智慧城市下的檔案信息化建設探析

■鄔家鵬

智慧城市下的檔案信息化建設探析

■鄔家鵬

本文對“智慧城市”的理念和檔案信息化建設進行闡述，提出了在智慧城市框架下，檔案信息化融入智慧城市的信息化服務平臺，建立基于物聯網的檔案感知系統以及基于云計算的檔案數據處理平臺的構想，以促進智慧城市下的檔案信息化服務的建設。

智慧城市檔案信息化物聯網云計算

互聯網、物聯網、云計算等先進技術的應用將人們帶入智慧城市時代，而智慧城市建設必然孕育出智慧檔案的建設。2011年，南京市檔案局館《南京市“智慧檔案”建設規劃》提出了“智慧檔案”建設的總體思路，引入云計算、RFID、微縮品數字化等先進技術，提出搭建基于物聯網和云計算技術的“智慧檔案”體系架構。2012年，北京量子偉業信息技術有限公司研發了國內首款智慧檔案管理軟件——“PDE”數字檔案管理系統。2014年，湖州市檔案局啟動了湖州智慧檔案之數據共享平臺建設工作，通過“智慧檔案”建設實現民生類檔案信息“一站式”服務，由此可見，中國正逐步邁向智慧檔案時代。

一、智慧城市背景下的檔案信息服務

智慧檔案是在數字檔案建設的基礎之上，整合利用物聯網、云計算、互聯網等信息技術，以實現檔案信息智能感知、獲取、傳輸、處理、服務的工作模式，是檔案信息化建設發展的高級形態，也是數字檔案發展的必然結果。檔案部門應借助物聯網、云計算、移動互聯網等等高新技術，通過感知、互聯、智能的方式，將一定區域內的用戶、檔案部門、檔案信息資源連接起來，組成一個新型智慧化檔案信息服務體系，同時對各類的檔案信息進行廣泛采集、監控、統計、互聯和共享，并對這些檔案信息實行智慧感知、分析和集成，滿足公眾需要。

（一）檔案檢索系統

1.集成檢索系統

檔案集成檢索系統是借助單一的檢索接口，利用統一的檢索方法，實現對分布式、異構檔案信息資源的集成式檢索操作。這些信息資源可以經集成檢索系統集中獲取，并經過整合封裝后形成統一的檢索結果，并按用戶需要的方式呈現出來。

檔案信息集成檢索既可以檢索出來自本地館藏的檔案目錄信息、檔案全文信息、檔案圖片信息、檔案多媒體信息，也可以檢索到來自其他檔案數據庫的相關信息或電子檔案信息，甚至通過主題檢索引擎檢索到各種W eb網頁檔案信息資源。因此，檔案信息集成檢索能為用戶提供統一的檢索接口，減輕用戶學習各種檢索工具的負擔，同時提供有序、格式統一的檢索結果，方便用戶的瀏覽和選擇。

2.基于物聯網的檢索系統

智慧城市是以物聯網為基礎，通過給予各類事物感知的功能，使之產生“智慧”，物聯網可以讓所有實物都能被識別、定位、跟蹤、監控、管理，構成一個全覆蓋的網絡體系，數據信息可以迅速傳遞到網絡彼端。基于物聯網的檔案檢索系統就是通過傳感和執行設備聯網，經過實體感知和信息采集達成全方位的人與人、人與物、物與物之間的相互感知、相互連接。

筆者認為，在檔案管理中，可以將RFID技術應用到智慧庫房管理的領域當中，通過使用電子標簽、智能檢索和網絡技術確認入庫的檔案實體、顯示檔案工作指令與檔案流動方向、確認檔案數量、清點檔案存放位置、確定檔案實體出入等。這樣既方便了檔案的入庫、跟蹤、查詢、調檔、清查、統計的全過程，同時也為檔案工作人員提供一個智能化的管理平臺，并且為用戶提供一個智能化的服務環境。

（二）檔案處理系統

智慧城市可把多行業的復雜系統組成一個綜合體，實現多個不同的應用系統間進行信息共享和交互的需要同時也可把不同的系統之間共同抽取數據來進行綜合計算和呈現綜合結果。面對如此繁復的信息處理過程，云計算可以很好的解決這個問題。云計算的“云”就是計算機群，每個群中囊括了幾十萬臺甚至上百萬臺的計算機，它們像云一樣的分布在用戶的周圍，用戶可以隨時運用這些資源。而“計算”則是指云計算提供給用戶的處理能力，為用戶提供服務。

借助云計算的平臺可以對資源進行切割、調配和整合，可以按照應用需要來合理分配和存儲資源。此外，通過云計算可以達到最大程度的資源共享。以往的資源共享一般都局限在一些對口或者接口相同的數據資源，如此就會導致許多數據得不到共享，在這樣相對獨立的信息資源建設過程當中就會引起不同程度的重復建設，無法避免的出現孤島現象。然而，在云模式下，全球的資源可以得到高度的整合以及真正意義上的共享，既沒有浪費人力和財力，資源也發揮巨大的效用。

筆者認為，檔案館即利用云計算可以開展自身業務，進行檔案信息的云存儲和云利用，又可以利用云計算實現“云歸檔”的服務。2010年，國家檔案局發布《數字檔案館建設指南》中也明確“鼓勵具備條件的檔案館探索采用云計算等先進技術為各立檔單位提供軟件服務和存儲服務”。云計算的龐大規模使得檔案的管理、維護和開發專業化，使得用戶可以得到專業化的服務，提高了服務質量。

（三）檔案的服務系統

智慧城市的公共信息服務平臺現有兩大功能，其一是整合分散在各個專業系統里的原始資源，形成統一的信息資源架構；其二則是對各類的信息資源進行合理封裝，提供內容豐富、形式多樣的綜合信息服務。因此，若想檔案信息化，就必須考慮將檔案融入到智慧城市的公共信息服務平臺中。

