招投標制度下圖書采購對策的調適

（寧夏圖書館）

招投標制度下圖書采購對策的調適

郭生山，李霄（寧夏圖書館）

敘述和分析了圖書館圖書采購被納入政府招投標制度后，圖書館購書經費支出的變化、館配商的供貨與服務、圖書市場的格局及館配商的特點、圖書采購市場存在的問題等現狀。從加強與館配商的溝通、保持多樣化的采購方式、合理利用市場優勢等方面給出了圖書館與館配商合作共贏的圖書采購措施和方法。

圖書館；圖書采購；館配商

《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國招投標法》的頒布實施，意味著圖書館的圖書采購有了法律依據，圖書采購進入法律規定的操作程序，被納入政府招投標制度規范中。這一制度的實施，使圖書館因循多年的圖書采購方式發生了質的變化：①經費支出規范化，采購策略不再由圖書館單方面主觀主導；②供貨商多級化，館配商大量涌現并主導圖書采購市場；③采購行為完全市場化，采購手段多樣化。這些新的變化，都對圖書采購工作造成了根本性的影響，給圖書館業務工作帶來了新的課題。因此，審視以館配商為主體的圖書供貨市場業態，制定最恰當的招標文件和采購方針，理順圖書采購各個環節，是圖書館需要認真應對的課題。

1 圖書館圖書采購的現狀

文化大發展大繁榮政策經過多年的鋪展，落實到圖書館，一個顯著的變化就是大量新館陸續建成，購書經費都有了不同程度的增加。圖書館藏書建設獲得了前所未有的資金支持，文獻采購得以擴大范圍，種冊數大幅度增加。近年來，全國圖書館文獻采購量年平均增長40%～60%，目前，僅中文圖書采購量每年就達50億元左右，約占全國整個圖書市場年銷售額的1/10。［1］此舉大大緩解了圖書館多年經費緊張的困局，向著理想的館藏狀態發展。與此同時，圖書采購方式也發生了巨大的改變，圖書館對此必須保持清醒的認識，順應新的國家政策，科學合理地應對新的市場變化，保證圖書采購工作的正常進行。

1.1 購書經費支出的變化

相較于過去圖書館直接管理經費的辦法，當下經費的支出，執行的是不同以往的方式。政府出臺招投標制度，財政經費統一了支出方式，即必須通過招投標程序。帶給圖書館最核心的改變，是圖書館不再直接向供貨方支付購書經費，而由財政向中標商支付，圖書館要做的，是經由館配商完成采購過程，并向財政出具合同驗收證明。這個變化，使得圖書館某種程度上失去了經費支配的自主權，造成的結果是：雖然購書經費增長，但采購方式受到了制約，圖書館不是隨書走，而是隨著館配商走，只能在館配商提供的范圍內進行采購，無疑限制了圖書館按需購書的初衷。

1.2 新型的供貨與服務方式

館配商的供貨和服務，直接關系到圖書館購書質量與售后服務的優劣，館配商的品質，影響到了圖書館的業務質量。這種原則性改變，圖書館只能順應，并不斷摸索、積累經驗，克服由此帶來的困擾。經過近十年的實踐，大型圖書館已經能熟諳地執行制度規定，盡量在不影響藏書建設事業的前提下改變圖書采購方式。但對于新建的圖書館，如何支配猛增的購書經費是存在困惑的，熟練把控招投標制度的一系列程序，更需要一個痛苦的成長過程。就圖書館而言，無疑是“帶著鐐銬跳舞”，熟諳其中的法則與運作程序，是圖書館必備的功課。

1.3 趨于定型的市場格局

在市場這只無形之手的左右下，圖書市場的發展向著供貨規模、供貨快捷、服務多樣化等方向完善，甚至可以完全實現圖書館采編業務外包。這是一個優勝劣汰的過程，是市場規則發揮作用的必然結果。經此程序，目前的圖書市場形成了這樣的格局：市場趨于平穩增長，競爭格局多元化，館配會頻繁舉辦，館配服務逐漸專業化、特色化、個性化等。［2］

