“互聯網+”時代檔案數據管理面臨的機遇與挑戰

■　王程程

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“互聯網+”時代檔案數據管理面臨的機遇與挑戰

■王程程

“互聯網+”是我國政府對互聯網時代的全新認識，該理念的提出將互聯網應用推入了一個新的發展階段，使得互聯網不再僅局限于基礎的應用，開始在更大的范疇中進行發展，延伸了互聯網絡的應用功能。受到“互聯網+”的影響，檔案數據管理在新時期也迎來了新的機遇與挑戰，如何把握機遇，應對挑戰成為了相關工作人員需要思考并給予解決的問題。

一、機遇分析

檔案數據管理是每個企業內部工作中的必要環節，其能夠強化檔案在企業之中的作用，并且能夠為企業的管理工作和決策工作提供有效的支持。但是由于在之前很長一段時間里檔案數據管理的重要性并沒有得到企業的認可，因此各單位之中的檔案數據管理仍存在很大的疏漏，經常限制了檔案數據管理的發展和應用。而“互聯網+”的出現，對各行各業傳統的工作模式進行了沖擊，不僅推進了企業的整體性發展，同時也為檔案數據管理工作帶來了大量的機遇。

首先，為檔案數據管理工作指明了新的方向，讓單位內部檔案數據管理工作能夠有機會脫離原有的工作思維和工作模式，在互聯網的支持下實現檔案數據管理的升級和轉型。

其次，“互聯網+”為檔案數據管理提供更多的技術支持。互聯網在我國各大企業之中已經達到了基礎性的普及，因此絕大多數的企業都進行了信息系統的建設，實現了檔案信息的數字化管理。但是這一管理模式仍處于初級階段，并沒有對互聯網進行更深層次的應用，而“互聯網+”的提出，實際上就是對互聯網功能的進一步挖掘，不僅提升了互聯網的應用價值，同時也給檔案數據管理工作提供了新的技術支持，使其能夠依托于“互聯網+”對工作內容進行進一步的豐富和提升。

二、挑戰分析

在“互聯網+”時代機遇與挑戰并存，因此相關單位在把握“互聯網+”帶來機遇的同時，也應對其帶來的挑戰進行關注和思考。并強化對挑戰方面的研究，進而為今后的解決工作做好充分的準備。下面筆者就針對“互聯網+”時代檔案數據管理工作面臨的挑戰進行一下簡單的分析：

（一）管理觀念狹隘，管理內容單一

“互聯網+”時代最大的特點就是網絡與生活緊密結合在了一起，成為人們工作生活中的輔助性工具。在數據信息不斷增多的情況下，傳統的檔案管理觀念已經不能發揮出應有的作用，與“互聯網+”視野下的檔案管理觀相比較，傳統檔案管理觀的視野過于狹窄，不能對檔案進行綜合性的管理，難以從全局的角度對數據信息進行認識和分析。這在一定程度上阻礙了數據信息的應用，難以對現代提出的智慧生活進行支持。并且需要注意的是，數字檔案館已經成為未來檔案存儲與應用的主流，但是由于科技以及人才等方面的限制，很多企業或者地區很難有效的構建數字檔案館，因此造成了檔案數據管理工作上的差異，各企業各區域間的檔案數據管理工作都有著明顯的差距，不利于檔案信息資源的整合與優化。

（二）人才應用不足，技術要求提升

現階段“云計算”已經得到了社會大眾的普遍認可，其成為了“互聯網+”時代的重要標志，同時也是優化檔案數據管理的核心技術之一。但是在實際應用過程中我們能夠看到，各大企業之中能夠熟練掌握現代互聯網技術的檔案數據管理人員少之又少，很多檔案數據管理人員甚至不懂什么叫做“云計算”，也不能對互聯網中的優勢資源進行應用。除此之外，“互聯網+”時代的到來，要求檔案數據管理工作在質量、效率、作用等方面都有所改變，在優化數據管理的同時，增加數據信息的應用價值。而要想達到這一點就必須要有現代化的技術進行支持，但是當前各大企業的工作重點仍然僅限于生產銷售方面，只要生產銷售搞得好，其它工作的優劣并不會得到企業內部管理層的重視，因此在“互聯網+”時代，技術上的革新與發展也是檔案數據管理工作面臨的挑戰之一。

