略論高校人事檔案管理的創新意識及其策略

張端南陽醫學高等專科學校

略論高校人事檔案管理的創新意識及其策略

張端
南陽醫學高等專科學校

隨著我國市場經濟的飛速發展，在無形中加快了人才流動的速度，傳統的人事檔案管理制度已經不符合實際的發展情況。高校發展的保障和技術要以人事管理的先進性為基礎，只有搞好人事檔案管理工作才能夠為學校培養人才。本文主要分析現階段高校人事檔案管理存在的問題，并提出創新策略，充分發揮人事檔案管理的重要性。

重要性；創新；高校；人事檔案管理

人事檔案記錄具有一定的特點，即機密性、動態性和真實性，這也是學校對學生進行考察和了解的重要依據。在當前背景下，傳統人事管理制度暴露了諸多的問題，引起了人們的廣泛關注。隨著高校大幅度增加骨干人才引進的比重，只有打破傳統人事檔案管理的束縛，建立健全人事檔案信息庫，才能夠對這些人才的素質情況、誠信、技術進行了解，為高校人才開發奠定良好基礎。

一、高校人事管理檔案存在的問題

失真、乏味、空洞、陳舊的人事檔案內容已經無法發揮檔案的真實作用。有的人事檔案里只有學習成績、個人履歷、單位鑒定、獎懲材料、自我評語或鑒定、入團或入黨材料、職務任務等等；有的人事檔案增加了教職工政治面貌、社會經歷、思想表現等方面的內容比重；有的人事檔案沒有真正的反映出教職工的工作業績、個人能力、知識結構等內容，尤其是教職工的綜合素質沒有真實、全面的體現出來；有的人事檔案里學歷、年齡與工作時間有較大的出入，越來越小的年齡對應越來越高的學歷，真實性嚴重缺失。

二、高校人事檔案管理創新意識的培養

實際上加強高校人事檔案管理的創新意識，實際上就是要求檔案工作管理人員以及高校各級領導充分認識到人事檔案的重要性，現代社會在發展，因此也要根據實際情況來轉變原有的歷史問題定終身的觀點，人事檔案應該側重記錄教職工的科研能力，當然人事檔案除了可以為人事部門提供參考價值之外，還有多種功用。

1、高校各級組織部門在干部選拔的過程中，可以充分利用高校人事檔案，這是其選拔的可靠依據；

2、教職工的人生資料將直接在高校人事檔案中體現出來；

3、高校改革發展所需要的信息資源主要由高校人事檔案來提供；

4、人才創新的依據來自于高校人事檔案。

只有改變對人事檔案管理的“老看法”，才能夠真正的培養創新意識，充分發揮人事檔案管理的重要作用，使貫徹落實“唯才是舉”成為可能，為促進高校健康發展奠定良好基礎。

三、高校人事檔案管理的策略

1、培養檔案意識，創造收集、利用、管理檔案的良好環境

高校在深入和發展人事制度改革時，已經逐漸認識到人才競爭才是高校競爭的實質，如果一所高校連自身人才狀況都無法了解，那么何談人盡其才呢？這會直接造成人才流失。而高校領導基本上是從人事檔案中了解教職工的情況，這就更加凸顯了檔案在記錄人才情況方面的珍貴性。

2、杜絕“假、大、空”，確保人事檔案的可靠性和完整性

根據相關法律法規中的規定，人事檔案管理部門要建立健全檔案管理工作制度，即經常整理為主，經常性整理與定期集中整理相結合的工作制度。如果人事檔案材料不合格，就應該立刻重新填寫，多一些自身的反省和業務方面的內容，多一些科研工作材料，少一些希望如何如何的空話內容，少一些政治套話。在人事檔案管理中要盡可能的剔除假文憑、假學歷。此外，人事檔案應該具有一定的邏輯性、嚴謹性和連續性，部分檔案記載中會出現諸如小年齡對應高學歷的這種嚴重違背客觀真實的現象，這就要求檔案工作人員務必要保持堅定地立場。

3、人事檔案管理要以促進高校發展為目標

在開展人事檔案管理相關工作時，要緊緊圍繞社會對人才的需求，對教職工的檔案內容收集起來，為培養高質量的師資隊伍提供參考支持。除了要對人事檔案管理要求的內容進行收集之外，還要對個人內容進行收集，例如教職工的科研水平、科研能力、課題庫、論文庫等等，這些內容可以在一定程度上反映出教職工的真實教學科研水平。

4、傳統手工操作模式繼續改變，檔案管理信息化勢在必行

近些年來，隨著我國科技和經濟的飛速發展，高校自動化辦公建設已經取得了一定的成績，基本上配備了現代化辦公設備，如計算機，但是在處理資料上卻沒有真正發揮自動化設備的作用，浪費情況嚴重。現階段，在處理方式上，電子方式應用比較少，大多數依然采用手工處理，因此人事檔案電子系統的建立健全至關重要，這不僅能夠充分利用自動化設備，而且也能夠解放人力，提高辦事效率。人事檔案電子系統可以隨時儲備、接受每個在崗期間的人才所產生的信息，系統的建立健全需要建立在需求分析的基礎之上，計算機開發人員和檔案管理人員在進行系統需求分析的過程中，應該注意以下兩點問題：

第一，對電子化校園大背景進行充分的考慮；

第二，培養超前意識，具備一定前瞻性。

這樣才能夠保證人事檔案管理電子系統可以匹配高校的自動化辦公，電子資源共享雖然可以為用戶在查詢和使用檔案提供了便利，但是如果沒有對其進行科學有效的管理，勢必會出現個人隱私泄露等情況，因此，為了對不同權限的用戶進行約束，非常有必要制定相關的章程。由此我們不難看出，人事檔案電子系統具有一定的可行性、必然性，為了滿足社會發展的需求，檔案管理人員應不斷地加強自身學習，轉變傳統觀念。

四、結語

現代高校辦學理念是改革創新、以人為本、服務社會、注重學術，在知識改變命運的今天，對人事檔案深入挖掘，有效的管理其潛在的知識，信息化的管理高校人事檔案，為學生和教師提供便利的知識服務，這將是高校人事檔案管理的目標。

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