幾家超大規模的館配商主導全國市場，各省的中小館配商主導本地市場，瓜分相應的市場份額。新型的圖書館圖書采購市場已經培育成熟，以豐富的圖書品種和完備的售后服務成為圖書館藏書建設的重要組成部分。大型圖書館經過近十年嘗試后，基本調試好了與館配商的關系，在符合招投標規則的要求下，能夠找到匹配自己的館配商，有的放矢地展開合作。

2 館配商的特點

采購方式的改變，催生了特殊的圖書供貨商——館配商。它完全依托圖書館而生，是出版社與圖書館之間的緊密聯結者，圖書館不再分別與多家出版社直接聯系，而是館配商接管這部分業務。圖書館圖書采購最大的特點是品類多復本少、采購過程繁瑣細碎，館配商針對這種情況推出了符合這種要求的業務，使得圖書采購更加順暢。在供貨和售后服務方面，館配商的服務內容完全與圖書館要求吻合，某些方面是圖書館業務的延伸，甚至能夠替代部分圖書館業務。經過20多年的發展，如今的館配商已經成為圖書館采購的最大供貨方，形成了館配商主導的圖書供貨市場體系。因此，就圖書采購而言，館配商已經成為圖書館依靠的對象，館配商的優劣反過來又影響著圖書館的采購質量。

2.1 館配商行為與圖書館業務逐漸匹配

館配商主導下的圖書供貨，最大的特征就是除采購工作外，其他采編業務也可以外包：配貨、數據和后期加工等圖書館業務環節均可以由館配商承擔，非常適合采編業務能力不足的圖書館。

2.2 大宗現采成為常規采購行為

十多年前的圖書采購，依托的是新華書店體系，采購多以書目訂單為主，無法直觀辨別圖書的優劣，弊病很多。現以館配商為主導的圖書市場體系，大宗的采購量是現采，可以直觀地瀏覽圖書外觀與內容，有利于采購人員做出判斷，克服了訂單采購的缺陷。

2.3 書市平臺增多

傳統的采購雖然每年會參加次數有限的書市，但存在采購條件不好、時間受限、交流不暢等弊端。且書市本身以展示宣傳為主，并不能獲得現貨，采購行為不能立即完成，大量圖書只有樣品，后期的配貨保障不夠。如今大型館配商都配備超大倉儲，每日更新圖書，相當于每日都在舉辦書市，且采購條件充分考慮到圖書館購書的特性，在品種、復本等方面無任何限制，完全符合圖書館采購的要求。采購人員可以隨時進行大規模采購，起到了書市的作用，且整個采購流程比參加書市要從容的多。館配商每年還會組織全國各出版社舉辦規模不小的書市，但只限圖書館采購人員參加，環境條件比開放的書市要好，便于展開工作。且所有出版社代表都在場，可以與之直接溝通，對館配商書庫采購起到了很好的補充作用。

2.4 物流到位

館配商由于基本上專門為圖書館服務，因而其業務內容都考慮了圖書館特性，包括物流速度、打包的訂單管理、驗收、賬目核對等，都符合圖書館采購程序，雙方形成了很好的配合。因此，即使大宗到貨，也能有條不紊，不會出現紕漏。

在政府決策無可更改的前提下，充分認識當下圖書采購市場的態勢，仔細摸索市場規律，收集各館配商的信息，跟蹤其動態，對圖書館圖書采購而言，已成為一項重要的工作內容。

3 目前存在的問題

盡管館配商市場已具備基本的規模，但畢竟還未臻完善，況且市場經濟本身就是動態發展的，不斷有新的未知因素介入，因此，并不是市場成型就可以高枕無憂。圖書采購市場，還存在著不少問題，如館配市場并無明確的準入標準，對供貨商無統一的要求，造成了供貨商的良莠不齊，甚至出現企業做壞就馬上更名改姓為新的公司，繼續混入市場的行為。無孔不入的競爭方式擾亂著市場，對于在招投標方面把握不好的圖書館，造成的損失非常巨大。

