大數據時代對檔案工作者的影響及應對措施

■金 瓊

大數據時代對檔案工作者的影響及應對措施

■金 瓊

大數據時代的到來對檔案職業以及檔案工作者產生了極大的沖擊，但也加快了檔案職業改革與發展的進度。在這一背景下研究對檔案工作者的影響及應對措施，有助于改善其生存狀態及發展趨勢，同時也有助于創新檔案理論，豐富檔案實踐，促使檔案職業獲得更大的發展動力。

一、大數據時代對檔案工作者的影響

（一）檔案工作者管理方式的轉變

一方面，檔案工作者的管理方式在“時間”層面發生轉變。在長期的檔案工作實踐中，大多數檔案工作者將自身職能定位為“傳”與“承”，過多注重檔案信息資源的過去與未來，通常保持著一種“重藏輕用”的思想，因此勢必會造成其與實踐相脫節，工作聲譽遭受損害，從而影響檔案工作的發展進程。但是隨著大數據時代的來臨，人們的檔案意識提高，對檔案信息資源的需求逐漸增加，檔案工作也顯現出向開放型、服務性、指導型轉變的趨勢，此時，檔案工作者的職能在“時間”這一層面上由“傳”與“承”向“傳”“承”“用”的觀念轉變，“重藏輕用”的思想逐漸淡化，不僅注重過去和未來，同時也開始注重現在。

另一方面，檔案工作者的管理方式在“空間”層面發生轉變。長久以來，檔案工作者的管理在“空間”層面上多局限在“館”“室”之中，不論是檔案的來源還是檔案工作者所服務的對象、范圍也局限在一定的區域中，例如傳統的檔案管理中，檔案信息資源多來源于本單位的各個業務部門，而檔案室的服務對象也多為本單位。大數據時代，在檔案服務中引入數據挖掘、數據分析和數據可視化等大數據技術讓利用者更為便捷地從海量檔案信息中找的到所需要的信息資源，此時，檔案的來源以及檔案工作者所服務的對象不再受區域的限制，其服務范圍也將遍及整個網絡信息系統。

（二）檔案工作者對檔案資源操控力的轉變

一方面，檔案工作者對檔案信息資源的控制力逐漸削弱。在過去的實踐中，由于檔案管理機構對檔案資信息源的壟斷，人們對檔案信息的獲取多源于檔案管理機構。大數據時代，隨著信息技術特別是網絡技術的迅猛發展，人們得到檔案信息的途徑增多，更多的檔案信息資源可以通過網絡平臺獲取，在網絡技術的沖擊下，檔案工作者對檔案信息資源的控制力逐漸弱化。同時，大數據時代信息文獻資源共享共建的特點使檔案原本具有的內容機密、保管分散等缺陷日益顯現，檔案工作者必須要利用檔案信息數字化來彌補檔案的缺陷，從而不可避免地削弱了其對檔案信息資源的控制力。

另一方面，檔案工作者對用戶利用檔案資源的控制力逐漸削弱。長時間內，檔案管理部門主要為本單位或少數人提供檔案服務的機構，致使大多數有檔案資源需求的人們不能及時有效地利用檔案。大數據時代的到來，由于信息管理理念及管理方式的不斷革新，檔案管理的重心也隨之轉變為檔案信息公開與網絡化服務。檔案信息資源只要以不損害國家秘密、組織利益和個人隱私為前提，都應最大程度的實現檔案信息的公開和利用，只有這樣才能有效整合巨大的檔案信息資源，使檔案價值得以最大發揮，從而也自覺地削弱了檔案工作者對檔案信息資源利用的控制力。

（三）檔案工作者職責內容和管理重心的轉變

一方面，檔案工作者職責內容的拓展。傳統時期，檔案工作者更多注重的是檔案工作，在檔案形成之前的文書工作往往被忽視，致使檔案工作與文書工作之間存在著明顯的界限。信息時代的到來，電子文件和數字檔案等多種類型的檔案資源隨之應運而生，文書工作幾乎依靠網絡進行，文書工作完成后就能夠即時進行存儲歸檔，繼而形成檔案。檔案工作與文書工作之間的關系越來越密切，其界限也變得越來越模糊。電子文件和數字檔案的獲得、鑒定等工作與文件形成過程中的業務活動相關聯，為確保由電子文件和數字檔案具有原始性、真實性、可辨性與憑證性的特性，檔案工作者則需要“插手”文件的形成過程，即對電子文件等檔案資源與文書工作進行監督管理，進而保障檔案信息的價值。因此，檔案工作者職責內容也延伸到文件管理層面，把數字檔案信息管理要求貫穿文件的生成、流轉、管理、利用之中，檔案工作者將進行“全程管控”。

