淺析信息化項目績效評估

■文/張　楓

淺析信息化項目績效評估

■文/張楓

企業信息化是一個循環往復、持續改進提升的過程。對信息化項目的績效評估，始終貫穿于信息化建設和應用的全始終。信息化項目的績效評估是對企業績效評估系統的完善和必要補充。

信息化；績效評估；后評估

前言

當前，隨著企業信息化建設進入到管理、應用的更深層次，信息化建設的成果與應用直接影響企業績效和形象體現，是企業中最富有活力的無形資產。加強對財政資金支持建設的信息化項目進行績效評估，有利于轉變政府職能和完善公共財政體系；有利于提高部門和單位績效觀念和責任意識；提高資金管理部門和項目建設單位項目和資金管理水平；提高資金管理部門優化財政預算支出方向和結構，合理配置資源；提高財政資金使用的透明度。

1.信息化項目特點

信息化項目主要是指運用科學技術手段，滿足自身業務及管理需要的信息網絡、信息應用、信息安全和信息資源開發利用等系統的新建、升級和改造。

信息化項目是典型的多學科合作項目，在項目建設過程中，每一個信息化項目由于使用需求和使用特點的不同，都需要結合自身業務模式，進行定制開發。這就使信息化建設項目行業特征性明顯，差異性較大，成果不能被完全復制。

2.信息化項目績效評價

信息化項目的績效評價是對項目實施管理工作進行的評估，目的是總結項目實施中各種管理經驗教訓，提高對項目實施的管理水平，使項目更好地達到建設目標。項目績效評價是以項目建設目標、各項技術指標與項目建設成果進行對比，對已完成項目的管理水平、效益和影響進行系統、客觀的分析、檢查和總結，以確定目標是否達到，結果是否合理有效。總結經驗和吸取教訓，為未來的決策提供參考依據。

信息化項目關鍵的評價要素應該是時間、成本和質量。信息化項目投入都很巨大，無論是資金還是人力，它的實施風險比較大。判斷信息化項目是否成功最直觀的方法是在預定的時間內，看它能不能如期投入使用。實施過程中出現一些不可預期的困難，導致項目延誤，最終因無限延期而擱淺；項目的支出能否控制在預算范圍內，如果超出能承受的范圍，項目很難成功。在保證時間、成本的前提下，信息化項目的質量更為重要，是評價信息化成功與否的核心內容。

3.信息化項目評估工作的難點

專業性強，可見性差。信息化項目建設一般與業務管理活動密切相關。因此評估需要圍繞信息化項目需要解決的具體問題，對項目單位的管理范圍、業務處理流程、業務特點等相關內容進行分析。

成本核算難度大。隨著政府加大對信息化項目投資力度，信息化項目中，應用系統軟件開發在項目總投資的占比越來越大，而對于軟件開發成本的核定一直是評估工作的難點。軟件開發成本受開發人員技術熟練程度、軟件組織管理水平、項目經理組織能力，采用的開發語言等多種因素的影響，不同的軟件開發企業的開發成本差別很大，很難統一量化。

信息化項目涵蓋內容多，專業化水平要求高。涉及的專業內容非常多，常規的信息化項目包含的專業技術有：網絡及主機集成技術、存儲備份技術、軟件開發及數據庫設計技術等，專業化較強的項目還可能包含有機房設計施工、GIS應用、視頻會議及多媒體應用、樓宇自動化等多個方面的技術。

4.信息化項目后評價

為健全政府投資項目后評價制度，規范項目后評價工作，提高政府投資決策水平和投資效益，加強中央政府投資項目全過程管理，根據《國務院關于投資體制改革的決定》要求，2014年9月21日國家發展改革委關于印發中央政府投資項目后評價管理辦法和中央政府投資項目后評價報告編制大綱（試行）的通知（發改投資【2014】2129號）。這是《國務院關于投資體制改革的決定》的重要配套文件，也是國家發展改革委首次發布的針對項目后評價的管理辦法。

建立項目后評價制度，是投資體制改革的一項重大措施，一方面按照“誰投資、誰決策、誰受益、誰承擔風險”實行項目核準制和登記備案制，真正落實建設投資自主權；另一方面對投資項目要逐步強化監督管理，以確保投資項目的投資效益。因此，對于投資項目必須加強監督管理，確保有限投入能產生較大的投資效益。

4.1后評價概述

項目后評價是指在項目建成、竣工驗收并投產一段時間后，根據項目實際效果及系統前期立項相關資料及準備階段的相關資料和項目后期運行狀況及使用狀況綜合分析和評價而做的項目評估。

項目后評價與項目驗收不同，不屬于項目建設過程中的工作步驟。按照項目建設實施周期劃分，項目后評價應在項目建成投產、竣工驗收以后一段時間，項目運行效率或者使用效果等逐漸顯現出來時進行；應對照項目立項文件、詳細設計方案等技術需求文件，評價項目的建設成果、產生的效益、發揮的作用和帶來的影響，判斷項目目標的完成情況，總結經驗教訓，對計劃建設項目、調整在建項目、完善已建項目提出指導建議。

