探討檔案信息化建設及檔案服務工作問題

譚鑫大慶市讓胡路區麗水社區

探討檔案信息化建設及檔案服務工作問題

譚鑫
大慶市讓胡路區麗水社區

摘要：隨著我國國民經濟的發展，企業之間的競爭越來越激烈，這也對企業提出了更高的要求，企業若想在激烈的競爭中求得生存，就必須，在企業方案信息化管理的問題上創新，檔案信息化的與時俱進也是我國企業發展的一個體現，檔案的服務水平也反應了一個企業的工作水平，是促進企業發展的重要途徑，本文從現階段我國檔案管理出現的問題出發，提出了規范方案信息化建設和方案服務工作的舉措，希望可以供企業的決策者參考。

關鍵詞：檔案信息化；檔案服務；隊伍建設

傳統的檔案管理已經不適用于新時代條件下的企業發展，檔案的信息化建設以及方案的服務工作是企業管理的一部分，其主要內容包括文書方案以及企業日常活動的記錄，是對企業發展的一個指導，目前，隨著科學技術的進步，企業的檔案信息化建設已經不依賴于紙質文書，而是更加傾向于智能化、數字化的發展方向，這樣不僅解決了檔案難于管理的問題，還提升了檔案的真實性和可靠性和管理效率，提高了企業的檔案管理水平和企業競爭力。

1　提高檔案信息化建設及檔案服務工作水平的意義

檔案記錄著人類的生產生活，幫助人們認識世界和改造世界，也為后世的發展提供指導，檔案的信息化管理對于企業來說可以指導企業的決策，可以及時的糾正問題，檔案的信息化建設更方便了檔案的管理，提升了檔案的服務水平，我國社會主義市場經濟迅速發展，這對于企業自身來說既是機遇也是挑戰，企業需要與時俱進、開拓創新、抓住機遇、迎接了挑戰、才能在激烈的競爭中繼續發展，需要把檔案信息化的建設和方案的服務水平做為工作的重點，未來我國的檔案建設更應該朝著智能化、信息化的方向發展。所以，加強檔案的信息化建設是現階段我們應該解決的艱巨任務，只有這樣才能促進檔案管理工作的進步，才能讓檔案管理工作發揮出應有的作用。

2　檔案信息化建設的特點

2.1檔案信息內容多樣性

企業檔案信息的內容多元化，檔案的種類數目都很龐大，因為企業的檔案信息涵蓋著企業各個方面的內容，這些內容普遍具有綜合性，也給管理帶來了一定的難度，這樣多元化的檔案信息內容包括企業的發展動態、企業未來發展的走向，還包括企業重要的資料和文獻，這些檔案信息都是企業的機密，需要被妥善的保管。

2.2檔案信息內容保密性

企業的檔案信息不僅是對企業日常活動的記錄，還包括著企業未來的規劃，企業的資金周轉、企業的人事安排個機密等，企業的檔案信息事關整個企業的興衰成敗，一旦因為不正當的競爭被不法分子竊取，就可能導致企業的倒閉，所以檔案信息的內容和形式上都采取了高級的保密制度，由于企業的特殊性，檔案信息內容的查看必須對人員有著嚴格的限制。

2.3檔案信息內容動態性

企業檔案信息的管理具有很強的時效性，企業的信息內容并不是自稱不便的，而是隨著市場的變化而變化，具有很強的動態性，在檔案的管理上必須要經過長期的積累和不斷的整理，才能保證檔案的更新速度，才能保證檔案信息系統的可靠性，便于企業在面臨緊急問題時能迅速的做出決斷，促進了檔案信息系統的穩定性，提升了檔案信息的管理水平。

