圖書館業務外包及其策略

張衛東

(鄭州圖書館，河南鄭州　450000)

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圖書館業務外包及其策略

張衛東

(鄭州圖書館，河南鄭州450000)

圖書館；業務外包；策略

業務外包在圖書館的應用主要集中在事務性工作和采編工作方面，隨著信息時代的到來，圖書館服務功能發生變化，業務外包在圖書館的應用將有更大的發展空間。

業務外包是近幾年發展起來的一種新的經營策略。即企業把內部業務的一部分承包給外部專門機構。其實質是企業重新定位，重新配置各種資源，將資源集中于最能反映企業優勢的領域，塑造和發揮企業獨特的難以被其他企業模仿或替代的核心業務，從而構筑本館的競爭優勢，以獲得使企業持續發展的能力。

業務外包這一現代經營管理方法在最近十年被西方圖書館界吸收和采用，受到普遍的歡迎。圖書館將非核心業務通過合同外包的方式分給社會機構來完成，以便集中自身的力量搞好核心服務工作。業務外包這一經營管理方法日益受到圖書館界的重視，是正在形成的一個趨勢。

1　圖書館實行業務外包的優勢

1．1降低成本，提高質量

專業機構(團體)往往具有一定的經濟規模，有著較高的專業度和效率，且經營成本較低。通過他們來提供服務，可以取得較大的價格優惠，并能節省龐大的人事費用。如：將采編業務委托給地區采編中心完成，一方面，可以通過聯合采購取得價格優惠；另一方面，采編中心是一個以采、編、配送一條龍服務為特色的服務機構，購書的同時還隨書配送書目數據，有些采編中心甚至幫助圖書館將所購圖書貼上條形碼、書標等，而且這些工作是完全免費的。在美國，圖書館成為OCLC成員館后，套錄一條書目記錄的費用是1．5美元(OCLC成立之前，美國國會圖書館一條書目記錄成本是75美元，Ohio大學圖書館是30美元)，委托編目進行這項工作，平均花費才2～12美元。據統計，我國圖書館單獨編目時，每種圖書約10～15元，而套錄時每種圖書是0．3元，委托地區采編中心或書商時，編目是免費。1．2節約人力資源，克服缺乏專業技術人員的困難

圖書館實施業務外包，一方面可以借助外部的人力資源，來彌補自身的不足。受客觀因素的影響，圖書館很難引進和留住高技術人員，因而難以進行技術的研制和開發。在業務外包的情況下，圖書館可以充分利用外部資源保證本館的先進性。如：選購成熟先進的圖書館管理軟件，既可以降低開發軟件的風險，也能提高圖書館的服務水平。另一方面圖書館還可以節約人員。以聯合編目為例，美國Ohio大學圖書館1967年共有編目人員15名，每年處理約2．5萬種圖書，成為OCLC成員館后，其編目人員減至5人，每年卻可處理5萬種書。以每名工作人員年薪5萬美元計，每年節約工資約50萬美元，而全部套錄OCLC數據也只需花7．5萬美元。

1．3專注于本館的核心業務，提高競爭優勢

圖書館將非核心業務外包給專業機構完成，可以使圖書館的管理層能集中精力實現對業務流程、人員配置的整合，加強讀者服務工作，提高圖書館的競爭優勢，保持圖書館的持續、穩定發展。

1．4縮短工作時間，提高工作效率

以回溯建庫為例，如果要完成30多萬種中文圖書，由圖書館工作人員建庫，估計要用1～2年時間，而委托建庫商，可能只需2個月時間。業務外包作為一種新型的圖書館管理模式，對于提高圖書館的服務效率、促進圖書館的重心轉移、發揮圖書館的競爭優勢，具有重要的作用。但是，其也存在一些缺陷。如：直接購買圖書館管理系統的最大缺陷是會使圖書館工作人員對外部技術產生嚴重依賴。一般情況下，技術外包可以產生良好的短期回報，但不知不覺中圖書館技術人員對技術的掌握只停留在使用層面，從而損害了圖書館開發新技術的能力，特別是某些技術問題必須在開發的過程中才能學會。

2　圖書館外包的業務種類

2．1采訪業務外包

采訪業務外包主要有兩種模式：①綱目訂購。它實際上是圖書館與書商之間的采購合約，書商根據圖書館采訪人員圈定的綱目控制范圍(如專業范圍、主題控制、出版社控制、閱讀水平控制等)和圖書館的經費預算，將選出的圖書送到圖書館，圖書館采訪人員通過驗收將適合的書留下，不需要的圖書則退回給書商。這種方式可以節約采訪人員選書的時間，也能保證所購圖書具有針對性。②由圖書館采訪人員根據征訂書目進行圈選，再交由書商訂購。近幾年來，地區采編中心和圖書公司不斷涌現，在市場經濟環境下，圖書供應商要能發展下去，就必須以客戶為中心，滿足客戶的需求。這種競爭給圖書館帶來了更多的優惠和附加服務，其中包括書目數據的配送以及裝防盜條、蓋館藏章、貼條形碼和書標等手工處理過程，從而達到了降低成本、減少人員并取得一定經濟效益的目的。

2．2編目外包

編目外包是國外圖書館業務外包中應用最廣且最具成效的一種外包方式。早在二十世紀七八十年代，美國、日本等國的圖書館已開始將編目業務部分外包。1967年OCLC成立之后，由于費用低、質量高，其成為世界各地圖書館編目外包的服務商。在中國，隨著計算機網絡的迅猛發展，全國聯合編目中心、CALLS、地區采編中心的建立，從20世紀90年代開始，各圖書館普遍采用了編目外包。編目外包，一方面可減少編目人員的負擔，加快文獻處理的速度，在不降低質量的前提下節省開支，解決諸如待編積壓圖書、工作負荷不均、專業人員不足等問題；另一方面可減少重復勞動，在一定范圍內實現統一編目，圖書館書目數據能更快達到規范化和標準化。