績效評價遵循的原則：科學規范原則。績效評價應當嚴格執行規定的程序，按照科學可行的要求，采用定量與定性分析相結合的方法；公正公開原則。績效評價應當符合真實、客觀、公正的要求，依法公開并接受監督；績效相關原則。績效評價應當針對具體支出及其產出績效進行，評價結果應清晰反映支出和產出績效之間的緊密對應關系。

項目管理工作是做好績效評價的基礎，在項目結束后，項目承擔單位應組織對項目績效實現情況進行事后評估。績效評價，是針對各項目特點，對評價項目采取全面評價和重點評價相結合、現場評價和非現場評價相結合的方法進行評價。績效評價三大特點是“對照目標談績效”“對照管理談效率”和“對照預算談執行” 。

“對照目標談績效”是指在項目評價過程中，應該對照項目定位和計劃的績效目標，判斷項目完成內容、完成進度、完成質量的績效情況。

“對照管理談效率”是指管理要貫穿于項目始終，包括項目立項、實施、結果以及應用。要有明確的項目管理者和承擔者職責，制定有效的管理辦法，和加強項目績效信息管理工作。

“對照預算談執行”是指在財務指標評價中，應該從預算執行金額、內容、科目范圍和進度等與預算批復的相符程度，以及財務制度的健全性來判斷該項目財務執行情況。

4.2后評價實例

對國際互聯網絡新聞宣傳系統工程門戶網站的后評估，首先評估的范圍，依據項目周期劃分，包括前期決策、工程準備、建設實施、竣工投產等方面的評估。也可依據關注重點，選取幾個方面進行，例如：對項目文檔進行梳理與評審。梳理工作包括對該項目及子項的文檔按時間、項目周期以及業務等幾個維度進行清理、建表；評審主要是指針對項目文檔進行完整性、可用性等進行評價，指出存在的不足或缺失并提出相應的建議。

對項目目標實現情況進行比對分析。從立項相關文件及項目建設合同中抽提出項目目標與對應的指標，采用對比法，輔以現場調查與問卷調查，對項目目標實現的情況進行分析與評價，并提出相應的建議。

對項目建成的應用系統的運行效率和使用效果進行評價。圍繞項目采、編、發所涉及的應用系統，重點評估業務系統的運行效率與使用效果、用戶滿意度等。

評估的目的是通過對項目文檔進行梳理與評審，對項目目標實現情況進行比對分析，對項目建成的應用系統的運行效率和使用效果進行評價，為后期的項目建設提出建議。

a.對項目文檔的梳理與評審

評估對象包含，項目前期文檔：項目立項申報書、項目可行性研究報告、項目立項專家評審意見及相關管理部門的批復；項目實施文檔：招投標文件、詳細設計報告、項目建設合同、工程變更報告、監理意見、用戶培訓及用戶反饋意見、項目驗收報告及相關的文件與資料；運行維護文檔 ：運行維護記錄、問題處理與跟蹤記錄、運行維護管理制度與崗位職責。

采用的評估方法，依據行業標準與規范，對項目合同進行梳理，形成《項目合同梳理記錄》，以正規的項目建設合同為主線，整理出《項目業務系統列表》。 制作《文檔檢查記錄表》，審核各項目的前期文檔、實施過程文擋、運行維護文檔等，評價文檔的完整性、可用性，對存在的問題進行分析，并提出改進建議。

b.對項目建成的應用系統的運行效率和使用效果的評價

評估對象包括：

項目前期文檔：項目立項申報書、項目可行性研究報告、項目立項專家評審意見及相關管理部門的批復。

項目實施文檔：招投標文件、詳細設計報告、項目建設合同、工程變更報告、監理意見、用戶培訓及用戶反饋意見、項目驗收報告及相關的文件與資料。

運行維護文檔：運行維護記錄、問題處理與跟蹤記錄、運行維護管理制度與崗位職責。

評估方法簡述，項目后評價主要采用的方法是對比法，即根據在后評價過程中，調查得到的項目實際建設完成情況，與項目立項時所確定的項目建設目標、經濟效益和社會效益，以及其它各種指標相對比，根據出現的差異和變化，分析原因，給出結論和經驗教訓。

項目后評價對比法分為前后對比、有無對比和橫向對比。前后對比法是項目實施前后相關指標的對比，用以直接估量項目實施的相對成效。有無對比法是指在項目周期內已經實施項目的指標實際值與未實施項目的預測指標值對比，用以衡量項目真實的效益、作用及影響。橫向對比是同行業相似項目指標的對比，用以評價項目的績效或企業的競爭力。

c. 對項目建成的應用系統的運行效率和使用效果的評價

評估對象包括：現場及電話訪談記錄、Alexa網站排名信息、問卷調查結果。

評估方法簡述：通過對用戶及系統管理員進行問卷調查，直接取得使用者對系統的運行效率與使用效果的評價。發放問卷是常用的一種調查方法。它在一次調查中對很多變量進行觀察和衡量，而且不受空間的限制，可以進行遠距離的調查。但是，這種調查對問卷的設計要求較高，而且該方法還要受到發放、填寫、回收問卷的時間上的限制。通過這種方法取得的數據可以有效地應用于描述性的分析。

