大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理優(yōu)化的路徑探析

李彥

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理優(yōu)化的路徑探析

李彥

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案數(shù)據(jù)具備規(guī)模巨大、多源異構(gòu)、價(jià)值密度低及處理迅速等基本特征。檔案大數(shù)據(jù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理觀念、管理技術(shù)、數(shù)據(jù)安全和人才需求提出了新的挑戰(zhàn)。

大數(shù)據(jù)高校檔案管理路徑優(yōu)化

隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人類社會(huì)不可逆轉(zhuǎn)地邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)背景下，“一切歸檔”的檔案理念正在進(jìn)入人們的視野。檔案大數(shù)據(jù)給高校檔案管理帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化高校檔案管理已成為一個(gè)迫切的話題。

一、高校檔案大數(shù)據(jù)的基本特征

檔案大數(shù)據(jù)，是指涉及檔案的規(guī)模巨大到無(wú)法在一定時(shí)間內(nèi)用傳統(tǒng)的常有軟件對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案數(shù)據(jù)具備大數(shù)據(jù)的基本特征。

1.檔案數(shù)據(jù)規(guī)模巨大

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校管理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的一切具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物等都能構(gòu)成檔案信息。在傳統(tǒng)檔案收集范圍之外，新的基于信息系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)成爆炸性增長(zhǎng)。另外，隨著檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)，大量的館藏實(shí)體檔案被加工轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。檔案“存量”與“增量”的聚集，使高校檔案規(guī)模呈現(xiàn)海量增長(zhǎng)。

2.檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多源異構(gòu)

高校檔案涉及黨群、行政、科研、基建、出版、財(cái)會(huì)、聲像等十多個(gè)門類，基于不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這些多源異構(gòu)數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成了高校檔案數(shù)據(jù)整體。

3.檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度低

檔案數(shù)據(jù)總量的擴(kuò)大，最大可能地保障了檔案收集的全面性，海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)能較好地保障數(shù)據(jù)的歷史價(jià)值。但從利用的角度來(lái)看，與傳統(tǒng)檔案相比，更多的檔案數(shù)據(jù)可能發(fā)揮不了使用價(jià)值。以視頻為例，連續(xù)不間斷監(jiān)控過(guò)程中，可能有用的數(shù)據(jù)僅有一兩秒。可見(jiàn)，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度高低與檔案數(shù)據(jù)的總量成反比。

4.檔案數(shù)據(jù)分析處理迅速

大數(shù)據(jù)核心的價(jià)值，就在于對(duì)于海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為用戶提供更多快速、準(zhǔn)確的個(gè)性化服務(wù)。在大數(shù)據(jù)背景下，用戶對(duì)檔案利用有更高的要求，檔案數(shù)據(jù)的處理速度是關(guān)鍵的一步。大數(shù)據(jù)技術(shù)能充分保障數(shù)據(jù)的快速處理，為用戶挖掘更多真實(shí)可靠的需求信息。

二、高校檔案大數(shù)據(jù)管理面臨的挑戰(zhàn)

1.對(duì)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理中，檔案的收集、整理、保存、利用均遵循一定的價(jià)值主線展開(kāi)。在資料來(lái)源上尊重全宗原則，關(guān)注檔案形成的方式；檔案鑒定上注重對(duì)單個(gè)文件的價(jià)值判斷；保管對(duì)象上側(cè)重對(duì)檔案實(shí)體的關(guān)注；檔案服務(wù)上側(cè)重于用戶對(duì)檔案的查詢與利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理觀念、理論、方法、途徑均發(fā)生了很大的變化。“以用戶需求為中心”的檔案理念將取代傳統(tǒng)的“重保管輕利用”管理觀念，人們可以不再關(guān)注檔案的“為什么”，只需知道“是什么”；不必注重檔案數(shù)據(jù)如何形成，只要重視檔案數(shù)據(jù)怎樣利用，從海量數(shù)據(jù)中挖掘出有價(jià)值的信息，進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)或充分滿足用戶的需求。

2.對(duì)檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案來(lái)源的單一途徑已徹底改變，幾乎所有的組織、個(gè)人均能產(chǎn)生類型不同、結(jié)構(gòu)各異的檔案數(shù)據(jù)。檔案管理需要借助現(xiàn)代管理技術(shù)有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案大數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、分析、利用，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理信息化水平的不斷提升。在檔案收集上，要采取更多的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的前端控制；在檔案存儲(chǔ)管理上，要應(yīng)用更多的存儲(chǔ)處理技術(shù)，保障數(shù)據(jù)安全；在檔案利用中，要提升檔案智能化服務(wù)技術(shù)，以更高效地服務(wù)用戶。

