我省法律援助案件檔案管理的實踐與思考

■　楊長利　陳雪嬌

我省法律援助案件檔案管理的實踐與思考

■楊長利陳雪嬌

法律援助制度，也稱法律救助，是世界上許多國家普遍采用的一種司法救濟制度，它作為實現社會正義和司法公正、保障公民基本權利的國家行為，在一個國家的司法體系中占有十分重要的地位。1994年初，司法部首次公開提出建立中國司法法律援助制度的設想，并陸續在北京、上海、廣州、青島等城市開始了法律援助制度的試點。2003年7月21日，為保障經濟困難的公民獲得必要的法律服務，促進和規范法律援助工作，國務院制定發布了《法律援助條例》。此后，法律援助工作迅速發展，在促進人權司法保障、推進民生建設中發揮了非常重要的作用，有力維護了人民群眾的合法權益。期間，形成了大量的法律援助案件檔案，但大多存在收集不齊全、整理不規范、保管不安全、利用不方便的問題。針對這些問題，為收好、管好、用好法律援助案件檔案，全國很多地區相繼出臺了法律援助檔案管理辦法，對推動當地法律援助案件檔案的規范整理起到了積極的作用。

由于各種原因，云南一直沒有出臺這樣的規范，法律援助案件檔案的整理處于各自為戰的狀態，全省各地法律援助案件檔案的收集范圍、保管期限、整理方法、移交接收等都沒有統一的要求。為加強和規范我省法律援助案件檔案管理工作，云南省檔案局和云南省司法廳于2014年10 月17日制定下發了《云南省法律援助案件檔案管理辦法（試行）》（以下簡稱《管理辦法》）。《管理辦法》明確了法律援助機構、法律援助案件承辦機構和人員在法律援助案件檔案管理中的職責；對法律援助案件檔案立卷歸檔的原則，歸檔材料的收集，卷內材料排列順序，案卷的編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀與移交等均作了明確規定，對案件檔案封面、卷內目錄填寫內容作了統一要求。《管理辦法》的實施，對規范云南省法律援助案件檔案的管理工作，提高法律援助機構案件檔案的規范化、標準化管理水平取到積極推動作用。

玉溪市檔案局和司法局收到《管理辦法》后，及時組織相關業務人員進行學習和研討，并對市級和9縣區法律援助中心法律援助案件檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行調研。通過調研，我們發現，由于沒有統一的要求，各縣區大部分法律援助案件檔案沒有經過系統整理，少部分經過整理的檔案也不規范。為此，市檔案局和市司法局要求市級和各縣區法律援助機構要在2015年底前按照要求，把歷年來形成的法律援助案件檔案整理規范。在研究中我們還了解到，《管理辦法》雖然對法律援助案件檔案立卷歸檔的原則，歸檔材料的收集，卷內材料排列順序，案卷的編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀與移交等均作了明確規定，對案件檔案封面、卷內目錄填寫內容作了統一要求。但對整理原則和檔案數字化的規定過于籠統，也沒有案卷封面、盒脊樣式及規格、卷內備考表、卷內目錄、移交登記表、案卷目錄、案卷目錄封面沒有統一的規格樣式，不便于操作。按照《管理辦法》所整理出來的檔案，可能也會五花八門，達不到規范化的要求。

針對這些問題，玉溪市檔案局和市司法局依據《管理辦法》要求，結合基層實際，經多方征求意見，形成了《玉溪市法律援助案件檔案整理辦法（試行）》（以下簡稱《整理辦法》）。《整理辦法》在《管理辦法》規定的基礎上，結合基層實際，進一步細化要求，使之更具操作性、指導性。按照《管理辦法》和《整理辦法》的要求，市級和紅塔區、江川縣已經完成了歷年法律援助案件檔案的規范化整理工作，共整理案件檔案4300余卷，其他縣正在有序推進。