三、應對策略分析

要想在“互聯網+”時代促進檔案數據管理工作的發展，就一定要迎難而上，對“互聯網+”帶來的機遇和挑戰進行有效的利用，在機遇和挑戰的推動下，實現檔案數據管理工作的質變，進而使檔案管理工作能夠與時俱進，時刻保持較高的先進性和科學性。

（一）引入現代觀念，進行綜合管理

“互聯網+”時代，大數據是主流的觀念，因此在進行檔案數據管理工作的過程中應改變之前傳統的管理觀念，構建大檔案思維，對檔案信息進行綜合性的管理，依托于現代的“云計算”增加信息的搜集與管理工作，并以數字檔案館的形式，將各類檔案信息在網上進行共享，方便企業內部工作人員進行查閱。同時，要設立智能化的數據信息管理系統，可以讓企業內部工作人員通過關鍵詞搜索的方式找到自己想要的檔案，并且系統能夠根據工作人員選擇的檔案信息內容進行適當的分析，總結出一定的規律或特征，進而讓工作人員在進行思考或者決策的過程中能夠得到一定的啟示，減少了查找資料、分析資料方面的困難。

（二）培養專業人才，重視技術革新

在“互聯網+”時代檔案數據信息分析的準確與否直接影響著企業的生產與發展，因此企業需要轉變對檔案數據管理的態度，并給予檔案數據管理足夠的支持。首先，企業要意識到“互聯網+”時代對檔案數據管理工作人員提出的新要求，組織工作人員進行新技術、新觀念的學習。并且，對于人才極度匱乏的單位還可以通過外聘的方式，緩解內部現代管理人才不足的弊端；其次，檔案數據管理人員應注重技術上的革新，除了要構建起現代化的網絡信息管理系統，同時還要不斷的進行系統的升級和優化，對國內、國外企業檔案數據管理工作的先進經驗進行學習，及時更換或者創新檔案數據管理應用到信息技術和網絡技術；最后，企業應針對檔案數據管理工作制定新的管理制度，著重強調檔案數據管理工作與互聯網結合的重要性，并結合“互聯網+”時代的特征規定管理人員的工作職責和工作目標，對技術和能力存在欠缺的管理人員及時給予處理，避免影響檔案數據管理工作的進行。

（三）進行個性管理，做好檔案服務

需要注意的是企業之中各部分的工作存在著較為明顯的差異性，每個部門在工作過程中產生的數據信息以及需要參考的檔案數據信息等都有所不同。因此在“互聯網+”的支持下，檔案數據管理人員應對檔案數據管理工作進行優化，增加其對各部門的針對性服務，可以將不同部門的檔案數據信息整合到一起進行針對性管理，并根據部門的不同進行檔案數據信息的分類。不僅如此，檔案數據管理人員還可以與具體部門的工作人員進行溝通，了解各部門對檔案數據信息的個性化需要，并以這種需要為依據對檔案數據管理工作進行調整，利用網絡這一平臺滿足企業內部不同部門的差異性需要。

綜上所述，在“互聯網+”時代，企業與網絡之間的聯系愈發緊密，企業中的各項工作會因為“互聯網+”的出現而產生新的變革。鑒于此，檔案數據管理應順應這種發展，借助“互聯網+”對線上檔案數據管理工作進行優化，并根據各部門的不同需要給予個性化服務，進而突出檔案數據管理工作的作用，幫助企業在“互聯網+”時代得到更大的發展。

（作者單位：西安工程大學檔案館）