3.對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案安全管理，從“人防、物防、技防”三個(gè)方面注重對(duì)檔案實(shí)體的絕對(duì)保護(hù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案安保“三防”原則仍未改變。與傳統(tǒng)檔案的安全保護(hù)相比，現(xiàn)代檔案數(shù)據(jù)的安全將面臨更大的挑戰(zhàn)。這些檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備更易受到損壞，數(shù)據(jù)保管及讀取技術(shù)更易遭到淘汰，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換可能導(dǎo)致檔案的原始憑證性改變，檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)安全更易遭到黑客攻擊，檔案電子數(shù)據(jù)面臨丟失、篡改、損毀、泄密的風(fēng)險(xiǎn)日益加大。

4.對(duì)檔案人才的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案人才有了更高更新的要求。檔案工作者除了要掌握檔案專業(yè)知識(shí)與技能外，還要熟悉大數(shù)據(jù)知識(shí)與技術(shù)，能較好進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理、大數(shù)據(jù)分析處理等。檔案管理部門要更多地培養(yǎng)和引進(jìn)數(shù)據(jù)工程師、數(shù)據(jù)分析師、高級(jí)管理師等專門技術(shù)人才。

三、優(yōu)化高校檔案管理的路徑選擇

1.樹(shù)立現(xiàn)代檔案管理理念

只有首先實(shí)現(xiàn)思想觀念的現(xiàn)代化，才有檔案工作的現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作者要解放思想，更新觀念，遵循人本原則，加強(qiáng)現(xiàn)代管理意識(shí)，樹(shù)立大檔案、大數(shù)據(jù)、大平臺(tái)、大服務(wù)理念。檔案工作者應(yīng)積極適應(yīng)檔案工作知識(shí)化、社會(huì)化、網(wǎng)絡(luò)化、人性化的需要，克服傳統(tǒng)檔案管理的惰性，實(shí)現(xiàn)檔案工作由“重保管輕利用”到“以用戶需求為中心”的管理觀念轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)的“出現(xiàn)問(wèn)題—邏輯分析—因果關(guān)系—解決方案”逆向思維模式，運(yùn)用“收集數(shù)據(jù)—量化分析—相互關(guān)系—優(yōu)化方案”正向思維模式，從大量的檔案數(shù)據(jù)中挖掘出數(shù)據(jù)背后的隱性信息與知識(shí)，實(shí)現(xiàn)用戶更多的個(gè)性化需求。

2.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)，是指通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷開(kāi)拓包括電子檔案在內(nèi)的檔案資源，并不斷創(chuàng)造新的檔案信息資源利用。檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需要，能有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理的規(guī)范化和檔案資源共享的最大化。

（1）搞好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。裝備先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案信息化設(shè)備，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸、交換、檢索、利用。

（2）搞好檔案信息化資源建設(shè)。堅(jiān)持大檔案原則，努力實(shí)現(xiàn)館藏檔

案的數(shù)字化和新增電子文件的收集，全力建設(shè)館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)。

（3）搞好檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。在電子文件的形成、接收、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、傳輸、利用和管理等方面構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化或制度化要求，為檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度保障，確保檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全。

（4）搞好檔案信息化利用服務(wù)建設(shè)。用戶已不滿足于檔案數(shù)據(jù)與文件的利用，更希望能獲取數(shù)據(jù)背后隱藏的信息與知識(shí)。檔案利用服務(wù)產(chǎn)品也由傳統(tǒng)的提供數(shù)據(jù)、文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲R(shí)。要改進(jìn)檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)引擎，努力建設(shè)資源與學(xué)術(shù)搜索引擎、資源服務(wù)推薦引擎、知識(shí)服務(wù)社區(qū)實(shí)體行為智能分析引擎、用戶知識(shí)需求預(yù)測(cè)引擎及多維度信息獲取、組織、分析、決策引擎等。

3.促進(jìn)檔案管理法治化

（1）堅(jiān)持檔案管理的合法性原則，做到有法可依。建立健全檔案管理的法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范，是高校檔案工作的根本保障。大數(shù)據(jù)背景下，更要加大數(shù)字檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理制度的創(chuàng)建工作。在宏觀政策層面，堅(jiān)持國(guó)家頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建起適應(yīng)國(guó)家信息化戰(zhàn)略的電子檔案管理目標(biāo)、原則、規(guī)劃和法律框架；在制度和資源管理層面，有關(guān)部門應(yīng)建立起科學(xué)合理、操作可行的管理制度和行動(dòng)措施，對(duì)管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)則、數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進(jìn)行精細(xì)化規(guī)定。微觀層面，高校要制定有關(guān)檔案管理規(guī)章制度，全面規(guī)定學(xué)校檔案工作管理體制、檔案機(jī)構(gòu)基本任務(wù)與職責(zé)、專（兼）職檔案隊(duì)伍建設(shè)、檔案發(fā)展經(jīng)費(fèi)、檔案設(shè)施配備、文件材料歸檔、電子檔案接收、檔案管理、檔案利用與開(kāi)放、檔案工作考核與獎(jiǎng)罰、檔案信息化建設(shè)等。