3　檔案服務工作的現狀以及存在的問題

我國檔案信息化的建設和服務工作，工作已經開展了多年，從總體上來說已經取得了不小的成效，但是因為檔案管理工作沒有直接涉及到企業的經濟效益，所以沒有充分的引起企業管理者的重視，許多企業還存在著應付了事的現象，在檔案服務工作的實施上存在著一定的漏洞，這勢必會阻礙企業的發展，不利于提高企業的競爭力，目前我國檔案服務工作存在的問題如下:首先，檔案服務管理工作混亂，沒有一套完備的體系規范檔案的管理工作，其次，檔案歸檔沒有按照規范的格式和要求書寫，檔案歸檔的信息簡單化，無法詳細的反應企業現階段的狀況，此外，檔案信息管理和服務工作缺乏相應的制度來保障，管理制度不健全的現象也是檔案服務工作效率地下的原因之一，最后，檔案服務的工作人員還沒有認識到檔案服務工作的重要性，自身的專業素質不高，責任心不強等原因也制約了檔案信息管理和服務的發展，新時代下，檔案管理工作已經發揮著越來越重要的作用，需要黨和國家以及企業管理人員共同努力規范檔案信息建設的流程，培養檔案服務工作的人才，只有這樣才能提升檔案服務工作的水平。

4　提高信息化建設及服務工作的有效策略

4.1樹立完善的檔案管理理念

企業檔案信息化建設和服務要嚴格執行國家規定，要提升歸檔的準確性，加強檔案管理，企業要充分重視檔案信息化建設和服務，認識到他們的重要性和必要性，企業要將檔案服務工作做為企業日常管理的重要內容，提升檔案信息化有效性和時效性，提升檔案服務工作的質量和水平，在檔案信息化建設的過程中，還要保證檔案信息的真實性，檔案管理服務人員要嚴格監察檔案信息的準確性，保證檔案信息真實可靠，抵制虛假信息，對于信息的來源要逐一的進行核實，仔細閱讀檔案找出存在的漏洞，企業還要將責任分配到個人，建立專門的檔案服務部門，實施“專人專部門的檔案信息管理辦法”，只有這樣才能保證檔案服務工作的順利實施，規范檔案服務工作的內容，促進檔案信息管理工作的發展。

4.2培養專業的檔案管理人才

創新是檔案服務工作的靈魂，新時代下的檔案服務工作更應該適應社會發展的需要，在注重實踐過程的基礎上融入創新精神，傳統的檔案服務工作已經不適應企業的發展，企業需要創新檔案服務，優化檔案服務，賦予檔案服務以新的內容新的思想，利用科學技術手段結合計算機和互聯網技術提高檔案信息化建設的水平，此外，人才是一個企業進步的源泉，企業若想提高檔案服務工作的水平就必須組建專業的隊伍，在檔案服務人員的篩選上要嚴格把關，對檔案服務工作人員實行崗前培訓和上崗培訓，積極組織工作人員學習國外先進的管理經驗，提升檔案服務人員的知識水平和專業素質，還要對檔案服務人員的思想道德素質進行考核，培養檔案服務工作人員的責任感和使命感，宣傳檔案服務工作對企業的重要性增強檔案服務人員主人翁的地位，提升檔案服務工作的質量和水平。

5　結語

企業日常檔案管理的重要環節就是檔案信息化建設和檔案服務工作，這兩項任務對于企業今后的發展有著指導意義，因此，企業必須充分重視檔案信息化建設以及檔案服務工作，必須深化落實工作，加快檔案信息化建設，提升檔案服務工作的水平，對于檔案管理人員，應該做到嚴格的約束，在人才選擇和培養上應該把好關，建立健全檔案信息化管理制度，實施科學有效的管理方法，讓檔案發揮出自己的價值服務于人民，要想做好企業檔案信息化建設及檔案服務工作，必須要從黨和國家、企業決策人員、檔案管理人員的角度出發，實現檔案的科學化、規范化管理。

參考文獻：

[1]鄭海艷.檔案信息化建設及檔案服務工作問題[J].經營管理者大觀，2013（5）.

[2]郭登權，張峰峰.檔案信息化建設及檔案服務工作問題概述[J].蘭臺世界，2013（12）.