精益管理在檔案工作中的應用初探

王紅月北方光電科技防務有限公司 陜西西安 710043

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精益管理在檔案工作中的應用初探

王紅月
北方光電科技防務有限公司 陜西西安 710043

[摘要]精益管理是一種文化，它源于發達國家的一種企業管理理念，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低成本為主要目的的管理方式，其最終目標是在為顧客提供滿意的產品與服務的同時，把浪費降到最低程度。本文作者通過對近幾年精益管理在本單位產品檔案工作中應用的觀察與思考，粗略的總結出企業檔案工作在精益管理中存在的問題，并提出了幾點淺薄的改善意見。

[關鍵詞]精益管理；企業；檔案工作；應用

精益管理是一種理念、一種文化，它源于發達國家的企業管理理念，是社會分工和服務質量的精益化，是現代管理的必然需求，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低成本為主要目的的管理方式，其精髓就是以最小資源投入，包括人力、設備、資金、材料、時間和空間，創造出盡可能多的價值，為顧客提供及時的服務。隨著精益管理活動的不斷深入，“精益管理”理念已經植入到企業的日常生產經營活動之中，檔案工作作為企業生產經營活動不可或缺的組成部分自當跟進推動，并行實施。

一、檔案工作問題分析

1、檔案收集工作針對性不強 節點不明

目前執行的檔案管理制度對歸檔工作要求比較模糊，對文件材料的歸檔時間結點、歸檔材料內容及歸檔責任單位均表述模糊，存在針對性不強，不易操作的實際問題。

2、建檔規范不能滿足建檔工作需求

隨著企業在生產、經營、管理、科研等方面規模的不斷擴大，特別是近年來上級機關對產品的工程化管理程度越來越高，行業建檔規范的粗線條劃分分類標準已造成很多文件材料分類時無標可靠的局面，不能滿足企業的建檔工作需求。

3、檔案利用程序繁瑣 影響工作效率

由于筆者所在單位是國防企業，保密工作抓得較緊，檔案利用控制較嚴，程序相當繁瑣，這種不分利用對象、利用類別，采用單一利用程序的做法不僅不利于活化檔案資源，還更使提高工作效率。

4、檔案立卷工作案頭工作繁重 工作耗材偏高

筆者所在單位檔案立卷工作是在實體外包檔案卷皮，檔案管理者需在卷皮上填寫檔號、文件題名、密級等諸多著錄項，案頭工作相當繁重，另外制作檔案卷皮也是一筆不小的耗材開支。

二、改善措施與實踐

1、理順歸檔渠道 制定歸檔計劃

檔案收集是積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質對象，是檔案工作的基礎環節，收集工作做得好壞直接影響檔案工作的質量。因此，檔案管理人員應對本單位各類文件材料的形成部門和歸檔渠道進行摸查和梳理，總結歸納本企業各類文件材料的形成部門和歸檔責任單位。

檔案收集固然重要，但也不可有文必檔，不能只求量不保質，資料再多質量不高、甄選不當不但對企業生產經營無益，還會造成經營成本的消耗和浪費。為杜絕有文必檔、有檔必歸的不科學工作作風，檔案管理人員應依據本企業的生產計劃、科研計劃結合企業生產經營活動實際編制年度“歸檔工作計劃”，對本企業各大門類檔案的文件材料內容、歸檔時間結點、歸檔責任單位等作出詳細明確的計劃措施，并要求各相關部門遵照執行。

2、制定建檔規范 規范檔案管理

每個企業的檔案材料都有其獨特的個性與特點，行業規范的粗線條分類標準造成很多文件材料分類時無標可靠的混亂局面，很大程度上影響建檔工作的工作效率和案卷質量，為使建檔工作更趨合理、規范，檔案管理人員應對本企業生產經營活動中形成的文件資料的特點、類型進行摸查，在不違背行業標準的前提下，結合本企業實際情況編撰“XX企業檔案建檔規范”，明確各類文件材料分類編號，在保證案卷質量的基礎上提高工作效率。

3、建立用戶檔案 提高檔案利用工作效率

檔案工作不能直接創造經濟價值，它是通過對檔案中蘊含的信息資源再利用來創造經濟效益的，所以說檔案工作的根本目的是提供利用服務，是充分發揮檔案的作用為企業的生存和發展提供信息資源。檔案只有與企業的生產經營管理活動的需求發生關系才能體現其存在的價值，就算有再多的館藏資料如果不被需求和利用就毫無價值可言，檔案工作也就失去了其存在的意義。

為活化檔案資源，提升檔案工作的存在價值，檔案管理者應主動深入基層調查研究，了解利用者的工作方向和涉密等級，針對文件材料形成部門也是主要利用部門的特點，結合實際工作需求建立“主要客戶”檔案，對“主要客戶”利用檔案信息資源在做好監督工作的基礎上適當簡化查閱手續，例如省卻書面申請與各級簽字環節，檔案管理人員只需核查利用者上崗證件并確認身份屬實后即可提供利用，從而縮短檔案利用周期，提高檔案利用工作效率。

4、降低檔案工作耗材 提高工作效率

為減輕工作強度和節約檔案工作耗材，著眼于科技文件材料首頁大多包含文件題名、圖冊號（或文號）、密級的共同特點，借鑒文書檔案的立卷方式，決定在文件首頁右上角加蓋“檔號專用章”，取代“檔案卷皮”。

改良前后對照表檔案卷皮　檔號章　效果手工操作1、包卷皮2、裝訂3、填寫密級4、填寫檔號5、填寫件號6、抄錄文件材料題名7、抄錄圖號或文號8、填寫保管期限1、裝訂2、填寫檔號3、填寫件號4、填寫保管期限以每完成一份文件材料建檔工作減少耗時5分鐘計算，全年產品檔案約1600份共節約8000分鐘，約16.5個工作日。耗材　檔案卷皮　無　以每張卷皮0.85元計算，全年降低工作耗材費用1360元

由上表可以明顯看出，改良后檔案管理人員從大量的手工抄錄工作中解放出來，這樣不但提高了工作效率還節約了工作耗材，使檔案管理成本大幅降低。

三、結語

實踐是做好檔案工作的豐腴沃土，檔案工作的新方法、新思路亦須在豐富的實踐中去體現。精益管理做為目前最先進的管理方式，必將在人類文明發展的階段中發揮其重要的作用，.我們應運用“精益理念”在檔案工作中不斷挖掘、探索，將精益管理的精髓逐漸地滲透于日常的檔案工作當中，相信精益管理一定會給我們帶來意想不到的收獲。

參考文獻

[1]覃兆劌.企業檔案的價值與管理規范,2014

[2]趙克強.精益實踐在中國,2013

[3]周林興.公共檔案館管理研究,2012