3.1 無序競爭

館配商組成的市場體系現在基本明晰，但是在招投標過程中，依然會有些館配商會夸大實力、服務能力和水平，通過低價惡意競標等手段中標，之后的供貨卻與圖書館要求嚴重不符，造成法律糾紛。評標過程中，專家小組雖然是隨機抽取的，但圖書館專業的成員不多，真正從事圖書館采購工作的人員更少，不能掌握館配商的運作狀態與信息，每次評標并不能做出最合理的判斷。對于中標的館配商，求利是其目的。因此，即使以低價中標也要從中取利，自然會提供低于中標折扣的圖書，無法保障圖書質量，其他環節的服務水平也會相應降低。因此，盡管低折扣表面上是圖書館以最小的代價購買到最多的圖書，但過低的折扣，突破了圖書發行的批發下線，擠壓了館配商的利潤空間，在供貨時，就難免出現盜版書、舊書、二渠道書等情況，最終受損的還是圖書館。［3］

對此，圖書館要依據圖書市場的規律，設定折扣的最低限，不能任由館配商惡意競價，還要明確各種服務內容及違約處理辦法。在雙方簽訂合同時，要明確各項細節內容：①保證采書環境，必須提供內容完整、覆蓋面廣、更新及時的圖書品種；②到書率和訂準率必須嚴格按本館提供的訂單發書，不得自行搭配；③驗收和退貨的規范，如非本館所訂圖書一律退回，保證為正版圖書，同時要求發書清單內容完善、清晰，保證書、單一致；④付款方式的約定，按相應的流程驗收，有一定的時間滯后；⑤加工要求，即配備編目人員根據本館要求完成數據編目，并進行貼條碼、書標加工等工作。［4］真正從法律角度對館配商進行約束，杜絕人為因素和意外因素的影響，使圖書館利益得到最大限度的保障。

3.2 圖書供貨不能實現全覆蓋

盡管國內大型館配商已經與所有出版社建立了合作關系，但在具體的圖書供應上，館配商也會考慮折扣等因素，并不能窮盡出版社所有的圖書，只是出版社的大部分圖書。此外，如自費出書、包銷等，使得一些圖書不進入批發渠道，館配商無法形成配貨。這些原因，造成以現采為主的大宗采購會漏采很多圖書，事后還得花大量精力補采。

其次，除了品種不能全滿足之外，在圖書的復本方面，由于館配商自身采購對圖書館藏書體系不摸底，使某些圖書復本太少，有些卻太多，造成想采的采不到，不需要的卻堆滿貨架的困擾，滿足不了圖書館對復本的需求。在具體的圖書細節方面，館配商在溝通出版社與圖書館之間的圖書信息上，還須下很大功夫改善。

3.3 零散采購有待完善

由于購書經費全部經過折扣招標，因此館配商供貨也都是以批發過來的圖書為主。但圖書館實際上還存在著很多無折扣的零散采購，對于此部分書款的報賬，圖書館和館配商之間處理起來很棘手。比如作者自銷文獻，圖書館無法為作者即刻報賬，甚至因為與中標商協商，延遲報賬，使作者追款，損害圖書館信譽。其次，補配館藏不足的舊文獻，不但要付出圖書原價，甚至是在漲價后購入，也存在報賬時核算困難。

3.4 書目數據需規范

館配商提供的數據盡管均依照MARC格式著錄，但由于各館根據自己的實際都有特殊之處，因此，館配商提供的數據總是存在或多或少的問題。如，子字段有出入，字段著錄不全等，并不能完全符合圖書館要求。

4 合理利用制度，達成圖書館與館配商的共贏局面

經過這些年的市場養護與運作，及館配商與圖書館的相互調試與碰撞，使館配商的運行越來越合乎圖書館業務規律，并逐漸趨于統一流程。館配商在圖書品種提供、書目數據更新、機讀目錄數據貯備、物流速度、圖書到館后的服務等方面，均達到了圖書館可滿意的地步。圖書館采購終于走出制度的不適期，獲得了制度下業務工作的最大化拓展。在合理利用好館配商提供的現有服務條件下，圖書館也必須保持足夠的清醒，主動求變，爭取使采購工作更趨完善。