一、《整理辦法》的創新與實踐

（一）全宗設置及其分類

法律援助案件檔案不設獨立全宗，作為市、縣（區）司法局全宗下單獨的一類專業檔案，與文書檔案、會計檔案、科技檔案、照片檔案、實物檔案等作為司法局全宗一級類目，下設刑事案件、民事案件、行政案件、非訴訟案件四個二級類目，二級類目下按年度——保管期限進行分類歸檔。

（二）立卷歸檔

按照一案一卷的原則立卷，以卷為保管單位，采用子母盒方式進行管理。規范統一案卷封面、卷內目錄、檔案盒規格、案卷目錄、移交登記表、卷內備考表等，并制定了規格樣式，做到全市范圍內標準統一。

1.案件封面的構成。封面由檔號、案件類型、案號、收案日期、結案日期、案卷題名、受援人、對方當事人、承辦單位、承辦人員、審理機構、主辦人、審結案號、審級、案件辦理結果、立卷人、歸檔時間、保管期限、密級等內容構成，并對每一項內容的填寫進行舉例說明。與《管理辦法》相比，新增了“對方當事人”、“總頁數”、“密級”、“備注”四項，并將“案由”修改為“案卷題名”。在錄入要求中明確案卷題名一項應填寫受援人+案卷事項，如儲xx申請交通肇事案件法律援助。

2.卷內目錄表及著錄要求。由承辦人員在結案時，按要求填寫或打印卷內目錄。其中：“文號”為新增項目（著錄要求按照檔案數字化中文件級目錄要求著錄）；日期填寫材料形成時間，統一著錄格式為8位阿拉伯數字；頁號按“檔號”中要求填寫材料起始頁號。

3.檔號結構：《管理辦法》第二十五條規定，檔案編號結構為：全宗號—案件類別·年度—保管期限—案卷號。在實踐中，我們按照《檔號編制規則》（DA/T13-94）的規定，檔號結構選擇全宗號—類別號—案卷號—件、頁（張）號的結構，即全宗號—案件類別·年度·保管期限—案卷號—頁（張）號。案件封面及案卷目錄中的檔號項不填頁（張）號。其中：全宗號為法律援助機構所屬司法局全宗號，由本級國家綜合檔案館給定；案件類別填寫法律援助案件所屬類型，分刑事、民事、行政、非訴訟四類，分別以“XS、MS、XZ、FS”進行標識（漢語拼音，大寫）；年度填寫法律援助機構審批年度，以4位阿拉伯數字標注；保管期限分為永久、30年、10年，分別以“Y”、“D30”、“D10”標識；案卷號按照同類型案件檔案，在同一年度下永久、30年、10年的保管期限分別排列編流水順序號，不能有空號或重號，采用三位阿拉伯數字標識；頁（張）號按照案卷內每份材料的起始頁號，以三位阿拉伯數字標識。

4.檔案盒。整理規范的案卷統一裝入檔案盒內，填寫有關項目。所填項目全部采用黑色碳素墨水進行填寫。各立卷單位也可根據實際情況用無酸牛皮紙打印后粘貼在檔案盒相應位置上，但不得更改樣式。檔案盒脊填寫全宗號、類別號、起止案卷號。類別號按照檔號中“案件類別·年度·保管期限”要求編寫，如：刑事類2014年永久保管期限的案卷類別號為“XS.2014.Y”。

5.案卷目錄。《管理辦法》未明確要求制作案卷目錄。實踐中，我們要求法律援助案件檔案按照統一規定編制案卷目錄，可按照永久、30年保管期限混編目錄順序號，10年保管期限的單獨編制目錄順序號。每一本案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜，超過1000時以完整年度斷號，從頭另編目錄順序號。

