科研事業單位科技檔案質量控制措施探析

■ 張 瑜

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科研事業單位科技檔案質量控制措施探析

■ 張 瑜

檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的優劣直接影響其效用的發揮。科技檔案質量的衡量標準主要體現為檔案的完整性、系統性、準確性。一般情況下，科研事業單位檔案部門承擔著科研項目檔案、基建檔案、設備檔案、產品檔案等各類科技檔案的一系列管理工作，工作量非常大；而且科技檔案種類多，結構復雜，檔案的質量參差不齊，難以把握。但科技檔案質量不僅關乎著重要技術或關鍵設備在各個領域的應用，更體現著我國科學技術的發展歷程和水平。各科研事業單位應將注重檔案質量擺在檔案工作的首位，從各方面采取有效措施，嚴格把好科技檔案質量關，為后續的管理和利用工作打好基礎。

1、健全檔案質量控制規范體系

沒有規矩不成方圓，健全檔案質量控制規范，是保證檔案質量的基礎和關鍵措施。根據國家及行業發布的相關法律法規和本單位科技檔案工作的發展需要，檔案部門應建立健全本單位檔案質量控制相關規范，如技術文件歸檔管理規定、更改管理規定，基建檔案、設備檔案、固定資產投資項目檔案管理規定等，設置相應條款，對科技文件構成質量及歸檔要求做出明確規定，有章可循，違章必究，可以有效提高檔案質量。

此外，作為有效補充，建議檔案部門編制技術文件歸檔操作規范等指導類文件，從文件格式、整理要求、歸檔手續等方面對科研人員進行具體指導。從筆者切身體驗來看，檔案部門不能“不教只罰”，應該“先教后罰”，尤其是針對新入職的年輕技術人員，同事或領導的歸檔理念和方法的傳授不一定正確和準確，與其在走彎路后再糾正而影響效率，不如提前進行歸檔操作規范指導和培訓。明確操作規范，進行歸檔指導，有利于確保歸檔技術文件質量，促進科技檔案收集工作順利開展。

將規定約束類和指導培訓類規范相結合，構成相對完善的科技檔案質量控制規范體系，能夠有力的保障科技檔案質量。

2、明確檔案質量控制部門和主要職責

科技檔案質量控制需要各相關職能部門支持和參與，因為科技文件從策劃和形成開始就影響著檔案質量，這就注定科技檔案質量控制不僅僅是檔案部門的事。科研課題的專業性，投資項目的長期性，產品設備的復雜性等因素，要求各研發生產部門嚴格按照相關規范要求控制科技文件形成質量。檔案部門作為科技檔案的接收保管部門，需要嚴格檢查歸檔科技文件質量，并向研發生產部門提前提出相關歸檔要求和做出相應指導培訓，并適時的進行檢查監督。

由于科研生產部門任務繁忙和檔案部門相對弱勢，往往難以有效地發揮指導約束文件質量的作用，檔案部門應充分借助項目管理部門的話語權和領導力，以項目策劃、鑒定、驗收等重要節點為契機，協助檔案部門召集科研生產部門定期培訓、檢查，并對科技文件質量做出相關要求和管控，尤其在基本建設項目中，涉及多個參與單位，從筆者單位實際工作效果來看，項目管理部門對文件質量控制方面能夠發揮顯著的效力，能夠有效地提高科技檔案的質量。

以項目管理部門為紐帶，科研生產部門參與，檔案管理部門指導監督，三方力量缺一不可，各司其職，是提高科技檔案質量的有效手段。

3、進行技術文件質量全程管理

科技檔案管理“四同步”要求在項目任務計劃下達、檢查進度、驗收鑒定、項目總結的各個階段做好文件質量控制，充分體現科技文件管理的全過程性。加強技術文件的全程管理，是提高檔案質量的重要手段。全程管理包括前端控制、中間管理、末端反饋，三個階段相互促進、相輔相成。