4.1 加強與館配商的溝通

及時了解館配市場的動向，了解各館配商的經營動態，做到有的放矢地制定招標文件，使得中標商的貨源與本館館藏方針盡可能匹配，保證館藏積累的連續性。圖書館在招標過程中，應根據自己的館藏建設方針，增加預選館配商的環節，可從誠信、經營規模、到書周期、到書率、技術水平、現代化設備、網絡資源、人員素質、服務等方面進行考察。同時，還應該考察書商提供較完備的書目信息、較好的編目數據以及加工能力等情況。［5］根據圖書館自身的特點，將適合自己的館配商圈定范圍，然后制定可行的招標文件。筆者在評標過程中多次了解到，由于許多圖書館對館配市場茫然不知，難以做出評價，招標文件的起草過于草率，標準過于單一，只抓折扣分，在評標過程中許多供貨能力不足的書商惡意低價競標，致使圖書館標的簡單地被低價競標者所中。隨后出現或無貨可供、或夾雜盜版書、二渠道圖書的不良情況。圖書館不得不廢標，重新招標，造成極大的損失。因此，在制定招標文件的過程中，圖書館要在自己可主導的權限內，合理制定包括折扣、書目、業績、實力、售后服務、補采和零散采購折扣等方面的細節條件，將自主權最大化，制定操作性強、有利于館藏采購的評分細則，擇優選擇館配商，保證供貨質量。在此基礎上，摸索制定出一套科學的館配商評價指標體系，不僅能夠客觀全面地反映書商的現有狀況，還能體現書商的未來發展趨勢，便于自己在每年的招標過程中保持策略的穩定。大型圖書館的評價體系，還有利于其他圖書館進行參照。

此外，圖書館可以改革招標計劃，減少不必要的招投標工作造成的影響。招標活動手續繁多、程序復雜、參與人員眾多，每年圖書采訪人員都要在準備招標、實施招標的過程中花費很多精力。圖書采訪人員希望中標的圖書供應商能夠相對穩定，便于開展工作。因此有些館選擇兩年或三年招標一次，還有些館選擇續標的方式。只要是經過合作檢驗且信得過的館配商，圖書館完全可以采取此種措施，減少不必要的消耗，把精力集中投入到圖書的甄選當中。

4.2 保持多樣化采購方式

不能局限于館配商書庫范圍，必須執行現采與訂單采購同步展開的方式。目前，隨著館配商與出版社之間的聯系不斷發展，大的館配商基本與所有出版社建立了聯系，比如全國最大的館配商人天書店有限公司已經與全國570多家出版社、200多家文化公司建立了購銷關系。［6］雖然常備的圖書品種達幾十萬種，但并沒有包括所有品種。2014年，全國共出版圖書44.8萬種，［7］沒有任何一家館配商能夠窮盡這么多品種的貨源。圖書館采購針對的是所有出版物，不能局限于館配商的供貨范圍。就目前的出版發行態勢，自銷、包銷方式在發行渠道的分流，致使部分圖書，特別是暢銷書，不進入傳統的批發渠道。因此，采購人員必須熟諳圖書發行的現狀，主動搜索圖書信息，及時收集目錄，現采和目錄采購同時進行，才能保證圖書采購的完整性。

4.3 圖書館要有意識地對館配商予以引導

當下圖書館與館配商的合作，只停留在書刊采購方面，業務內涵相對單一。其實，與此有關的比如館藏體系的建立與延續、主題館藏的拓展、讀者閱讀的導讀等，都可以嘗試與館配商合作。圖書館應該讓館配商逐漸熟悉館藏體系的要求，拓展深度服務，比如對館藏體系的分析、排行榜圖書的跟蹤與采購推薦等。現在，館配商也已經意識到了為圖書館深度服務的必要性，比如湖北三新文化傳媒有限公司開發的卷藏系統，可以對圖書館館藏體系進行數據分析與歸納，統計出館藏的分布情況，總結出館藏重點，明確館藏發展方針，極有裨益。

