村集體記賬憑證的填制與審核

魏黎明

村集體記賬憑證的填制與審核

魏黎明

近幾年來，筆者利用暑期實習的機會，和農村經濟管理部門的有關同志一起，對部分村集體經濟組織和農民專業合作社的會計核算工作進行了檢查，發現記賬憑證的填制與審核很不規范，亟待進行統一規范完善。下面，根據《村集體經濟組織會計制度》和《會計基礎工作規范》之規定，對記賬憑證的填制與審核方法談點個人意見。

一、記賬憑證的基本內容

記賬憑證是會計人員根據審核的原始憑證或原始憑證匯總表，按記賬的要求歸類整理而編制的。各種記賬憑證的格式、內容不盡相同，但編制記賬憑證的目的，在于反映經濟業務，確定會計科目，便于登記賬簿和日后查閱。因此，所有記賬憑證都必須具備以下幾個方面的內容：

1、憑證的名稱。如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。

2、憑證的編號。記賬憑證要根據經濟業務發生的先后順序編制號碼。若采用通用憑證，可統一編號；若分別采用收、付、轉憑證，可采用分類編號方法，即按收款憑證、付款憑證、轉賬憑證分收、付、轉三類編號，或細分為現收、現付、銀收、銀付、轉賬五類編號。憑證編號后，便于裝訂保管和登記賬簿，也便于日后檢查。

3、填制憑證的日期。記賬憑證是在哪一天編制的，就寫哪一天。記賬憑證的填制日期與原始憑證的填制日期可能相同，也可能不同。記賬憑證應及時填制，但一般稍后于原始憑證的填制。

4、經濟業務內容摘要。摘要應能清晰地反映經濟業務的內容，同時要簡明扼要。

5、會計科目及借、貸方金額（包括總賬科目、明細科目）。即會計分錄。

6、所附原始憑證張數。原始憑證是編制記賬憑證的根據，缺少它就無從審核記賬憑證正確與否。

7、有關人員的簽章。凡是與記賬有關的人員，包括會計主管人員和復核、記賬、編制人員，都要在憑證上簽章，有關收款和付款的憑證還要有出納人員的簽章，以明確有關人員的責任，有利于相互牽制和監督。

二、記賬憑證的填制要求

填制記賬憑證，就是由會計人員將各種記賬憑證要素按規定方法填制齊全，便于登記賬簿。各種記賬憑證的填制要點如下：

1、記賬憑證的日期應一律填寫編制記賬憑證的日期。由于種種原因，有些會計核算單位的原始憑證傳遞、報銷很不及時，隔月甚至隔年報銷、記賬的問題時有發生。這種情況下，記賬憑證的日期也要填寫編制記賬憑證的日期。為了清楚起見，可將經濟業務發生的日期在摘要欄內注明。

2、記賬憑證必須連續編號。記賬憑證的編號方法有多種，可以按現金收付、銀行存款收付和轉賬業務三類分別編號；使用通用復式記賬憑證的也可以不分收入、付出和轉賬業務而統一編號等。但無論采取哪一種編號方法，都應按月順序編號，不得漏號和重號，即每月都從1號編起，順序編至月末。一筆復合分錄需要編制兩張以上會計憑證時，可以采用“分數編號法”。另外，還應注意，每月最后一張記賬憑證的旁邊還應寫“全”字，以免記賬憑證散失后造成匯總、對賬困難。

3、必須在摘要欄內對經濟業務的內容做出簡要說明。摘要應與原始憑證的內容一致，能正確反映經濟業務的主要內容，表達簡短精練。一般摘要欄應反映三個方面的內容：即經濟業務的說明、對方單位或個人名稱和重要憑證的號碼。通過摘要，應能使閱讀人了解該項經濟業務的性質、特征，判斷出會計分錄的正確與否，一般不必再去翻閱原始憑證或詢問有關人員。為此，對于摘要欄的書寫，應力求做到以下幾點：（1）要用簡練的文字和含義清楚的詞句，簡單明了地說明經濟業務的內容，切忌沒有文字說明的記賬憑證；（2）要突出經濟業務的重點內容和核心，使人看后一目了然，避免冗長累贅的敘述；（3）要詳略得當，該詳則詳，應略則略，既能反映經濟業務的內容，又要便于日后監督；（4）摘要應與原始憑證的內容一致，能正確地反映出經濟業務的主要內容，表述簡短精練。應能使閱讀的人通過摘要就能了解該項經濟業務的性質、特征，判斷出會計分錄的正確與否，一般不必再去翻閱原始憑證或詢問有關人員。

