教學和科研水平的標志之一，也是高職圖書館發展的基本使命。［1］從“教育部高校圖書館事實數據庫”中篩選出連續兩年提交完整的圖書館建設狀態數據，且代表浙江省高職高專院校各發展類型的13所高職圖書館年度投入經費（包括購紙質資源經費、購電子資源經費）、資源使用情況（包含生均借閱量、生均下載量）進行分析，54%的學校對圖書館的文獻資源建設經費呈現逐年增長的趨勢。然而，圖書館資源使用呈現遞增趨勢的只有38%。分析2012～2013年生均年度投入經費與生均資源使用情況有效數據關系（如圖1、圖2所示），可以看出投入與產出在多數圖書館并不成正比，而且樣本數據中，38%的高職圖書館在資源建設過程中存在高成本、低產能現象。注重文獻資源的建設、提高文獻資源服務質量和用戶滿意度、提升資源建設經費的使用績效、尋求有效的文獻資源建設路徑，已成為高職圖書館科學發展面臨的主要課題。［2］因此，浙江職業技術學院圖書館在文獻資源建設實踐探索中，引進Scrum方法，在學校投入經費穩步增長的同時，以保證各類型資源使用率的穩步提升，從而切實實現經費績效。

圖1　2012～2013年浙江省13所高職圖書館生均投入建設經費

圖2　2012～2013年浙江省13所高職圖書館生均資源使用情況

1　Scrum簡介

Scrum這個詞來自于橄欖球比賽，意思是橄欖球里的爭球。Scrum是建立在多個小型團隊緊密合作基礎上的迭代式增量軟件開發模型。美國人Jeff Sutherland和Ken Schwaber在一個IBM項目合作中，對Scrum作了詳盡的研究，并于1995年在OOPSLA大會上第一次向世人介紹了Scrum。進入21世紀，互聯網帶來的巨變使敏捷方法受到了更多開發團隊的青睞，而Scrum以其擴展性、門檻低、名字和術語更容易被項目經理接受等因素，［3］逐漸成為軟件開發領域最新鮮、最熱門的詞。Scrum雖然是一種純粹的敏捷方法，在多數情況下，只被應用于軟件開發領域，但到了今天，Scrum的影響已經遠遠超出軟件開發，成為部門戰略、項目管理等方面完成各種任務的創新方法，正在改變著世界。文獻資源建設作為圖書館一項長期、系統的建設項目，與軟件開發相同，其目標的確定取決于用戶需求的性質及滿意度。因此，在圖書館實踐管理中，可以嘗試將Scrum引入文獻資源建設項目。

2　Scrum在高職圖書館文獻資源建設中的應用

2.1角色

Scrum可根據具體的情況和數據作出快速決策，這就需要一支受過良好和專業訓練的團隊。團隊中的每個角色都能夠實現自我管理和溝通，為共同目標專注于團隊工作。敏捷方法重在簡潔，因此，在設計高職圖書館文獻資源建設項目管理角色時，只需強調基本的原理而不必有嚴格規定。項目團隊中必須每人都有相應的技能和知識承擔對應的職責，圖3顯示了高職圖書館文獻資源建設項目敏捷管理角色定義。

圖3　高職圖書館文獻資源建設項目敏捷管理角色定義

Scrum主管，圖書館館長作為一個“服務型領導”協調團隊，讓項目團隊作為一個整體參與所有決策。主要負責制定、實施和持續改進資源建設流程；負責跟蹤項目進度；負責管理團隊成員，包括分配任務、獲得承諾及需要時作出專業方面的決定；負責管理風險等。

圖書館辦公室作為項目管理辦公室并不直接參與文獻資源建設的管理控制，而是負責整合角色，在需要時提供咨詢和支持服務。

項目的產品經理角色由圖書館資源采購工作人員承擔。在大多數情況下，敏捷項目中產品經理則取代了原來分析師的部分職責，提供總體項目需求。因此，圖書館資源采購員應該代表所有讀者的利益，以滿足各類型讀者需求為目的，為資源建設項目提供總體發展方向。他的角色職責是負責持續管理項目任務，參與風險管理決策，并根據讀者需求變化不斷更新資源配置。

代表所有讀者需求的專職產品經理（學生社團讀者聯誼會、系資料室管理員和職教集團辦公室）負責收集讀者需求，并將其及時反饋給產品經理（采購員）。通過職能部門經理（書庫館員、專業館員、企業館員）對讀者資源使用進行專業指導。