4.4 預防投標結果對圖書館業務造成的負面影響

在招投標過程中，圖書館應本著與館配商合作的態度，向著使圖書館采購趨于完善的目標努力，而不應該抬高自己的優勢地位，對館配商頤指氣使，提出苛刻或者過多要求。實際上，現在有一種趨勢正在蔓延，很多圖書館要求供應商派人到圖書館完成編目、加工、上架等所有基礎業務工作，進行一條龍服務，替代了圖書館本來的業務工作。這在圖書館人手不足、特別是業務人員能力不夠時，有助于圖書館業務的完成，有其積極作用；但對于大型圖書館而言，這種業務外包可謂一把雙刃劍，要客觀地根據自己的實際有限度地利用，規避其造成的負面效果。業務外包為圖書館減少了許多工作，原本是將圖書館的基本業務轉嫁到了館配商那里，而且還降低了圖書館工作成本；但長期如此，必然造成圖書館自身業務能力下降，丟失自己的專業領域，工作人員的專業素養降低。業務人員的培養是一項長期工作，不僅要經過專門學習、具備基本知識，更要熟悉本館的館藏及特色，其業務水平的提高依賴長期的實踐與新知識、新技術的結合。圖書館專業性很強，如果專業人員不專業，會嚴重影響到圖書館整體的發展；況且，圖書館由此對館配商依賴增大，反而喪失自己的主動性。因此，圖書館將本館數據庫完全開放給供應商，讓供應商編制數據到905字段的做法完全是一種急功近利的短視行為。［8］圖書館應該在與館配商合作共贏當中，做到以圖書采購、書目遴選、文獻體系的完善為主，而不能鋪陳所有采編業務，弱化自己的專業技能，喪失自己的專業優勢，在這點上，應該引起圖書館足夠的重視。

購書經費納入政府招投標制度之下，已經是一種常態，圖書館也須有常態的應對策略，使購書經費得到最合理的支出，避免招投標過程中的失誤，從而為廣大讀者做好文獻保障，保證圖書館功能的正常發揮。

［1］尚莊．館配市場的發展與圖書館之應對［J］．情報資料工作，2008（3）：79.

［2］田利．圖書館、館配商與出版社三方合作共贏的實現模式［J］．圖書館學刊，2016（4）：16.

［3］張麗萍．圖書館中文圖書招標采購的思考［J］.情報探索，2009（7）：115.

［4］張煒．公共圖書館圖書招標采購的實踐與探索［J］.河南圖書館學刊，2010（6）：136－137.

［5］吳蜀紅．高校圖書館圖書采購招標的問題分析［J］.山東圖書館季刊，2007（1）：105－106.

［6］北京人天書店有限公司介紹［EB/OL］.［2016－04－29］．http://www.rtbook.com/gsjs/gsjs.html.

［7］2014年新聞出版產業分析報告［EB/OL］.［2016－ 04－29］．http://chuban.cc/xwzx/201507/t20150717_

［8］劉亞芹，劉傳璽．試論高校圖書館圖書招標采購工作質量控制［J］．圖書館工作與研究，2014（1）：62.

Research on Book Acquisition Adjustment under the Bidding System

Guo Sheng-shan,Li Xiao

This article analyzes the changes of the library acquisition,the features of the supply and service of library suppliers and the features of the pattern of the book market,as well as the existing problems and status of book acquisition,etc.It puts forward some countermeasures and methods according to above problems from the aspects of strengthening the cooperation between the library and the library suppliers,maintaining the diversity of acquisition,and making rational use of the market advantages to achieve win-win cooperation between the library and the library suppliers.

Library;Book Acquisition;Library Book Supplier

G253.1

B

1005－8214（2016）12－0023－04

郭生山（1965－），男，寧夏圖書館副研究館員，研究方向：藏書建設，閱讀推廣；李霄（1988－），男，寧夏圖書館助理館員，研究方向：資源建設，數字圖書館。

2016－05－04［責任編輯］劉丹