2．3書目數據庫建設外包

數據庫建設是圖書館自動化工作的重要組成部分，也是圖書館在自動化建設進程中最繁重的一項業務，需要投入大量的人力和物力。由于耗時耗力，很多圖書館都將此業務外包給建庫承包商。圖書館館藏書目數據庫建設外包，包括依據卡片上的信息進行業務外包和到現場依據文獻實體上的信息進行業務外包兩種形式。前一種方法簡便、經濟，但卡片信息不全，依此制作出來的書目數據不能達到準確、全面的效果。后一種方法是較為徹底的做法，雙方簽訂合約后，承包方派員工進駐圖書館，按館藏文獻建庫，同時還按照現在的標準對過去的圖書進行全面重新加工。2．4自動化業務外包

自動化業務外包是指在共同簽署外包協議或合同的基礎上，采用系統移植或委托專業廠商設計和開發，服務提供商直接向圖書館提供整套的應用方案，包括咨詢、軟件系統、實施、運行中的維護、軟件的升級、高質量的技術支持等。大多數圖書館缺乏計算機專業技術人員，因此，隨著信息技術的發展，硬件和軟件的不斷升級，如果相關的圖書館管理系統以及應用軟件由圖書館自行開發，則圖書館要投入大量的開發費用和人員培訓費用。通過服務外包，不僅可以節約時間和費用支出，還可以直接享受服務提供商提供的在線支持、網上維護和更新升級的優質服務。

2．5后勤物業管理外包

圖書館的行政和后勤事務性工作很多。近幾年來，圖書館事業發展較快，各地政府都投入巨資建設新圖書館，新建的圖書館面積較大，公共衛生、消防、綠化、空調、機電設備的維護和管理任務很重。后勤外包可以使管理層從事務性工作中解脫出來，將更多精力用于業務建設中。后勤外包可以采用全部外包的方式。全部外包可以通過向社會邀請專業物業公司進行招標的方式，選聘物業管理公司對圖書館所有物業及設施、設備實施統一一體化管理，圖書館只設一名物業管理人員，負責物業的宏觀管理及與管理處的聯絡。

3　圖書館業務外包應注意的問題

業務外包主要是透過與外包商的合作，以改善圖書館服務質量，提高工作效率。圖書館仍要承擔任務規劃、目標制定、監督標準制定及執行、評估及修正等工作。換言之，業務外包服務質量的好壞由圖書館全權負責，因此在制定外包策略時應注意以下問題。

3．1決定業務外包考慮因素

實施業務外包之前，圖書館應根據本館的任務、人力資源等因素進行具體分析，評估成本效益，聽取各方意見，明確本館的核心業務，從而確定哪些業務與核心業務關聯性不大，哪些業務本館難以提供足夠的資源支持，哪些業務本館單獨完成起來成本高、效率低，這些都是圖書館考慮進行業務外包的原因。

3．2選擇合適的外包商，簽訂合作協議

外包商的好壞直接關系到圖書館外包業務的成功與否。圖書館應全面考慮外包商的財政、人力資源、信譽、管理控制、效率、服務質量以及是否熟悉業務、價格水平等條件，并在審查外包商各方面因素后，認真簽訂外包合約，以作為雙方共同遵守及管理的依據。合約的內容應包含工作目標及預期效益、合作范疇、運作方式、責任劃分、所有權歸屬、合約修改與終止條件、付款方式、賠償3．3加強對外包商的控制和管理

問題等。

圖書館把業務外包出去后并非萬事大吉，相反，應密切注意并配合外包商進行各項活動。在執行合同過程中，圖書館還必須對外包商進行有效的監督，重視對業務外包的過程管理，尤其是對技術業務工作的監管。同時，外包商還應建立一套可以將服務對象的問題直接反饋給館方的機制，如意見箱、電子公告欄、留言板等。

3．4建立良好的溝通機制

圖書館與外包商是相互依靠、互惠互利的雙贏關系，雙方在充分溝通與相互理解的基礎上，加強合作與協調，使業務流程能順利進行。然而，外包勢必會影響一些工作人員的利益，因此要做好員工的溝通工作，以得到員工的理解和支持。

4　結語

雖然圖書館業務外包模式目前還存在一些有待解決的問題，但是它體現了在知識經濟時代傳統圖書館向現代化圖書館轉型的過程中圖書館職能社會化的必然發展趨勢。隨著圖書館現代化、網絡化程度的提高，虛擬館藏比例的上升，聯機編目的普及，圖書館內從事信息貯藏與處理的人員將減少，從事讀者信息服務的人員尤其是參考咨詢人員將成為圖書館的核心館員，圖書館的整個組織機構、工作流程、人力資源應用等都需要重新分配。面對人力刪減、經費緊縮以及圖書館服務功能變化等情況，業務外包在圖書館業務中的應用范圍將日益擴展。外包服務不僅促使圖書館從節省成本、提升效率等方面進行創新思考，同時也是圖書館改造其組織作業流程、實施機構重組的良方。可以預料，隨著圖書館管理的改進，業務外包將有更大的發展空間。

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(編校：周雪芹)

2015-12-24

張衛東(1965—)，鄭州圖書館館員。

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