隨著讀者需求的復雜度增加及圖書館業務系統流程的交織，在文獻資源建設過程中引入敏捷項目管理，可以使整個項目團隊時刻保持與讀者在一起。并且在整個設計過程中定義具體的角色，可以實現館員與讀者的直接溝通，以敏捷方法來探尋、分析和滿足讀者對資源的需求。

2.2原理

（1）波浪式計劃模式。高職圖書館文獻資源建設強調按需計劃，不應在每年文獻資源建設經費到位后，采購開始前就制定完整而詳細的計劃，而應基于各類型資源建設的風險和收益，由館長和采購員共同決定本年度資源采購經費分配方案，由所有團隊人員參與制定將資源建設管理工作細化至迭代級別的方法，即將詳細的采購計劃盡量挪到為滿足各類型讀者資源需求的每個迭代中完成，確定需求的優先級和當年建設的重點，保證文獻資源建設的點面結合。

（2）讀者交互。在文獻資源建設的整個過程中應強調同讀者的緊密合作，要求讀者在制定和管理文獻資源建設項目需求上更為主動，讀者應該同圖書館項目團隊一樣將資源建設的成功作為自己的責任。因此，在高職圖書館文獻資源建設項目方法中應該盡可能多地引入讀者交互，采購計劃制定、需求滿足方法等應當同讀者交互的程度相匹配。如在學生讀者中建立實踐平臺，邀請學生參與圖書館的管理和決策，增強圖書館與讀者之間的交流與溝通，使圖書館資源滿意度得到不斷提高；在教師讀者中聘任專兼職專業館員，加強圖書館與系資料室的密切聯系和信息交流，

及時準確獲得有效的文獻資源，更好地為教學科研提供文獻保障；針對企業讀者設計文獻資源服務網站，在向讀者開放各類型資源使用的同時，實現積分下載制收集企業讀者灰色資源和特殊需求，不斷豐富特色資源，提高資源利用率；構建信息共享空間，直接、集中展示各類資源，紙質資源以有讀者外借為訂購依據，數字資源以讀者點擊率為購置參考，把讀者現實需求作為資源建設的第一選擇。

（3）集體負責制。在高職圖書館文獻資源建設項目中，敏捷方法強調授權、自我組織和集體負責制。館長、項目經理的角色從權威的責任人角色轉變為協調為主的角色，在更大程度上將原來的職責授權給了團隊，如在紙質資源供貨商的選擇上，由原來館長的“一言堂”轉變成由館長協調召開文獻資源采購小組工作會議投票決定的模式。項目團隊作為一個整體應該集體負責提供解決方案，如在資源征訂過程中，通過堅實的團隊合作關系，邀請書庫一線工作人員、資料室管理人員和企業用戶對征訂目錄進行甄選，全員參與，以提高資源建設的針對性。

（4）強調測試和評價。一般來說，高職圖書館在文獻資源建設管理上，只重視經費是否能在有效期內完成使用，忽略了讀者需求滿足度的測試和資源建設質量評價。如果在圖書館建設評估中發現文獻資源利用率低，資源根本無法滿足讀者的真實需求，這將是災難性的。然而，采用迭代的方法來增量地建設文獻資源，就可以確保在較早時間獲得讀者的反饋和建議。可以采用問卷調查、座談會等方式，積極地用讀者交互和合作每學期測試文獻資源建設滿意度。也可以遵循科學性、通用可比性、可操作性和系統完整性原則，從評定文獻數量、文獻質量、文獻資源建設水平、文獻利用情況和文獻利用成本等因素出發，構建文獻資源建設績效評價指標體系，進行年度文獻資源建設質量評價。

（5）持續改進。圖書館文獻資源建設是一個不斷更新、發展的過程，因此，文獻資源建設項目的流程應避免過于死板，需要為流程制定和改進預留一定的空間。盡量將文獻資源建設項目分解為時間較短的迭代，這樣就可以更早地發現問題并采取糾正措施。高職圖書館應創造學習環境，鼓勵團隊提出問題，改進建設流程，并為團隊成員提供必須的培訓，如定期對學生館員、專業館員和企業館員進行圖書館業務培訓，不定期為讀者舉行資源使用講座，以使其有能力持續改進流程，輔導和指導成員正確實施文獻資源建設方法。

