對新《歸檔文件整理規則》的理解和認識

■楊長利

對新《歸檔文件整理規則》的理解和認識

■楊長利

2015年10月25日，國家檔案局發布了《歸檔文件整理規則》[（DA/T22—2015）以下簡稱新《規則》]，將代替《歸檔文件整理規則》[（DA/T22—2000）以下簡稱《規則》]，并于2016年6月1日起施行。新《規則》繼承、發揚和豐富了整理原則，將電子文件整理納入新《規則》的適用范圍，確保了紙質文件和電子文件整理協調一致；新《規則》汲取了各省市規則實施細則好的做法，細化了整理要求，規定了整理方法，更具操作性。以下是本人對新《規則》的一些理解和認識，但由于對新《規則》研讀還不深，個人的理解和認識難免有偏差，敬請同仁指教，同時也希望起到拋磚引玉之作用。

繼承、發揚和豐富了整理原則

遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，是《規則》確定的一項重要原則，其以“件”為單位的整理措施和所確定的分類、組件、排列、編號、編目等整理方法，將檔案工作者從“立卷”那種劃分類別和保管期限、組卷、抄寫卷內目錄、填寫備考表、裝訂、擬寫案卷標題、封面、再編制案卷目錄等的多程序高難度勞動中解脫出來，經過十多年的實踐檢驗，被證明是合理的可行的。新《規則》繼承、發揚和豐富了這一原則，不僅在紙質文件材料的歸檔中繼續執行此原則，而且將這一原則擴大應用到到電子文件的歸檔。①歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的歷史聯系，區分不同價值，便于保管和利用。②歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或輔助管理。③歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調一致。這樣的整理原則不僅符合紙質文件材料的形成規律，也符合辦公自動化條件下電子文件的形成規律。

電子文件整理納入《規則》適用范圍

電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。多年來，國家和各省市自治區都先后出臺了一些電子文件管理的辦法、規定、規范，如《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T32-2005）《電子文件與電子檔案管理辦法》等，規定了電子文件整理要求，提出按《規則》的要求進行整理，但缺乏明確的整理方法和具體措施，因此在電子文件管理的實踐中，電子文件整理質量參差不齊，有的甚至是移交到檔案館后還需重新進行整理，違背了電子文件真實性、完整性、可用性和安全性原則。實際上，《規則》以件為單位的整理要求，符合電子文件運行的特點，《規則》中的整理原則和部分整理方法同樣可以用于電子文件整理。鑒于此，新《規則》在原有紙質文件整理的基礎上，將紙質文件和電子文件的整理統一起來，同時又將紙質文件和電子文件各自獨有的整理要求單獨列出，做到了總分結合、條理清晰。新《規則》規定：歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規則》“5一般要求”的規定。這個規定將電子文件的整理和紙質文件的整理統一起來，做了一致性的要求。同時，對電子文件獨有的整理要求做了單獨的規定：①歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標準執行。②歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014）GB/T18894等標準的應用系統。

細化了整理要求，強化了操作規范

新《規則》汲取了各地實施細則好的做法，進一步細化了整理要求，將組件、分類、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等項工作具體化，實際上是規則和細則的有機統一，強化了操作規范，使其更具操作性。

1.細化了“件”的構成

對于“件”的構成，《規則》中只列出了六種最常見的情形，而新《規則》一共列出了12種情形，特別是提出了法律法規等重要文件的歷次修改稿、會議紀要、會議記錄、文件處理單和發文稿紙等“件”的構成，重新規定了來文與復文一般獨立成件，也可為一件。這12種情形基本涵蓋了歸檔文件的種類。與老《規則》相比，有下列三種情形：①新列情形。正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。②重新規定的情形。來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。③略有變動的情形。文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）。

2.進一步明確了件內文件排序要求

對于件內文件的排序，《規則》在裝訂項中列舉了五種情形，新《規則》新增加列舉兩種情形：①不同文字的文本（特殊規定的除外）。漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。②有文件處理單或發文稿紙的。文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。

3.明晰了歸檔文件的歸屬年度

《規則》未對一些跨年度、時間無法考證等文件的歸屬年度作出明文規定，在實際操作中就出現了不同的處理辦法，有的歸入開始的年度，有的歸入結束年度等。新《規則》將這些文件的歸屬年度進行了明晰：①跨年度文件。一般應以文件簽發日期為準；跨年度形成的會議文件歸入閉幕年；跨年度辦理的文件歸入辦結年。②計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件。內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期判定所屬年度。③年度無法考證的文件。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

4.質量要求具體化

《規則》對歸檔文件的質量作了簡單的要求，而新《規則》增加了修整項，將歸檔文件質量要求具體化：①修整要求。歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。②修復依據。歸檔文件已破損的，應按照DA/T25-2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。③去除原裝訂用品。歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。長期（30年）以上保管期限的歸檔文件均應做到此要求。④文件折疊。對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

