網絡環境下國家綜合檔案館檔案利用服務探究

信息技術的迅猛發展明顯改變了人們的行為方式，越來越多的人們習慣于通過網絡平臺和移動終端獲取所需信息資源。這種信息資源利用方式的變革不可避免地影響了國家綜合檔案館的檔案信息資源利用服務工作。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》（為了行文方便，以下簡稱〈規劃綱要〉）認為“檔案信息化與互聯網利用成為發展趨勢”，并明確提出國家綜合檔案館檔案利用服務工作的目標，即“檔案利用便捷化。檔案利用服務模式創新和檔案信息開放取得實質性進展；檔案信息整合共享程度明顯提升，檔案利用服務更加便捷普惠，方便人民群眾的檔案利用體系更加完善”。因此，我們有必要認真研究目前網絡環境下各級各類國家綜合檔案館在檔案利用服務工作中存在的問題，創新改革措施，才能更好的滿足公眾對于檔案信息資源的需求，實現《規劃綱要》的目標。

一、網絡環境下國家綜合檔案館檔案利用服務中存在的問題

1.可利用的數字檔案資源嚴重不足

數字檔案資源建設是檔案信息化建設的基礎工作，是數字檔案提供利用服務的物質基礎。早在2005年，國家檔案局推出了《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005），我國部分綜合檔案館就開始了大規模的紙質檔案數字化加工工作，而且也取得了一定的成績。但是，總體來看，我國國家綜合檔案館的數字檔案資源建設還有待大力加強。首先，目前數字檔案資源建設成績顯著的檔案館主要分布在經濟較發達的東部地區，而經濟欠發達的中西部地區在“十二五”期間剛剛完成了1002個縣級綜合檔案館建設項目，還沒有能力大規模開展傳統載體檔案數字化工作。即使我們在2020年以前完成《規劃綱要》的目標，即“全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數字化的比例，分別達到30—60%、40—75%和25—50%”，即使如此也還遠遠不夠。其次，只有個別地區建立了具有接收數字檔案功能的數字檔案館，大部分地區檔案館只能通過光盤形式，小規模接收數字檔案，普遍缺乏接收規范、接收標準。

2.新形勢下檔案開放工作有待規范

首先，檔案開放利用法律規范不合時宜。檔案開放是檔案利用的前提條件，如果沒有檔案開放，公眾就無法利用。然而，30年前出臺的《檔案法》對檔案的開放和利用的相關規定并不能完全適應時代的發展，比如，檔案館決定哪些檔案可以開放，哪些檔案可以公布、什么時候公布，而利用者的檔案利用權與公布權的分離使其難以有效的行使自由獲取、利用、公布、傳播檔案信息的合法權利。同時，2008年實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》，在檔案利用開放方面和《檔案法》是有沖突的，導致有關檔案開放利用的法規在解釋與適用中出現主觀隨意性，引發了綜合檔案館與利用者之間的分歧。

其次，對已開放檔案的網絡利用抵制較多。如前文所述，東部發達地區副省級及以上國家綜合檔案館數字檔案資源建設已經取得了顯著成效，個別檔案館甚至已經完成全部館藏的數字化工作，但是卻鮮有檔案館將已開放的數字檔案資源通過網絡為公眾提供利用，只有個別檔案館在門戶網站上公布少量已開放歷史檔案，導致公眾只能親身前往檔案館，在檔案館的局域網中利用數字檔案資源，遠離現代信息社會所帶來的科技文明。

3.檔案利用服務人員的服務意識和專業技能有待提高

首先，部分檔案利用服務人員意識落后。檔案部門歷來帶有一定的封閉性和較濃厚的神秘色彩，很多檔案工作者也形成了“重藏輕用”的思想觀念，人們將主要精力用于更好地保管檔案，而不是以利用服務為重點。部分檔案服務利用人員甚至認為，檔案信息資源是檔案館獨有的信息優勢，一旦公開，就會喪失這種優勢，從而抵制各種檔案信息公開形式。