2.3方法

（1）每月例會。在敏捷項目管理方法中，每日站式例會是一個常用的方法。這種例會的主要內容是每個成員向團隊匯報各自工作的進度，通常時間較短。高職圖書館在文獻資源建設過程中，可以參照這種會議形式，在資源采購小組成員內部召開每月例會，并將會議內容限制在回答幾個關鍵問題上，如上月完成的資源建設內容是什么？下月要完成的資源建設計劃是什么？有什么問題拖延了建設進度？通過建立專注和高效的每月例會，保障代表所有讀者需求的團隊成員對資源建設的參與度和統一性，有利于文獻資源建設項目順利推進。

（2）建立共識。團隊間的協調，遇到問題能建立共識，是實現敏捷方法的重要基礎。隨著文獻媒介的發展，資源類型日益豐富，項目組在制定、落實每年文獻資源建設方案時，如何在整合資源、滿足需求、順應學校發展方面獲得共識，需要會議組織者（館長）運用溝通技巧，組織討論然后要求大家發表意見，在不斷的爭論中達成共識。作為文獻資源建設項目中的文獻采購，代表不同讀者類型的需求，還沒有統一的標準規范參照，因此，只有在團隊的每個利益代表成員間建立確定的共同認識，才能真正實現文獻采購的效率和效益，達到資源共建共享的目的。

（3）時間盒法。很多敏捷方法都宣揚時間盒法（Timeboxing），時間盒法要求確定每個迭代的結束時間而不允許改變。［4］在文獻資源建設項目中采用時間盒法，首先要確定每個類型資源建設的時間長度，然后確定在這個時間內每個成員需要完成的任務。一旦一個建設周期中資源建設目標確定后，一般來說就不應改變。如專業教學資源從采購到入庫需在一周內完成，一旦制度制定后就必須嚴格遵照執行，以提高讀者對資源需求的滿意度。時間盒法可以讓團隊成員專注于項目建設的工作，完成更多的事情，最終從所做事情中獲得成就感和認同感。

2.4流程

根據吉姆·海史密斯提出的敏捷項目管理模型，結合高職圖書館工作實際，以浙江建設職業技術學院為例，在文獻資源建設項目管理中可以分為以下五個流程：（1）建立愿景。根據各類型讀者對文獻資源的期望決定圖書館文獻資源建設的階段性愿景、目標及制約因素、項目團隊及團隊的工作模式。（2）推

演階段。廣泛地收集讀者需求，創建工作任務列表和迭代式的工作計劃，并在計劃中加入風險管理策略，制定必需的行政和財務管理模式。（3）探索階段。在一個較短時間的迭代（一個月）中，針對一類讀者群或一類資源建設狀況進行滿意度的測試。（4）調整階段。每學期檢查執行階段的結果（資源是否滿足讀者需求）、當前的情況（資源利用效果及制約項目順利進行的條件）、團隊的績效（成員是否能完美履行職責）等以此為據做出必要的調整。（5）收尾階段。總結項目，完成本年度的文獻資源建設質量評價，討論所獲得的經驗并為下一年度文獻資源建設奠定基礎。

在高職圖書館文獻資源建設項目中實現敏捷的管理方式，以需求定義實踐，采用更為靈活的方式建設資源，不僅能提高讀者滿意度和競爭優勢，實現圖書館利用率的提升及建設成本的降低，而且向敏捷轉型，還可以打破圖書館與其他職能部門間、圖書館內部各崗位間的隔閡，促使跨部門、跨崗位的深層次合作，實現組織機構高效能運轉。

［參考文獻］

［1］吳建中.轉型與超越：無處不在的圖書館［M］.上海：上海大學出版社，2012：33.

［2］吉漢強，等.文獻資源建設績效評價指標體系構建的實踐研究［J］.圖書館建設，2011（4）：26－30.

［3］Scrum［EB/OL］.［2014－01－21］.http://baike.baidu. com/link?url=3HzZsT_l2gyk2k09Yj8rVhXuHgzBT2p9PR Rr3oz2eT5lwM7DZESk05Bbog9E0du1rvVFb_havpBRMBJEcwEar_.

［4］（美）科布.敏捷項目管理決策［M］.許萌等譯.北京：電子工業出版社，2012：107.

［收稿日期］2014－08－08 ［責任編輯］閻秋娟

［作者簡介］邵莉娟（1980－），女，碩士，浙江建設職業技術學院圖書館副研究館員，已發表論文10余篇。

［基金項目］本文系2013年浙江省高等學校圖書情報工作委員會立項課題項目“用戶驅動采購在高職圖書館中的實踐研究”（項目編號：2013TKT 09）研究成果之一。

［文章編號］1005－8214（2015）04－0019－03

［文獻標志碼］A

［中圖分類號］G253.1；G258.6