5.明確了裝訂要求、方式、方法和用材

歸檔紙質文件材料的裝訂，可以以件為單位固定整理對象，區分不同整理單位，保障檔案安全，避免因工作失誤或違法違紀行為造成檔案損失，也方便管理，減輕管理負擔，降低檔案接收、利用等管理時的工作量。而《規則》中只是提出歸檔文件應按件裝訂，并沒有對裝訂方式、裝訂方法、裝訂材質選擇等作出具體的要求。各地實踐中則采用了三孔一線、縫紉軋邊、膠水粘貼、文件封套、不銹鋼釘等方法，標準并不統一。新《規則》結合裝訂效果，從是否有利于檔案保護、是否方便還原、是否利于檔案管理三方面因素，綜合確定了歸檔文件具體裝訂方式、裝訂方法、裝訂材質，同時也提出了限定條件。①一般要求。歸檔文件一般以件為單位裝訂；裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理；原裝訂方式符合要求的，應維持不變；相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。②裝訂方式方法和用材。永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。③限定條件。用于裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

幾項新規定和新變化

1.歸檔文件必須編制頁碼

《規則》規定在編制歸檔文件目錄時填寫頁數，沒有提出編制頁碼的要求。不編制頁碼只填寫頁數的做法雖然大大節省了工作量，但由于歸檔文件大多存在文件處理單、發文稿紙等其他件內文件，不統一編頁碼就影響了檔案齊全完整，給檔案安全帶來隱患。而且由于填寫頁數時存在計算過程，容易出錯，在移交查驗時需要重新計算，實際上是大大的增加了工作量。針對這個問題，新《規則》對頁碼的編制作出了明確的規定：①一般要求。紙質歸檔文件一般以件為單位編制頁碼。②編制方法。頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。③不編制頁碼情形。文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

2.增加檔號內容

檔號是檔案館（室）在整理檔案和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，包括全宗號、案卷目錄號、類別號、案卷號、件號、張（頁）號，《規則》規定在每份歸檔文件的首頁加蓋歸檔章，但未提出編制檔號的要求。而檔號作為檔案的身份證，是存取檔案的標記，同時具有統計監督作用。編制檔號是對檔案進行規范管理的基本要求，也是對不同類型檔案進行統一管理的前提。鑒于此，新《規則》增加了檔號編制原則、檔號結構和檔號編制方法等檔號內容。①編制原則。歸檔文件應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則，依據分類方案和排列順序編寫檔號。②檔號結構。全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。③編制方法。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS· 2011-Y-BGS-0001”。④編制要求。a）全宗號：用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照DA/T13-1994編制。b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2013”。c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，省略機構（問題）代碼。e）件號：件號用4位阿拉伯數字標識。歸檔文件確定的唯一、合理的檔號，既便于接收、利用、統計、檢索等管理工作，又能夠在紙質文件材料、電子文件、照片、錄音、錄像之間建立聯系，為多形式、高水平的檔案資源開發奠定了好的基礎。檔號中“門類（代碼）”項的使用，使新《規則》不單是適用于文書檔案，也可適用于其他類別的檔案，擴充了新《規則》的使用范圍。

3.將室編件號和館編件號合二為一

館編件號設置的初衷是防止移交進館的檔案因鑒定、整理時抽出、補入等出現斷號、跳號現象。而在這些年的工作實踐中，大多數的單位補入檔案都放在年度最末，抽出的檔案在實際工作中很少遇到，即使遇到這種情況也在備考表中作說明，很多檔案館在接收按照《規則》歸檔整理的檔案時，也不再編館編件號，而是利用室編件號代替館編件號，在全宗介紹或立卷說明中做注釋。實踐證明，館編件號基本失去了存在的價值。另一方面，件號作為檔號的組成部分，其唯一性、穩定性至關重要，分設室編件號和館編件號違背了檔號編制唯一性、穩定性的要求，同一件檔案存在兩個件號，很容易引起認知和管理的混亂，給檔案管理增加不必要的麻煩。新《規則》將室編件號和館編件號合二為一，確保檔號中件號的唯一性、穩定性。①一般要求。室編件號和館編件號合二為一簡略為件號，是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號。②標識方法。用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

4.歸檔章項目作了必要修改

作為紙質文件材料歸檔標志的歸檔章，其項目包括全宗號、年度、類別、保管期限、室編件號、館編件號等，實際上就是檔號章。《規則》歸檔章的設計上基本符合簡化整理、盡量減少手工勞動的宗旨，符合實際需要。因此新《規則》歸檔章的格式保持原六格章樣不變，尺寸不變，根據室編件號和館編件號合二為一的要求，將原室編件號改為件號，原館編件號位置作為頁數。

5.增加歸檔文件目錄項目，調整樣式

新《規則》在原來的基礎上，對歸檔文件目錄項目設置、格式作了適當調整，并提出了歸檔文件目錄裝訂成冊的要求。①目錄項目。刪除原歸檔文件目錄件號項，增加序號、檔號、密級等三個項目，提出在編制歸檔文件目錄時，來文與復文作為一件的，對復文的編目應體現來文內容。②目錄格式。歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面橫向設置。③目錄裝訂。歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封，面封面設置在原全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）基礎上增加全宗號。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。

[1]中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T?22—2015）.

[2]中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T?22—2000）.

[3]李忱，丁德勝.《<歸檔文件整理規則>修訂方向初探》《中國檔案》（2014.5）.

[4]《<歸檔文件整理規則>與各地實施細則和辦法之比較》，中山市檔案信息網。《電子文件管理理論和實踐》，百度文庫.

作者單位：玉溪市檔案局