4、必須使用會計制度統一規定的會計科目。應借、應貸賬戶的對應關系要清晰，總賬科目或明細分類科目的名稱和金額必須列全，作為登記日記賬、總賬和明細分類賬的依據。一定要寫會計科目的全稱，不得擅自變動名稱，也不得隨意簡化。如果一個總賬科目下直接有幾個明細科目，可以只寫第一行總賬科目的名稱，其他各行直接填寫明細科目名稱即可。

5、金額欄的數字應與相應行平行填寫。角分欄不要留空白，也不要劃一橫線“一”，可寫“00”。然后將金額合計填在合計欄的金額內，合計金額第一位數前應添加人民幣符號“￥”。不得把不同類型的經濟業務合并填入一張記賬憑證，盡量避免填制“多借多貸”會計分錄的記賬憑證，做到賬戶對應關系清晰。

6、記賬憑證的附件張數必須注明清楚。所附原始憑證的張數，一般以原始憑證的自然張數為準。對于附件張數的填寫，應按以下要求進行：（1）記賬憑證附件張數應是所附的附件總張數，包括直接附件（指直接作為編制記賬憑證依據的附件）和間接附件（指不直接作為編制記賬憑證依據的附件）的張數。如果記賬憑證中附有原始憑證匯總表，則應把所附的原始憑證和原始憑證匯總表的張數一起計入附件的張數內。但報銷差旅費的零散票券，可以粘貼在一張紙上，作為一張原始憑證。（2）如附件中有重要資料今后需要利用或某些原始憑證過多不易裝訂時，也可以另行裝訂或單獨保管，但要在記賬憑證附件處注明“附件另存”字樣。對于另存的附件，應詳細注明所屬憑證的日期和編號，以便日后查找。（3）如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，可把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，在其他記賬憑證上注明附有原始憑證的記賬憑證編號。（4）結賬和更正錯誤的記賬憑證，可以不附原始憑證。（5）記賬憑證附件張數一律填寫大寫數字。

7、記賬憑證填寫錯誤的處理。記賬憑證不得涂改、刮擦、挖補，更不準用化學藥水涂改。記賬憑證填錯時，如在記賬前發現的，一律作廢重新填制。記賬憑證填寫錯誤且又已經登記入賬的，如果在當年內發現填錯時，應用紅字填寫一張原來記賬憑證相同的記賬憑證，并在摘要欄內注明“注銷某月某日某號憑證”。如果填錯的記賬憑證科目運用正確，只是金額錯誤，也可以將正確數字與錯誤數字的差額，另編一張調整的記賬憑證，調整增加金額用藍字，調整減少用紅字。發現以前年度記賬憑證的錯誤時，應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。

8、空行的處理。記賬憑證填制完經濟業務后，如有空行，應當自金額欄最后一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處畫斜線注銷（規范的方法是自空行下一行分位線右上角開始畫，畫至合計欄上一行的萬位線左下角，中間可以畫成“ㄣ”形式，其拐彎處的橫最多只占三個角分線）。

9、簽章。記賬憑證填寫完畢，必須由有關人員簽章。實行會計電算化的村集體經濟組織或農民專業合作社，其機制記賬憑證應當符合記賬憑證的一般要求，并應認真審核，做到會計科目使用正確，數字準確無誤。打印出來的機制記賬憑證上，要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員和會計主管人員的印章或者簽字，以明確責任。

10、以付款業務為主。對于只涉及“現金”和“銀行存款”這兩個賬戶的業務，應以付款業務為主，只填制付款憑證，不填制收款憑證。如從銀行存款中提取現金或以現金存入銀行等，只需填制付款憑證，而不再填制收款憑證，以免重復記賬。

