多措并舉來實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

畢崇博黑龍江工程學(xué)院

多措并舉來實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

畢崇博
黑龍江工程學(xué)院

摘要：新時(shí)期檔案工作的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)之一,是檔案工作質(zhì)量與效率的有效保證。有效開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)檔案事業(yè)與其他各項(xiàng)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的重要保證。因此，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),用科學(xué)的原則和方法來實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化才能開創(chuàng)檔案管理的新局面。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化；管理

當(dāng)前，檔案管理工作不僅是一項(xiàng)規(guī)整、管理的工作模式，更主要是他的利用價(jià)值。充分利用檔案信息資源，加大檔案為業(yè)務(wù)服務(wù)作用才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范的管理，也才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。因此，規(guī)范化管理對(duì)于提高檔案管理水平,有效保護(hù)和利用檔案具有重要意義。

一、依法管理是根本

（一）必須立足于法。立足于法,搞好建章立制工作法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，離不開檔案和檔案事業(yè)管理法律化、制度化。依法治檔是依法治國方略在檔案事業(yè)上的具體實(shí)施。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。積極有效地開展依法治檔工作，有助于檔案人員牢固樹立依法治檔的理念，增強(qiáng)依法治檔的意識(shí)；有助于發(fā)動(dòng)和集聚全社會(huì)力量共同加強(qiáng)檔案工作，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。因此，檔案工作如何適應(yīng)新形勢(shì)的需要,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理,維護(hù)檔案的完整與安全,便于社會(huì)各方面利用,實(shí)現(xiàn)依法管理這項(xiàng)事業(yè),是擺在我們面前的一項(xiàng)緊迫而又繁重的任務(wù)。

（二）要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳。《檔案法》是我國第一部關(guān)于檔案工作的法律，它以國家的意志，規(guī)定了人們?cè)跈n案方面享受的權(quán)利、承擔(dān)的義務(wù)和應(yīng)盡的責(zé)任，規(guī)定了人們能做什么、不能做什么、必須做什么。深入學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章，宣傳檔案法律、法規(guī)賦予公民的權(quán)利和義務(wù)。加大宣傳力度，改進(jìn)宣傳方式，增強(qiáng)宣傳效果，在全社會(huì)形成重視檔案的良好意識(shí)、關(guān)注檔案的良好氛圍。從而達(dá)到社會(huì)檔案意識(shí)普遍提高、檔案法制觀念明顯加強(qiáng)、廣泛的宣傳和輿論的營造、提高、檔案工作的主動(dòng)性和自覺性，進(jìn)而豐富檔案工作的服務(wù)方式，拓展檔案工作的空間和領(lǐng)域。

二、嚴(yán)格管理是手段

（一）嚴(yán)格管理，保障檔案安全。首先，要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，細(xì)化責(zé)任落實(shí)。明確檔案分管負(fù)責(zé)人，指定業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)檔案管理和檔案安全工作，并明確檔案員的相關(guān)責(zé)任，不斷強(qiáng)化檔案責(zé)任意識(shí)。其次，著力加強(qiáng)對(duì)檔案員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)、指導(dǎo)各單位檔案年度歸檔整理并對(duì)整理的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收、檔案規(guī)范化管理、檔案資料的征集、接收、開發(fā)檔案資源、檔案信息化建設(shè)等。第三，在傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為主、采取手工操作的模式，逐步探索向以數(shù)字化為主、采取自動(dòng)化系統(tǒng)的管理新模式轉(zhuǎn)變，在檔案載體、收集、編目、查找、閱覽、統(tǒng)計(jì)以及檢索等環(huán)節(jié)增添電子檔案門類，實(shí)現(xiàn)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫。對(duì)會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案進(jìn)行了全面的收集整理。各類檔案質(zhì)量必須要達(dá)到案卷齊全、內(nèi)容完整、組卷合理、排列有序、裝訂整齊的要求。第四，檔案管理人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。因此，必須加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，只有通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要。

（二）建立健全檔案管理制度。首先，進(jìn)一步健全完善檔案管理制度，嚴(yán)格按照歸檔程序做好檔案歸檔工作，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收、信息保密；嚴(yán)格履行檔案借(查)閱制度，嚴(yán)防檔案流失，確保檔案安全。必須要制定《文書檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案管理制度》、《保密制度》等一系列檔案管理制度，落實(shí)專人管理，明確了責(zé)任。其次，照章辦事。嚴(yán)格日常檢查，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定，做好檔案的接收、檢查、歸檔工作，嚴(yán)格把關(guān)，并在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了制度化、規(guī)范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學(xué)、歸檔及時(shí)。

三、提高管理是方式

（一）統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)。健全檔案管理作為全局實(shí)現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點(diǎn)來抓，使干部充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也是本職工作，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展是全體干部職工義不容辭的責(zé)任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的全員參與和保護(hù)檔案資料的責(zé)任意識(shí)。不斷提高檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)依法治檔工作的需要。檔案工作人員務(wù)必充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)、利用檔案信息資源，用足、用活、用好檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，進(jìn)而使其真正發(fā)揮以史資政、服務(wù)大局的作用。只有這樣，檔案工作才能更加有所作為，檔案事業(yè)才能與時(shí)俱進(jìn)，不斷取得新的成績(jī)。檔案人員要養(yǎng)成愛崗敬業(yè)意識(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度和勤奮扎實(shí)的作風(fēng)，樹立全局觀念，不斷總結(jié)和探索檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律，改進(jìn)工作方法，提高工作效率，保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（二）以檔案信息化建設(shè)為抓手。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用改變了人們的生活方式,促使了各個(gè)行業(yè)的變革,檔案作為國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源,具有重要的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此，我們必須創(chuàng)新管理手段，提高管理水平，從而使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。

四、結(jié)束語

總之，檔案是反映歷史面貌的真實(shí)記錄，檔案事業(yè)是黨和國家各項(xiàng)事業(yè)的重要組成部分。同時(shí)，檔案工作是一項(xiàng)崇高而光榮的事業(yè)，在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中任重道遠(yuǎn)。因此，只有多措并舉不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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