（三）案件檔案數字化

《管理辦法》對案件檔案的數字化未作明確規定和要求，在實踐中，我們根據數字檔案館和數字檔案室建設的相關要求，對檔案數字化作了具體的規定和要求。

1.法律援助案件檔案使用全市統一的檔案管理軟件進行管理，開展檔案的條目錄入及原文數字化工作。

2.案卷級目錄著錄項目。全宗號、案卷號、年度、案件類型、案號、收案日期、結案日期、案由、受援人、對方當事人、承辦人、承辦單位、審理機構、主辦人、審結案號、審級、案件辦理結果、立卷人、歸檔時間、保管期限、總頁數、密級。其中：年度填寫法律援助機構審批年度，與檔號中一致，填寫4位阿拉伯數字，如2014年著錄為“2014”；收案日期、結案日期、歸檔時間統一著錄為8位阿拉伯數字；承辦單位、審理機構必須填寫單位機構的全稱。

3.文件級目錄著錄項目。順序號、材料名稱、日期、頁號、文號。其中：日期填寫材料形成時間，統一著錄格式為8位阿拉伯數字；頁號按“檔號”中要求填寫材料起始頁號；文號為文件制發機關、團體或個人編制的文件編號，照原文著錄，無文號此項為空，對文件編號的括號一律用“［］”著錄，“［］”內一律用四位阿拉伯數表示年份，如玉發（83）12號，著錄為玉發［1983］12號。

4.原文掃描按《云南省機關文書檔案數字化掃描規范（試行）》要求完成后，掛接到文件級目錄下。涉及國家秘密和個人隱私的案卷應列為涉密卷，按國家有關保密規定進行管理。

（四）有關規格及材料標準

1.檔案盒外表面規格及材料標準按照《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）中文書檔案盒的規格和材料標準進行統一制作。檔案盒封面可印刷“法律援助案件檔案”字樣，或采用空白封面。檔案盒脊進行了樣式統一，考慮到是子母盒方式保管，將盒脊厚度統一設定為40mm。

2.案卷封面、封底大小全部統一為A4型，采用無酸牛皮紙制作，封底可同時作為備考表。案卷目錄、卷內目錄A4型。

二、加強法律援助案件檔案管理的思考

（一）卷內材料中支付憑證的收集

基層法律援助機構因各地財務制度等因素，往往是按月或者按季發放案件補貼費用，按月或按季制作總的支付憑證，無法按照云南省辦法所要求的，每個案件都有單獨的案件補貼支付憑證。如果將支付憑證復印裝訂到相應的每一個案件中，將會造成大量的重件和不必要的資源浪費。筆者認為，對于支付憑證的收集歸檔，各地可根據實際情況確定是否收錄到案件檔案中保管，或每年的支付憑證作為單位會計檔案的一部分管理，保管期限可以確定為永久。

（二）保管期限的劃定

《管理辦法》對保管期限進行了詳細的劃分，但劃分依據過于簡單。《云南省法律援助案件檔案保管期限表》中，刑事類案件以判處年限在15年以上、5至15年、5年以下作為劃分保管期限的依據，民事類案件按照訴訟標金額在50萬元以上、10萬—50萬元、10萬以下作為劃分依據，行政類案件按照當事人一方是省一級或國家部一級單位、廳局一級單位、廳局以下一級單位作為劃分依據。如：刑事類案件15年的刑期與14年的刑期相比，雖只相差一年，但保管期限一個劃入永久、一個劃入30年。特別是行政類案件中，縣區一級最高行政級別只是縣處級，單純靠行政級別來劃分保管期限明顯未考慮到基層實際情況。加之按照2014年《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》文件精神，以后案件將實行辦案質量終身負責制和錯案責任倒查問責制，這就決定了一個案件不管涉案金額的多少、判處年限的長短或涉案人員級別的高低，辦案人員都將終身負責。如果按照《管理辦法》中所要求進行保管期限的劃分，無法滿足工作的需要。我們在實踐中的做法是將全部案件檔案的保管期限確定為永久，但這樣的做法，是否妥當，也值得商榷。

作者單位：玉溪市檔案局