三、記賬憑證的填制方法

填制記賬憑證時，首先應認真審核相關憑證的原始憑證，然后根據原始憑證所記錄的經濟業務，運用借貸記賬法，確定應借應貸的會計科目和金額，最后再按記賬憑證的內容、格式及填制要求逐項填寫。

1、收款憑證的填制方法。收款憑證是根據現金、銀行存款增加的經濟業務填制的。填制收款憑證的要求是：（1）由出納人員根據審核無誤的原始憑證填制，必須是先收款，后填憑證。（2）在憑證左上方的“借方科目”處填寫“現金”或“銀行存款”（如為現金收款憑證，填寫“現金”；如為銀行存款收款憑證，填寫“銀行存款”）。（3）在日期欄填入記賬憑證的日期（實際收款的日期）。（4）在憑證編號欄為該筆記賬憑證編號。（5）在憑證摘要欄填寫經濟業務的內容摘要。（6）在憑證“貸方科目”欄總賬科目、明細科目欄填寫引起“現金”或“銀行存款”增加的會計事項所使用總賬科目、明細賬科目。（7）在“金額”欄填寫與會計科目相對應的金額。（8）在憑證的右側填寫所附原始憑證的張數。（9）在憑證的下方由相關責任人簽字、蓋章。（10）“記賬”欄應在已經登記賬簿后劃“√”符號，表示已經入賬，以免發生漏記或重記錯誤。

2、付款憑證的填制方法。付款憑證的格式及填制方法與收款憑證基本相同，只是將憑證上的“借方科目”與“貸方科目”欄目交換位置；填制時先填寫“貸方科目”的“現金”或“銀行存款”科目，再填寫作為與付出現金或銀行存款相對應的總賬科目或明細科目。

3、轉賬憑證的填制方法。轉賬憑證是根據不涉及現金和銀行存款的轉賬業務原始憑證填制的。轉賬憑證的格式與收、付款憑證的格式的不同之處在于，憑證左上角不設主體科目（或稱設證科目），而將經濟業務的對應科目按先借后貸的順序全部填入“總賬科目”和“明細科目”欄目，并通過將各科目金額按記賬方向填入相應的“借方金額”或“貸方金額”來確定科目的對應關系。

在填制轉賬憑證時，應將經濟業務中所涉及的全部會計科目，按照先借后貸的順序記入“會計科目”欄中的“總賬科目”和“明細科目”，并按應借、應貸方向分別記入“借方金額”或“貸方金額”欄。其他項目的填列與收、付款憑證相同。

4、通用記賬憑證的填制方法。通用記賬憑證的填制方法與轉賬憑證的填制方法基本相同。所不同的是在記賬憑證上，采用按照發生經濟業務的先后順序編號的方法。一筆經濟業務涉及兩張以上記賬憑證時，可以采用分數編號法。

四、記賬憑證的審核要點

記賬憑證編制完成后，為了保證會計信息的質量和會計賬簿記錄的正確性，在記賬之前必須由專人負責對記賬憑證進行認真的審核。審核的內容包括以下幾個方面：

1、內容是否真實。審核記賬憑證是否有原始憑證為依據，所附原始憑證的內容與記賬憑證是否一致等。

2、項目是否齊全。審核記賬憑證各項目的填寫是否齊全，如日期、憑證編號、摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數及有關人員簽章等。

3、科目是否正確。審核記賬憑證的應借、應貸科目是否正確，是否有明確的賬戶對應關系，所使用的會計科目是否符合會計制度規定，同一經濟業務所使用的一級科目、二級科目及明細科目是否一致，以保證取得正確的匯總資料。

4、金額是否正確。審核記賬憑證所記錄的金額與原始憑證的有關金額是否一致、計算是否準確，原始憑證匯總表的金額與記賬憑證的金額合計是否相符等。

5、書寫是否正確。審核記賬憑證中的記錄是否文字工整、數字清晰，是否按規定進行更正等。

只有經過審核無誤的記賬憑證，才能據以登記賬簿。如發現差錯必須及時查明原因，并按規定予以更正。

（作者單位：河北融投創業投資有限公司）