整個調查的重點是問卷的設計，問卷應該科學、準確、客觀，盡可能排除個人的主觀意志。由于問卷的完整性難以掌握，為提高調查結果的可靠性，要盡一切努力去多回收問卷，以保證有效問卷的數量。問卷的設計要遵循的基本原則有：

盡量采用口語以適應文化層次不同的調查對象；

盡量使用通用的語匯，避免特殊群體的專用語匯、專業語匯和縮寫詞；

用語應當科學、明確，避免出現曖昧、多義的詞語；

問題不要脫離現實，不要做虛構想象式的提問；

不要做主觀誘導式的提問，不帶傾向性；

問題要簡捷明了，不會引起調查對象的反感；

問題與考察的內容要有相關性；

答案設置要盡可能涵蓋所有的情況，以免使調查對象覺得沒有適合自己的答案；

不要使用調查對象記憶模糊的問題；

在一個問項中不要出現詢問性質相同的兩個問題，也就是要避免雙重提問；

某些問題的提問順序，避免前項提問對后項提問的回答產生特定影響的情況；

盡可能能把調查對象容易拒絕回答的問題放在問卷的后面；

答案不要太過復雜，以免使調查對象難以回答。

d. 評估建議

明確并嚴格項目文檔管理制度，統一歸口部門，責任到人。

建議對每個項目都統一文檔的歸口（一般為項目監理）。在項目完成時，對文檔進行必要的驗收，然后移交給建設方。建設方需由相對固定的單一部門和人員負責文檔的備案與管理，完善文檔的管理制度。

引入項目監理，協助建設方開展工作，提升項目管理的科學性與規范性。

項目監理方是獨立于建設單位和承建單位的第三方機構，監理的作用是對質量、變進度和投資進行監督，對項目合同、安全和文檔資料進行管理，協調有關單位間的工作關系，合格的監理有助于在項目管理與具體實施過程中，對整個系統的建設進度和質量有一個完整的把握，同時有效地管理項目建設合同和項目文檔。

加強階段性IT獨立評估。

IT評估能恰當地對過去進行總結、對現狀進行評估、對未來進行建議，可以有效地提供“投資效果”方面的反饋。評估不僅可以在項目完成后做，也可以在項目實施過程中進行，特別是對時間跨度較長的大型系統工程的里程碑。這樣不僅可以客觀地評價階段成果，為后面的實施打下基礎，而且有利于項目的管理、事后的總結與問題追溯。建議在信息系統的建設過程中，特別是分步驟多期實施的項目中，可以考慮使用IT階段評估。

加強對項目進度的控制。

由于項目在實施的過程中變數很多，進度已成為信息系統工程建設中最難控制的要素。建議委托方在項目啟動階段，認真對影響進度的因素進行分析，對項目工作和目標進行分解，編制可行的進度計劃。在項目實施過程中，嚴格地、動態地監控進度計劃的實施。針對項目的一些關鍵點或關鍵里程碑，要加大協調與督促力度，盡量避免項目拖延。

優化網站結構，減少訪客關注內容的鏈接層次。

如果對網站的結構做進一步優化，讓訪客能更方便地找到所關注的信息，便能有效地提高網站的粘度和訪問人數。

進一步提升系統的運行效率，優化業務系統的操作。

業務應用系統的運行效率還有提升的空間，系統操作還可以優化。建議加大在軟件升級、人員培訓、系統調優等方面的投入，通過后續的項目建設，將網站進一步做大做強。

5.結束語

項目后評價對提高項目決策科學化水平，改進項目管理和提高投資效益發揮著極其重要的作用。具體地說，項目后評價的作用主要表現在以下兩個方面：

5.1總結經驗教訓，提高管理水平

由于項目管理是一項極其復雜的工作，項目建設一般都涉及多個部門，部門之間的配合與協調工作，直接關系到項目能否順利完成。通過對已經建成項目管理的實際情況進行分析研究，有利于指導今后項目的管理實踐，提高項目管理的水平。

5.2提高決策科學化水平

項目決策的依據是項目前評價，前評價所做預測的準確性，可以通過后評價來驗證。通過完善的項目后評價制度和科學的方法體系產生的反饋信息，可以及時糾正項目決策中存在的問題，提高決策科學化水平。

［1］財政部.關于推進預算績效管理的指導意見.財預，2011.

［2］財政部.財政支出績效評價管理暫行辦法.財預，2011.

［3］郭慶光.傳播學教程［M］.北京：中國人民大學出版社，2001.

［4］劉旭濤.政府績效管理：制度、戰略與方法［M］.北京：機械工業出版社，2004.

［5］陳慶云，王明杰.電子政務行政與社會管理［M］.北京：電子工業出版社，2002.

（作者單位：新華社技術局）

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