關于加強企業科技檔案管理工作的對策與措施

梅杰（新疆眾和股份有限3司　烏魯木齊　830013）

關于加強企業科技檔案管理工作的對策與措施

梅杰
（新疆眾和股份有限3司烏魯木齊830013）

科技檔案是企業檔案管理的重要組成部分。文章闡述了在新形勢下企業如何做好科技檔案工作，結合企業在管控體系方面存在的實際問題，分析原因，針對性的分別從法規和制度建設方面以及完善過程管監控機制方面采取的對策和措施，最大效率地發展檔案管理的作用。

科技檔案管理對策及措施

1　管控體系存在的問題

公司科技檔案管理范疇所涉及的科學研究項目、基本建設及技術改造項目、設備大修理及改造項目管控工作均自成體系，項目管理體系與檔案管理體系存在“兩張皮”現象，項目自立項到竣工或結題的過程控制流程中缺失檔案資料移交管控節點，檔案管理體系無法對項目實施的資料積累過程進行監督，目前科技檔案資料基本是被動接收，或者是檔案管理人員自我撲捉項目信息后跟蹤追交，使科技檔案歸檔管理難度較大，導致科技檔案歸檔的及時率、準確率和歸檔質量均得不到保障，技術成果的共享和后續提供支持保障均無法有效實現。

2　法規、制度和機構的保障及措施

2.1依法治檔是加強企業科技檔案工作的根本保證

2.1.1以科學態度認識企業科技檔案

隨著時代發展和技術進步，對科技檔案的認識也應該進一步深化，而且應包括社會科學與社會技術。如很多管理及技術監管機構在監督管理中形成的大量監管類技術文件，運用社會技術形成的大量報表、數據、統計，這些既是企業經濟運行的重要記錄，也是社會經濟管理的基礎，更是國家資源的組成。在價值作用上，科技檔案的生產要素，無形資產屬性日見顯現。在市場經濟條件下，企業要依法經營、維護合法權益，要依法調整經濟關系和經濟利益，離不開權益的憑證，都需要能證明。檔案作為有形資產的有效、合法記錄形式，有形資產的管理、經營、保值、增值都離不開檔案的憑證、依據和基礎作用，同時檔案本身就是無形資產的主要形式之一。在載體技術上，更應打破“只有紙質文件才能作為檔案”的僵化觀念，關注科技活動中形成的電子文件、影像視頻、數據的長久保存和管理利用。只要符合生產力發展規律，符合經濟科技和社會管理的需要，新內容、新技術、新載體都是科技檔案的組成。

利用先進技術手段，不斷改進檔案管理的傳統模式，緊跟社會信息化的步伐，推動檔案信息化建設，提高檔案管理現代化水平，促進企業檔案事業的發展。

2.1.3要不斷提高企業檔案工作人員依法管理科技檔案的工作能力

依法治檔主要依靠檔案專業人員加強執法，這就要狠抓檔案工作隊伍的自身建設，加強檔案人員的法律法規知識教育和培訓，加強工作責任感，使檔案員成為素質高、業務精、作風硬，能適應在具體科技檔案工作依法管理的要求。

2.2建立健全企業科技檔案的領導機構和管理制度

2.2.1科技文件材料的歸檔

要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個部門產生的科技文件材料，由哪個部門負責歸檔。做到每一項生產、建設、科研、管理等工作活動完成后都有完整、準確、系統的科技文件材料，并按制度歸檔保存。科學技術研究項目的歸檔應按照原國家科委、國家檔案局頒發的《科學技術研究檔案管理暫行規定》執行。

居民地要素更新分為點狀居民地更新和面狀居民地更新。點狀居民地更新可直接選取1∶50 000 DLG數據庫中行政村以上居民地進行替換；面狀居民地選取鄉鎮以上行政駐地，因國家下發的1∶250 000 DLG數據的居民地數據現勢性較差，參考性不大，故直接采用1∶50 000DLG中的居民地進行綜合。在綜合面狀居民地時，需做到3點：保證圖形不變形，保證不出現小尖角盡量用直角，保證居民地與其他要素的相互關系。