另一方面，檔案工作者管理的重心發生改變。在傳統的檔案管理中，檔案實體作為檔案工作者的管理對象，對其收集、整理、保管及利用的過程自然是檔案工作者所關注的部分，因此，對檔案實體的管理則成為檔案工作者的管理重心。大數據時代，檔案工作者通過進行收集、整理、鑒定、編研等工作，把檔案信息資源分門別類進行整理，當用戶要從如此繁多的資源中找出自己想要的信息時，檔案工作者就需為其提供指導使其順利找到所要的內容，或者將已篩選整理后的資源供人所使用。該意義上來說，檔案實體已經不是檔案工作者管理的唯一內容。此種改變使得檔案工作者對檔案的管理重心由其對實體的管理向對信息、對知識的管理轉變，由人工控制向智能控制轉變。

（四）對檔案工作者業務素質的影響

大數據背景下，電子文件和數字化檔案在檔案資源中的比重增加，檔案工作的開展主要借助于網絡技術，檔案的收集、整理、鑒定、編研、保管和利用等日常工作與傳統的檔案管理存在明顯差異。這就需要檔案工作者在熟悉傳統檔案管理方式的同時，充分掌握大數據時代的社會發展規律和大數據發展理念，在學習與實踐中形成大數據思維，提高自身對數據資源的敏感性。逐步增強自身業務素質，要具有熟悉新技術與靈活操作新設備的能力，比如掌握數據存儲、數據挖掘、數據分析和數據可視化等信息技術，使檔案資源最大程度得以開發利用，為用戶提供優質的服務。檔案工作者還需不斷改善自身的知識水平、溝通和表達能力，努力將自身打造成為專業化程度高、綜合素質能力強的檔案專業人才。

二、大數據時代檔案工作者方面的應對策略

（一）增強檔案工作者能夠勝任本職工作的自信心

大數據的全面到來對社會中各種職業產生著多方面的影響，它在促使新型職業產生的同時也使一些傳統的職業面臨著挑戰。許多學者認為，當前處于發展瓶頸的檔案職業假設在大數據時代依然以傳統的模式運行，則在不久的未來，其極有可能被新型職業所取代甚至消失在歷史的舞臺。這無疑給廣大檔案工作者造成了一定的心理壓力。但是，回首檔案職業發展的歷史，不論檔案工作者的社會聲望與地位如何，他們一直在自己的本職崗位上竭盡所能，在一定程度上確保了社會各項事業的正常運轉與順利發展，同時使得大量歷史文化得以保存、流傳，使得優秀文化與文明得以傳承。再者大數據時代雖然沖擊著傳統的檔案管理模式，加大了檔案工作管理的難度，但是與此同時檔案工作也可憑借信息技術的力量延伸到生活的各個層面，從而提高檔案工作的影響力。況且在我國，黨、國家給予檔案職業高度重視，對廣大檔案工作者非常關心，且為這一職業的發展提供了良好的政治、制度條件。綜上原因，檔案工作者無需擔心檔案職業的將來，要努力思考大數據時代檔案職業的生存趨勢和發展態勢，探討怎樣在社會變革期間尋求正確的改革途徑與發展模式，要提高對檔案職業的自信心，在詮釋自己社會使命的前提下增強對職業的自豪感和歸屬感，積極投身到對檔案職業不懈奮斗中，為檔案職業的穩步發展與不斷創新增添永恒的動力和有利的保障。

（二）加快檔案工作者職責內容和管理重心的轉變

一方面，要促進檔案工作者職責內容的擴展。當前信息技術迅猛發展，“檔案工作者的視角和職責必須從文件的歸宿擴展至文件的源流， 將檔案管理的要求嵌入文件管理系統， 實現文件檔案的一體化管理”。這就必然使得檔案工作者的職責不能再像傳統時期那樣以檔案實體為中心、保持一種“坐等檔案上門”的檔案管理模式，而是要不斷擴展自己主動對文件管理的履行職能，從而為自己爭取較大的生存環境。大數據背景下，在實現文件檔案一體化的技術方面絕非難事，但是這也向檔案工作者提出了更高的要求，檔案工作者必須對自己單位的工作方式、業務內容以及文件流程有足夠精準的掌握，積極參與到對電子文件管理系統的設計之中，將自身的職業理念轉化成信息語言向技術保障人員進行提供，借助技術保障人員對檔案工作者需求的理解將職業理念得以最終實現，繼而促進檔案工作者職責內容的擴展，重新找回“文件管理”這一職責。