其次，檔案利用服務人員專業技能需要提高。網絡環境下，除了積極主動的服務意識，檔案利用服務人員還需要兩個方面的專業技能，一個是熟練的信息技術，一個是對于檔案內容的熟知。信息技術的掌握對于現代檔案工作者來說并不是太困難，絕大多數檔案利用服務人員都可以通過使用信息技術幫助利用者完成簡單的事實性咨詢，但是大部分檔案利用服務人員由于并不能全面、深入的了解檔案內容，不能有效解答比較復雜的專題研究性咨詢或者情報性咨詢。

4.檔案信息資源提供利用形式簡單

隨著社會經濟的進一步發展和社會信息化程度的提高，人們對信息的需求發生了全方位變化，在利用檔案時，不僅需要提供原始信息，而且要求提供經過深度整合的綜合信息，尤其需要具有濃厚地方特色的文化、經濟相關編研成果。面對社會發展帶來的信息需求變化，檔案利用服務工作卻仍保持單一的服務形式，仍舊以提供文字形式的原文為主，為數不多的檔案信息資源的開發工作大都是流于形式，未能及時調整方向，致使編研成果不能滿足利用者多層次、多維度的利用需求；編研組織方式和編研成果傳播方式依舊落后與保守，不能滿足利用者多渠道、多形式利用檔案的需求等等。編研成品的深度、廣度都遠遠不能滿足使用者的需求。

5.檔案利用服務網絡平臺建設有待加強

檔案網站作為我國檔案信息化重要組成部分之一，“是展示檔案部門自身形象和為用戶提供利用服務的主要平臺”[1]。近年來隨著我國檔案信息化建設的突飛猛進，檔案網站建設亦呈現出快速發展，但從整體上看，檔案網站建設在利用服務方面還有需要改進的地方，主要表現為：（1）檔案檢索基本都是目錄檢索，同時，無法依據檢索語義自動擴檢、縮檢，導致檢全率、檢準率都較低；（2）檔案網站的交互性不夠，“只有遼寧、上海、浙江、廣東等少數幾個地區的網站運用社交媒介進行互動咨詢，而絕大多數網站都只配備了電話、郵件、意見反饋、咨詢、留言等都只限于一對一的交流”[2]，導致咨詢的整體采用率較低、回復較慢。

二、網絡環境下加強國家綜合檔案館檔案利用服務工作的建議

1.加快數字檔案資源建設

數字檔案資源建設可從兩個方面入手。首先，加快傳統載體檔案數字化。2014年5月，中辦、國辦聯合引發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出，“各地區各部門各單位要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化”。各地區可以參照執行以上指導意見，主要通過社會化服務外包完成此部分工作，并通過中央財政安排，專門扶持中西部地區檔案信息化建設項目，在“十三五”期間早日完成并超越《規劃綱要》目標。

其次，接收立檔單位電子檔案。全國各地區各級國家綜合檔案館要全部建設成能夠接收立檔單位電子檔案的功能完善的數字檔案館。同時，通過制訂相關標準和規范，明確各類辦公系統、業務系統產生的電子文件歸檔范圍；加強對業務系統電子文件歸檔管理，推進電子政務和電子商務文件歸檔管理工作。

2.完善新形勢下的檔案開放工作

首先，健全檔案開放利用法律法規。我國《檔案法》的修訂已經列入國務院立法計劃，在《檔案法》及《檔案法實施辦法》修訂過程中，要重點考慮以下問題：與中共中央辦公廳、國務院辦公廳2016年印發的《關于全面推進政務公開工作的意見》采取同樣的開放原則，“以公開為常態、不公開為例外”；減少對檔案利用目的、利用方式的限制，“尤其是網絡環境下檔案開放、利用、公布權要協調一致，公眾的利用權中應當包括其公布權”[3]；允許公眾依法合理編纂、出版、播放已開放檔案信息。