（2）堅(jiān)持檔案管理的合理性原則，做到因地制宜。隨著社會(huì)的發(fā)展，可能出現(xiàn)法制滯后、法律真空的情況。在無(wú)法可依的情況下，高校應(yīng)緊密結(jié)合校情，在自己的權(quán)限范圍內(nèi)制定具體的檔案管理規(guī)則。高校因地制宜先行探索檔案立法，既合理合情，又發(fā)揮了“試驗(yàn)田”作用，一些成功經(jīng)驗(yàn)，甚至可能科學(xué)上升為國(guó)家立法依據(jù)。

（3）堅(jiān)持檔案管理的發(fā)展性原則，做到與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理法制化更要關(guān)注法制的公平、正義和合理性，貫徹立法的民主化原則，真正遵循檔案工作內(nèi)在規(guī)律，減少部門利益立法。針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的各種新問(wèn)題，及時(shí)推動(dòng)檔案法規(guī)的立、改、廢，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)立法。在檔案管理法制化進(jìn)程中，既要堅(jiān)持按法制辦事，保障法制的權(quán)威執(zhí)行，也要堅(jiān)持法制的正確實(shí)施，加大執(zhí)法監(jiān)督。

4.構(gòu)建現(xiàn)代檔案安全保障體系

（1）健全檔案安保制度。高校應(yīng)在檔案，尤其是數(shù)據(jù)檔案的收集、整理、保存和利用上制訂一整套嚴(yán)格的檔案安保制度。定期或不定期舉行檔案安全教育和培訓(xùn)，提升職工安全意識(shí)和安全技能。層層強(qiáng)化安全責(zé)任，確保檔案安保制度的精準(zhǔn)實(shí)施，確保檔案安全的萬(wàn)無(wú)一失。

（2）完善檔案安保設(shè)施。按“防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防霉、防高溫、防強(qiáng)光”等安全標(biāo)準(zhǔn)，全力建成現(xiàn)代化檔案庫(kù)房。除了配備滅火器、驅(qū)蟲藥、溫濕度計(jì)、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)等傳統(tǒng)安保設(shè)備外，還應(yīng)配備庫(kù)房密集架、數(shù)字高清視頻監(jiān)控系統(tǒng)、紅外防盜系統(tǒng)、自動(dòng)滅火系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)和電子門禁系統(tǒng)等現(xiàn)代安保設(shè)施設(shè)備。建成獨(dú)立可控的局域網(wǎng)及信息機(jī)房，配置網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備、存儲(chǔ)備份設(shè)備及高校檔案管理平臺(tái)。

（3）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息安全。鑒于檔案數(shù)據(jù)的電子化特征，網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)應(yīng)得到特別重視。高校檔案館的信息網(wǎng)絡(luò)要設(shè)置獨(dú)立的服務(wù)器，加裝單獨(dú)的防火墻，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行物理過(guò)濾。檔案信息化建設(shè)時(shí)，采用絕對(duì)安全的檔案管理信息系統(tǒng)。檔案數(shù)字化工作盡量由高校檔案館自己完成。條件不具備的，一定要選擇經(jīng)政府部門認(rèn)可的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)作為合作對(duì)象進(jìn)行數(shù)字化加工。對(duì)檔案數(shù)字化內(nèi)容要謹(jǐn)慎選擇，對(duì)涉密程度很強(qiáng)的檔案可以掃描，但不能上傳到檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以便從源頭保證檔案內(nèi)容信息的安全。另外，對(duì)已形成的數(shù)字檔案應(yīng)進(jìn)行及時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離異地備份，進(jìn)一步增加安全保險(xiǎn)系數(shù)。

5.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是開(kāi)拓檔案事業(yè)的關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)帶來(lái)的巨大變化，在思想意識(shí)、專業(yè)知識(shí)與技術(shù)水平方面給檔案工作者提出了全新的要求。檔案工作者應(yīng)實(shí)現(xiàn)從檔案專門人才到復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變，除了要精通檔案專業(yè)知識(shí)外，還要熟練掌握現(xiàn)代信息知識(shí)和技術(shù)。檔案管理人員更要具備現(xiàn)化檔案管理知識(shí)、大數(shù)據(jù)意識(shí)與專業(yè)技能。

加強(qiáng)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，主要通過(guò)兩種途徑：一是加大擁有現(xiàn)代檔案知識(shí)、技術(shù)人才的引進(jìn)。二是著眼于在職檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升。鑒于檔案工作在高校工作中的地位和影響，第二種途徑是主要的方式。高校可采用繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座、學(xué)術(shù)交流、科學(xué)研究等多種多樣的教育培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，培育愛(ài)崗敬業(yè)精神；加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)教育，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)；加強(qiáng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)教育，提升服務(wù)社會(huì)意識(shí)；加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)技能培訓(xùn)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。唯有進(jìn)一步解放思想，加大人、財(cái)、物的投入，采用新的檔案數(shù)字與管理技術(shù)，推動(dòng)檔案信息化和法制化進(jìn)程，才能進(jìn)一步持續(xù)、規(guī)范、創(chuàng)新、優(yōu)化檔案管理。

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作者單位：湖南師范大學(xué)檔案館