另一方面，加快檔案工作者管理重心的轉變。首先，檔案工作者要具備專業化的檔案管理水平。為了提高對檔案信息資源的管理，檔案工作者不僅要做好對檔案信息資源的保管、開發與利用工作，而且還要主動參加到處于大數據背景下檔案管理規范的制定、檔案標準軟件的編定、檔案法規的規范等工作之中，并且還需加強對信息技術的了解，特別是網絡科技與計算機科技的進展程度，順應當下科技的發展趨勢，做好檔案管理中軟件、硬件方面更新的功課。其次，檔案工作者要不斷提高檔案信息服務的能力。大數據時代，僅僅依靠為檔案需求者提供檔案利用很難使檔案自身的作用與價值得以充分實現，檔案工作者需進一步研究檔案潛在的信息內容，促進檔案資源發掘的速度、深度及廣度，使自己變成真正意義上檔案資源的參謀者與提供者，從而能夠更好地為檔案需求者提供檔案信息服務。再次，檔案工作者要加強對檔案利用者的指導工作。信息時代，檔案工作者需對檔案信息資源與計算機條件下的檢索技術有充分的掌握，然后為檔案利用者能夠迅速、準確地查找到所需要的信息提供指導技巧。

（三）提升檔案工作者的專業水平

一方面，要促進傳統技能與新技能的融合。傳統時代，檔案收集、整理、保管、鑒定、編研等技能的應用通常是以紙質檔案為主。大數據時代，隨著檔案資源的呈現形式及管理方式的變化，檔案工作者只有不斷對檔案專業技能進行創新才可以適應社會公眾的需求。計算機網絡與數字化科技的發展促使檔案呈現出數字信息的模式，而辦公自動化與檔案信息管理兩個系統的普遍使用也促進了電子文件和元數據的自動捕捉與即時歸檔，這些因素使得大數據時代的收集工作具備了前端控制、自動性、即時性及一體化管理的特點。大數據時代的整理工作受檔案信息系統信息自動分類一系列特性的影響，使信息自動檢索、元數據標引與數字檔案著錄等成為檔案整理中不可缺少的整理技能。在保管工作中，面對用戶對數字檔案信息資源長久保存、資源穩定性及信息真實性的重視程度，數據備份與遷移技術、信息保密技術與數據庫技術得以普遍利用。但是，在促進檔案工作者專業技能創新的同時，還應重視傳統技能的繼承發展。大數據時代，對大量的數據檔案進行鑒定與清理工作能夠防止生成許多數據垃圾，還可有效地防止隱私不受損害。同時，能夠保障數字檔案信息的真實性、準確性。編研技能主要是把諸多數字檔案信息提取精華，進行二次文獻開發，為檔案需求者提供優質和高效的服務。處在轉型階段的檔案職業，只有將傳統技能與新技能相融合才能促使檔案職業的穩定和有序發展。

另一方面，要建立專業的檔案工作者隊伍。一是注重檔案專業人員的引進與現有人員的培訓。大數據時代對檔案工作者的專業化程度提出了更高的標準，檔案工作者結構層次的差異以及能力素質多樣化的狀況必須要逐步得到改善。不僅要注重對精通數據挖掘與存儲、數據分析與數據可視化等技術的專業人員的引進，還要注重對當前檔案工作者的培訓，使其掌握新時期檔案職業的相關理論與工作方法，培育其大數據思維，增強對數據信息資源的敏銳度。二是要提升檔案工作者的職業道德水平。提升檔案工作者的職業道德水平是優化檔案隊伍的前提，能夠使其不斷增強對自身職業的自信心、責任心與自豪感，檔案工作者應將此作為自己畢生的信念與追求。三是完善人才培養模式。構建檔案職業資格認證制度，可以正確的進行人才錄用，提升該職業的準入門檻，從根源處改變檔案工作者的結構層次，提高職業道德水平，是改善檔案工作者綜合素質的主要手段，尤其是邁向檔案職業化道路、促進檔案工作可持續發展的關鍵。

（作者單位：中國太原衛星發射中心）