1.一站式檔案信息服務系統

為了實現檔案信息資源的充分利用，除了建立一個內部局域網，還需建立一個外部檔案信息服務網絡，在檔案網站中設置檢索模塊，將網絡上公開的檔案信息進行整合和集成，從而對利用者提供全面的檔案信息資源，也就是所謂的“一站式”信息服務。所謂“一站式”服務是在數字化、網絡化和虛擬環境的技術基礎上，將檔案信息從不同信息源中挑選出來，并經有效的組合和處理將這些信息連接成一個整體，同時借助網絡技術和應用軟件的支持，使利用者“一步到位”得到整合好的檔案信息。雖然“一站式”集成服務的背后是十分繁復的操作，但在云計算環境下，它呈現在用戶面前的是簡潔的界面和簡單的操作，大大提高了服務的便捷性。

2.基于互聯網和手機的檔案信息服務平臺

隨著4G時代的到來，手機越來越成為人們的媒體終端和閱讀終端。與此同時，諸如蘋果、漢王電紙書等新的媒介載體不斷涌現，不僅對傳統網絡信息的生產和獲取方式產生了影響，而且對人類的閱讀習慣形成了巨大沖擊。基于移動互聯網的檔案信息服務平臺一方面采用智能過濾技術，智能分析目標內容，抽取文章標題、正文和相關的圖片，另一方面采用無縫連接微博API接口，通過與微博的綁定，實現向微博的信息推送以及檔案部門與用戶的信息交互，并使用云計算技術實現頁面格式轉換，圖片縮放和低成本海量存儲，完成海量信息資源的高效計算和備份，此外，該平臺面向IPhone、IPad、Android等各類手機終端，同時支持4G門戶的構建，支持各類主流瀏覽器訪問，開發檔案館App，把電子化的公共檔案服務打包成App供人們下載、使用。

二、智慧城市檔案信息服務體系的實現

（一）政府的支持

智慧城市的檔案信息服務體系得到更好的實現，政府就必須在檔案信息服務體系的構建與運行過程中處于主導地位并在整個過程中發揮關鍵作用。政府對智慧城市檔案信息服務體系建設具有獨特的優勢。一方面，政府部門活動的規模和特點決定了政府是社會最大的檔案信息擁有者和控制者，因此政府開展智慧城市社會化信息服務具有明顯的信息資源優勢。另一方面，政府部門作為國家權力的象征，擁有雄厚的資金優勢和最大的信息基礎設施建設、使用與控制權，這決定了政府在運營智慧城市檔案信息服務的過程中可以更容易的采集信息資源和傳播信息服務產品。此外，政府運營智慧城市檔案信息服務，可以跨越不同政府部門之間的信息壁壘，更容易得實現各部門之間的信息共享與交流。

政府應做到以下兩個方面：一方面是在政策上給予支持。首先，政府可以通過制定相關政策和法律法規，為智慧城市檔案信息服務創造良好的發展環境。其次，政府可以通過制度安排為智慧城市檔案信息服務構建暢通的信息征集渠道和高效的信息共享平臺。再次，政府可以通過政策宣傳為智慧城市檔案信息服務開拓市場。另一方面是在經濟上給以扶持：政府要為智慧城市檔案信息服務的體系構建與實施運行提供資金幫助，并通過稅收減免降低智慧城市檔案信息服務的業務成本。在我國智慧城市建設尚處于起步階段，智慧城市社會化信息服務市場機制尚不成熟的條件下，政府的支持可以促進智慧城市社會化檔案信息服務的快速發展，促進其在短時間內產生顯著成效。

（二）市場的驅動

市場驅動可以使信息服務體系的構建與實施運行都由商業化運作的信息服務機構發起并負責，信息采集、加工與業務開展主要依照市場需求進行。在市場驅動下，智慧城市社會化檔案信息服務的體系構建與運行實施具有更大的自主性，更能反應市場信息服務需求，通過市場競爭可以促進信息服務機構不斷壯大自身整體實力。與政府驅動模式相比，市場驅動下的智慧城市信息服務業務流程更加靈活、產品更加豐富、經營效率更高。

首先，由于市場驅動模式下的智慧城市信息服務是市場需求導向的，各項業務流程的形成都源于市場需求，不受太多的行政機制干預，因而其靈活性更高。其次，市場驅動模式下，智慧城市信息服務機構需要針對市場上不同客戶的需求開展層次多樣的信息服務業務，提供門類齊全的信息服務產品，因而其面向的細分市場更加明確，業務分工更加細化，信息服務產品也更加豐富。再次，市場驅動模式下，智慧城市信息服務機構以營利為目的，自負盈虧，與政府驅動模式下的信息服務機構相比，其生存壓力更大、發展動力更強。

筆者認為，市場驅動模式更加有利于智慧城市社會化信息服務的發展，但由于市場驅動模式需要有較高的市場發展條件，如社會信息服務需求強烈、信息用戶具備較高信息消費能力、信息服務市場的法律法規健全等，但我國當前的信息服務市場并不具備這些條件，所以智慧城市社會化信息服務的發展初期仍需要以政府干預為主，在不斷健全信息服務市場建設的過程中，逐步向市場主導過渡，這也是智慧城市社會化信息服務發展的必然趨勢。

智慧城市建設是一個漸進的過程，筆者相信，我們一定能夠通過不懈努力，逐步克服智慧城市檔案信息化遇到的重重困難，真正建設起適應數字城市、數字規劃、數字建設、數字管理要求的信息化檔案服務中心。

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作者單位：上海大學圖書情報檔案系