檔案管理系統對藥品安全科學化監管的促進作用

蘇霞周口市食品藥品評價中心

檔案管理系統對藥品安全科學化監管的促進作用

蘇霞
周口市食品藥品評價中心

摘要：當前信息發展迅速，傳統的檔案管理監管手段已經不能滿足當前藥品信息監管的現狀和要求，要實現家藥品監管資源的和列配置，就必須依托現代化的技術手段，對藥品監管實施系統管理，建立完善的藥品檔案管理系統。對藥品檔案的系統化管理，是時代的要求，也是實現藥品安全的科學化監管的必然要求。本文通過分析檔案管理系統的重要性，探討檔案管理系統對藥品安全實現科學化監管的促進作用。

關鍵詞：檔案管理系統；藥品安全；科學化；監管

近年來，伴隨著藥品安全問題的出現，人們對藥品的安全監管工作越來越重視。傳統的藥品監管手段也隨之暴露出越來越多的問題，已不能適應新形勢下的發展要求。對藥品進行信息化監管也成為藥品監管工作的重中之重。因此，建立完善的藥品監管檔案管理系統逐漸成為藥品安全監管工作的重心。檔案管理系統能夠對藥品安全監管實施系統化管理，提高檔案管理的工作效率，有利于實現藥品安全的科學化監管。

1.檔案管理系統的概念及意義

檔案管理系統是一種現代化管理系統，它能夠為企業提供完整的檔案，具有進行檔案管理和網絡查詢的雙重功能。檔案管理系統支持多種形式的電子文件的瀏覽和顯示，具有標準化程度高的特點。因其具有的便利性和快捷性，受到越來越多的企業的青睞。

在藥品監管中應用檔案管理系統，實現信息的一體化操作，能夠使藥品生產企業和監管部門利用數字證書進行網上基本信息查詢。人民群眾也可以利用網絡登錄頁面進行相關信息的查詢和監督，實現對藥品安全的實時監督。藥品監管部門也可以進行信息追蹤檢查、稽查等，有利于提升相關部門的藥品監管力度，實現藥品安全的科學化監管。

2.檔案管理系統對藥品安全科學化監管的促進作用

2.1提高了監管部門的工作效率

藥品監管部門的工作量相對較大，要對藥品生產的各個環節進行嚴格把控和監管，對藥品安全工作要進行全方位的督查。因此，藥品監管的檔案是雜亂繁多的，作為一種真實有效的紙質資料，能夠為藥品安全提供依據。我們都知道，傳統的檔案就拿檢索來說，有按筆畫數排列的，有按年份排列的，也有按產品目錄排列的，而且資料較為冗雜，難以快速查找，檔案管理人員在查找管理中難免失誤和浪費大量時間進行資料查找。尤其是年代較為久遠的更是加大了工作難度。建立完善的檔案管理系統就能成功地解決資料查找的難題。將所有的資料經過電子掃描等統一輸入電腦系統，通過一定的搜索工具進行搜索。這樣，要查找的資料檔案便能夠及時跳出來，節省了查找的時間，提高了管理人員的工作效率。這對推進科學化監管工作也有一定的促進作用。

2.2推進了信息化建設

藥品安全檔案管理系統的建立和發展離不開相關領導部門的重視和支持。在對藥品監管檔案進行系統化的管理時，監管部門也要與信息中心保持密切聯系，以便及時了解最新情況，完善數據建設。但由于藥品監管是一個復雜而龐大的工作系統，涉及的信息量大，關系復雜，在檔案管理系統建設時，也要不時進行開發和維護，技術要求高。所以需要加強信息合作，加快系統開發，進而推動整個信息管理系統的建設，如監控設備、信息一體化設備等，實行全面的信息覆蓋，以保證藥品檔案信息資料的準確。信息化建設也對藥品監管安全提供了便利，有利于實現藥品安全監管工作的科學化和規范化。

2.3制定規范的管理制度

檔案管理系統的確立，必然要求有一個規范的管理制度做保障。因此，完善檔案管理系統，必須要建立和指定相對完善的檔案管理制度。檔案管理系統建立工作包括對檔案的收集、歸類整理以及掃描歸檔、銷毀等，每一個環節都需要規范的制度來約束，以確保檔案內容的完整和準確。只有制定了相對完整的管理制度，檔案管理系統才能更加系統和權威。為了進一步體現檔案管理系統的優勢，還可以對檔案管理的相關工作人員進行工作考核，主要考核內容有對系統的掌握和操作，以及對相關制度的認識和落實等。這樣，員工必然對藥品監管工作提高重視，進而積極做好檔案管理工作，實現藥品監管的科學性。

2.4提高了檔案的管理水平

傳統的檔案以紙質資料為主，而且多是手工進行操作，隨著時間的增長，檔案信息越堆越多，盡管有其一定的分類匯總，但是查找起來難免費時費力。有些年份的資料還可能會因天氣的潮濕而腐爛變質，影響信息的獲取。利用現代化的信息設備，不僅可以實現查找的快捷，還能夠利用網絡設備進行檔案的收集、開發和利用等，也可以對檔案進行編研。有強大的技術支持，能夠使檔案管理人員進行更加科學高效的管理，為藥品安全監管提供便利。良好的檔案管理與管理人員的管理水平也有很大關系，這也讓廣大企業在進行檔案管理系統工作時，對管理系統的操作技術進行相關培訓，提升管理水平。

2.5有效提升管理人員素質

檔案管理系統技術性要求較高，專業性和系統性較強。目前的檔案管理人員較為雜亂，知識水平總體一般，因此就很難適應系統化管理的要求。為此，企業和相關部門就要對在職員工進行相關的技術知識培訓或引進高科技高水平的技術型人才，提高檔案管理的軟實力，建立一支高效的管理隊伍。只有這樣，才能不斷適應新時期的要求，真正實現檔案管理系統的有效性和科學性。

3.結束語

總而言之，藥品安全工作關乎人們的生命財產安全，和國家的穩定和諧，做好藥品安全監管工作必須從建立完善的檔案管理系統開始。檔案管理系統能夠彌補傳統的檔案滾利手段帶來的缺陷和不足，使檔案管理更加系統化和規范化。通過提高相關管理人員的工作效率，推動配套信息化建設，以及建立完善的規章制度等方面對藥品安全監管提供便利，促進藥品監管工作的科學化和規范化。

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