加強前端控制，要求檔案人員主動參與到技術文件的產生過程中，并將此工作落實在科研生產程序中，形成長效機制。檔案工作處于業務流程末端，但是檔案質量在很大程度上取決于文件生成時的質量，即文件產生的源頭。這就要求檔案部門轉變工作思路，加強前端控制，變被動等文件移交為主動參與文件前期策劃。在科研項目或重大建設項目開始時，檔案部門應加入項目策劃等相關會議，參與討論應形成技術文件歸檔范圍，或提供歸檔范圍表模板進行文件篩選，并提出歸檔質量要求，指出易出現的問題，要求技術人員在文件生成時就要控制質量。加強前端控制，既能確定技術文件歸檔范圍，避免遺漏，又能夠降低文件返工整改的次數，有效提高工作效率。

加強中間管理，要求檔案人員把好接收關，認真審查，嚴格控制歸檔技術文件質量。歸檔是現行文件運行的最后一關，檔案人員要仔細核對格式、簽署、頁數、字跡、原件、完整性等方面的文件質量。在信息化管理模式下，檔案人員還要鑒別歸檔的電子文件格式、可讀性、元數據信息等，這是一項細致的工作，要求檔案人員具備一絲不茍的工作態度，堅決拒絕每一份不合格檔案，才能不斷積累符合質量要求的科技檔案，為后續利用工作打好基礎。

加強末端反饋，是保證檔案質量的有效補充。科技檔案質量方面的問題有一定的規律性和重復性，檔案部門應主動作為，針對發生頻率較高的問題，進行匯總整理，定期進行跟蹤反饋。在問題量和代表性一般時，檔案部門可聯系項目負責人進行點對點式個別反饋，及時提醒以避免再次出現類似質量問題；在歸檔問題積累到一定程度時，檔案部門可向全單位各業務部門進行集中反饋，確保文件質量問題的普及度，有利于從整體上提高后續歸檔技術文件的質量。

4、加強科技檔案質量考核評價

加強科技檔案質量考核評價，是提高檔案質量的有效約束措施。考核評價有多種途徑，在此推薦納入部門績效考核和納入質量體系檢查。

納入部門績效考核是指將科技檔案質量標準納入本單位對各部門的綜合管理考核中，可根據單位情況確定按月、季度或年度進行考核，實行評分制，考核結果作為部門年度評優評先和績效定級的重要參考依據。檔案部門應主動負責擬制文檔管理考核評價部分的標準，明確對歸檔技術文件質量的考核指標，并由檔案部門負責評分，保留扣分依據。從筆者單位的實際效果來看，當涉及部門榮譽和績效時，各科研生產部門不得不高度重視歸檔技術文件質量問題，由被動等待檔案部門發現問題后溝通轉變為有歸檔疑問時提前主動與檔案部門溝通，使歸檔科技文件質量得到顯著提升。

納入質量體系檢查是指納入ISO9000質量體系認證，質量體系認證一般分為兩個階段，第一階段是對申請認證組織提供的本組織質量體系文件進行書面審核，第二階段是對申請認證組織進行現場審核。在外來專家組的書面審核中，需要提供大量科技檔案以供檢查，檔案的質量成為檢查重點，當因檔案質量問題被出具整改通知單或成為扣分項時，各項目組不僅要積極整改，還可避免在今后的技術文件中再次出現類似問題；在現場審查中，檔案部門也要接受科技檔案管理質量方面的檢查。通過質量體系檢查，可以及時發現問題，促使業務部門和檔案部門共同加強對科技檔案質量的重視，不斷提高管理水平。

除以上措施外，建立專職檔案員指導、兼職檔案員督促、技術負責人責任制的管理人員隊伍體系；通過技術職稱評定、申報專利、成果報獎等時機大力宣傳檔案的重要性，提高廣大科技人員的檔案質量意識等措施，也是推進科技檔案質量提高的不可或缺的重要因素。

科技檔案是國家的重要戰略資源，是科研事業單位辛勤創造的寶貴知識財富，它既是廣大科研人員智慧的結晶，又是我國科學技術發展歷史的見證。重視科技檔案質量，把好質量關，為歷史存真，是檔案部門義不容辭的責任，才能更好的守護科技資產，為科學技術事業的發展服務。

（作者單位：中國電子科技集團公司第二十八研究所）