其次，網絡公開全部已開放的數字檔案資源。國家檔案局可以明文要求各國家綜合檔案館上報數字檔案資源建設情況，同時要求各地各級國家綜合檔案館制定檔案數據開放計劃，通過門戶網站公開全部已開放的數字檔案資源，并將此項工作作為考核內容之一，推動檔案館的數據開放工作。

3.提高檔案利用服務人員的服務意識和專業技能

首先，加強宣傳教育，改變工作人員的傳統觀念。在網絡環境下，要通過各種規章制度的宣傳，轉變檔案利用服務人員的傳統觀念，只有將檔案館、檔案網站定位于一個面向公眾的多元化信息資源利用服務中心，將自己定位為服務人員，處處為檔案利用者著想，才能做好利用服務工作。

其次，加強學習，提高檔案利用服務人員專業技能需要。檔案利用服務人員要積極學習現代化的先進科學技術，支持與發展網絡環境下的檔案利用工作。同時，必須要熟悉檔案館藏，做到珍貴檔案如數家珍，一般檔案知其概況，不僅能解決關于某些檔案的事實性咨詢，還要能解答關于某一專題研究的研究性咨詢、情報性咨詢。

4.擴展檔案利用服務形式

首先，加強檔案信息資源深度開發。檔案館可以公開征集編研選題，根據公眾需要，開辟檔案編研選題新領域。為了加強研究力量，提高編研的質量和影響力，擴展信息資源來源，檔案館可以和圖書館、博物館、史志辦、高校、信息技術提供商等主體合作，共同致力于某一主題的編研、展覽。

其次，豐富檔案信息資源形式。檔案網站需要根據公眾利用需求，在豐富檔案文字內容的同時，增加多種形式的檔案信息資源數量，包括照片、錄音錄像、多媒體檔案等，使檔案信息資源變得“有聲有色”。

5.加強檔案利用服務網絡平臺建設

各國家綜合檔案館要秉持“以用戶為中心”的理念，建設用戶友好型網站，完善網站設計，加強網上交互，提高服務能力。

首先，提供網站信息檢索的便利性。一個網站如果想要提高點擊率，擁有更多的用戶，必須選用最適合于表現本站信息內容的信息組織和表達方式，同時要提供簡單、便捷、高效的檢索工具，引導用戶深入訪問網站[4]。檔案館可以通過項目外包、合作開發等形式，引進優質資源，利用先進的信息組織技術和檔案搜索引擎技術，根據用戶需要，設計便捷的檢索工具，提高檢全率、檢準率。

其次，加強社交媒介在網站中的應用。檔案館網站要對現有的傳統互動方式加以改進，簡化互動程序，對于一般性的咨詢、留言等要允許用戶匿名瀏覽和直接發言，并縮短網站管理人員的審核時間，盡快回復，提高檔案網站互動效率。檔案館網站還要利用多種互動形式加強用戶溝通，包括論壇、博客、微博、微信和QQ在內的社交媒介都可運用到檔案館網站互動欄目中，充分把握社交媒介的多邊聚合能力，發揮最大功效[5]。

[1]曾凡斌.我國檔案網站中信息公開服務現狀調查與分析[J].檔案與建設，2009(10):24-27.

[2][5]周林興，呂維.從“獨白”到“對話”:我國檔案網站互動功能調查研究[J].浙江檔案，2016 (1):18-20.

[3]楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析[J].檔案學研究，2010(5):50-54.

[4]朱桂玲.網絡環境下檔案館用戶信息需求與服務策略研究[D].四川大學，2007.

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■ 隋曉云

本文分析了國家綜合檔案館檔案利用服務中存在的主要問題，并從加快數字檔案資源建設、完善檔案開放工作、提高檔案利用服務人員的服務意識和專業技能、擴展檔案利用服務形式、加強檔案利用服務網絡平臺建設五方面提出了對策。

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