2.2.2檔案部門對科技檔案要進行分類、編目、登記

應根據本單位檔案的數量，設置專門檔案庫房和配備相應的檔案設備。庫房內應保持適當的溫度、濕度，同時要具有防盜、防火、防潮、防陽光、防腐蝕、防有害生物和防污染等設施，并應具備齊全的消防器材，確保檔案的安全。在進行檔案的著錄工作時，必須按照國家標準局頒發的《檔案著錄規則》進行，同時應結合本單位管理工作的現代化進程，逐步實現科技檔案管理的標準化、規范化和現代化。

3　過程管控的主要對策及措施

3.1完善管控機制

徹底解決項目管理體系和檔案管理體系“兩張皮”現象，從管理體制上將檔案管理體系納入項目管理體系的過程管控流程中，利用檔案管理“四參加”和“四同步”管理機制，加強對關鍵過程資料積累和收集過程的管控，切實從體制上保障科技檔案歸檔的及時率、準確率和歸檔質量。

3.1.1檔案“四參加”工作機制

檔案管理人員要參加基建工程項目竣工驗收、參加科研成果鑒定、參加設備開箱驗收、參加產品試制定型鑒定、驗收。

3.1.2檔案“四同步”工作機制

技術創新項目、技改工程項目計劃任務的下達與文件材料歸檔要求同步；

技術創新項目、技改工程項目檢查項目計劃進度與檢查文件材料的積累情況同步；

技術創新項目、技改工程項目的驗收、成果鑒定與驗收檔案同步；

技術創新項目、技改工程項目評審獎勵科技成果以及科技人員表彰獎勵與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

3.2實施目標管理

將科技檔案資料的移交歸檔工作作為科技項目責任單位目標責任書的硬性考核指標，對項目負責單位和責任人實施目標管理考核。

3.3實施動態歸檔

科技檔案以往均按照竣工驗收或者項目結題后集中歸檔，為確保及時跟蹤各階段資料的及時歸檔，實施季度計劃動態歸檔。

⑴為加強公司科技檔案歸檔的計劃管理工作，公司科技檔案實施季度歸檔管理。凡屬公司科技檔案歸檔范圍的項目，對口職能部門在項目立項的同時必須在公司檔案室進行備案，并明確項目資料負責人。

⑵各職能部門項目資料負責人需在每季度末向公司檔案室上報次季度該項目檔案移交計劃（計劃需由部門負責人、項目負責人簽字確認），并于本季度末按照計劃內容公司檔案室移交檔案資料歸檔。各職能部門在歸檔計劃執行過程中，如果有調整需求，需在當月20日前向檔案室上報月度歸檔調整計劃（計劃需由部門負責人、項目負責人簽字確認）。公司檔案室將按照計劃對該項目進行動態跟蹤，并對歸檔計劃的完成情況進行月度考核。

3.4引入風險機制

實施項目負責人“檔案資料風險抵押金”制度。在管理體制規范的基礎上，為切實保障科技檔案資料的完整歸檔，對項目負責人實施檔案資料風險抵押金制度。自項目立項啟動，根據項目投資金額，項目負責人向公司繳納500～5 000元的檔案資料風險抵押金，待項目竣工、結題、大修及改造等完成驗收并確認資料同步完整歸檔后返還抵押金。

3.5健全考核體系

建立科技檔案管理定期考核機制。按照《科技檔案管理辦法》的具體要求，加強科技檔案月度歸檔計劃管理，并制定考核細則，對科技檔案歸檔計劃管理工作實施季度考核，考核結果同項目負責人掛鉤，強化過程管控的監督力度和手段。

3.6搭建共享平臺

在規范和健全科技檔案管理體系的過程中，在歸檔及時率、準確率和歸檔質量得到有效提升后，逐步搭建科研技術資料共享平臺，充分利用現有綜合檔案管理軟件平臺，結合科技檔案資料管理特點，進行軟件升級和再開發；同時完善科技檔案管理網絡各終端的數字化轉換的硬件配備，逐步實現科技檔案數字化管理，以實現科技研發成果資料的共享。

4　總結

通過以上對依法制檔認識的提高與加強，制度和組織機構的完善和健全，特別是在加強過程管控機制上采取的有效對策和措施，使我公司科技檔案管理基礎工作取得顯著地提升，科技檔案歸檔的及時率、準確率和歸檔質量均得提高，技術成果的共享和后續提供支持保障得到實現，今后我們還將結合企業實際，不斷在管控機制和方法上繼續探索，切實做好科技檔案的管理工作，為企業改革發展發揮應有的作用。

收稿：2016-05-30

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.05.036