淺談企業(yè)檔案管理中的問題和對策

李疆梅（新疆有色金屬工業(yè)集團稀有金屬有限責任公司 可可托海 836300）

淺談企業(yè)檔案管理中的問題和對策

李疆梅
（新疆有色金屬工業(yè)集團稀有金屬有限責任公司 可可托海 836300）

加強企業(yè)檔案工作的管理，使企業(yè)檔案工作納入企業(yè)管理計劃，力爭使檔案工作的發(fā)展跟上企業(yè)的發(fā)展速度，為企業(yè)提供及時、有效的服務，這是檔案部門和檔案工作人員的光榮任務。

檔案管理問題對策

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的文件材料，是一種無形資產(chǎn)，是企業(yè)的寶貴財富。對企業(yè)發(fā)展過程中檔案的管理，也是對國有財產(chǎn)的有效保護。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會、對企業(yè)有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了大量的數(shù)據(jù)和依據(jù)。本企業(yè)走過了半個多世紀的歷程，經(jīng)歷了中蘇合營、獨立經(jīng)營、和多次的機制變更，從單一礦山開采發(fā)展到今天地下采礦、鈹選礦、水力發(fā)電、旅游開發(fā)的國有獨資企業(yè)，期間收集和保存大量的技術含量高、涉及范圍廣、內容極其豐富的珍貴資料，為本企業(yè)解決歷史糾紛、項目建設和跨越式發(fā)展提供了大量的有力依據(jù)。

在新的經(jīng)濟形式下，企業(yè)改革深化過程中，企業(yè)的檔案管理工作隨之也發(fā)生了變化。企業(yè)作決策、搞技術離不開檔案信息做參考，檔案工作配合企業(yè)的中心工作，為經(jīng)濟建設服務，這是勿庸置疑的。加強企業(yè)檔案工作的管理，使企業(yè)檔案工作納入企業(yè)管理計劃，力爭使檔案工作的發(fā)展跟上企業(yè)的發(fā)展速度，為企業(yè)提供及時、有效的服務，這是檔案部門和檔案工作人員的光榮任務。

1　檔案管理存在的問題

1.1對檔案工作不重視

企業(yè)在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案分散保存，極易造成檔案散失。企業(yè)的調查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記、合同公證等一般都散存在部門經(jīng)辦人手中，事后不能及時歸檔，極易丟失和下落不明。檔案管理存在著一個不容忽視的現(xiàn)象，那就是企業(yè)檔案信息資源的管理水平還不高，檔案工作難度還較大。一些基層領導忙于生產(chǎn)和經(jīng)營，缺乏檔案意識，對檔案的規(guī)范化和檔案管理工作的重要性認識不夠。甚至認為檔案室僅僅是單位存放資料的地方，使企業(yè)檔案處在資料室的低水平上。沒有認識到企業(yè)檔案工作在生產(chǎn)、經(jīng)營、權益維護和市場開拓等各項活動中的重要作用。

1.2企業(yè)從外引進的重要技術資料、市場信息等科技檔案，一般都滯留在少數(shù)人手中，沒有有效的控制手段

這些人離開單位，便把檔案私自拿走，據(jù)為己有，給后來的員工帶來了很多麻煩。由于檔案的缺失，單位一旦需要，這些人便張口要錢，不擇手段地謀取私利，還美其名曰“有償服務”。

1.3存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象

大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導也不能及時、全面和有效地利用檔案，失去檔案的經(jīng)濟價值。

1.4檔案工作人員不穩(wěn)定

一些企業(yè)為提高工作效率，往往不設專門的檔案人員，采取兼職的辦法。由于檔案人員兼職過多，往往沒有精力顧及檔案，使得檔案工作很難有效展開，個別單位還出現(xiàn)檔案工作掛空擋的現(xiàn)象。有些領導沒有把檔案工作納入職責范圍，缺乏有效的檔案管理辦法。

1.5檔案工作隨意性大，不能完整、準確、系統(tǒng)的收集

企業(yè)為了降低生產(chǎn)成本，不愿意對檔案工作中需要的資金、設備、裝具、人員培訓進行過多的投入。使得檔案管理工作中缺少必要的條件，對檔案收集、整理、統(tǒng)計、保管、鑒定、提供、利用等檔案管理工作程序缺乏必要的規(guī)范和約束。同時由于管理人員缺少檔案管理專業(yè)知識，導致檔案管理不規(guī)范、不科學，從而也影響企業(yè)檔案的開發(fā)利用率，不利于企業(yè)進一步發(fā)展。

2　對策及措施

2.1提高企業(yè)領導的檔案意識，加強檔案人員業(yè)務技能培訓

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵，這點應引起各級領導的重視。檔案主管領導應主動深入基層，為專兼職檔案人員進行有針對性的服務，為企業(yè)檔案工作發(fā)展提供有效的支持。其次，檔案主管領導要注重人才的使用，把有較強責任心、事業(yè)心和高度的奉獻意識的員工選拔上來，發(fā)揮他們的聰明才智。還要加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育，拓寬知識面，學習業(yè)務知識，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，把檔案管理人員的管理價值從利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。

2.2統(tǒng)一管理，提高企業(yè)檔案利用率

企業(yè)檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，使檔案資料有效的收集管理與積極開發(fā)利用有機結合。同時企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務。不斷提高檔案利用的效率和效果，使檔案工作有所發(fā)展，為檔案工作帶來生機和活力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

2.3做好檔案管理的基礎工作

現(xiàn)代企業(yè)制度是一個科學的管理制度，企業(yè)檔案工作屬于現(xiàn)代企業(yè)制度基礎管理的一項內容。我公司已在2004年就全面推廣了三標體系，建立健全檔案管理的各項規(guī)定，這為進一步搞好檔案的規(guī)范化、標準化建設奠定了基礎。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，企業(yè)要營造任何人不得拒絕歸檔的氛圍，并且把這項工作納入各單位的年度目標管理，與其他各項工作一起，同布置、同檢查、同考核、同獎懲，推動檔案管理跨臺階、上檔次；嚴格執(zhí)行國家檔案局發(fā)布的最新檔案執(zhí)行標準，并制定企業(yè)內部的文書檔案歸檔范圍及保管期限，做到平時認真歸檔，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，保證企業(yè)檔案的完整、真實、實用。

2.4組卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化，加強保密工作

維護企業(yè)檔案的完整與安全，便于企業(yè)對檔案的有效利用。從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內容上齊全配套，不使應集中保管的檔案缺文短頁，雜亂無章；從質量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內在的有機聯(lián)系，在范圍上應涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌；從安全上說，市場競爭越來越激烈，要注意保護企業(yè)的專業(yè)技術性檔案資料（包括商業(yè)秘密檔案）。要加強保密工作，嚴格按照程序辦理檔案借出和閱覽手續(xù)，防止企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。企業(yè)檔案的完整與安全是密切聯(lián)系的統(tǒng)一體，只有維護了企業(yè)檔案的完整而無遺漏，才能有效地保證企業(yè)檔案的安全。

2.5增強信息意識，用科學的技術手段管理檔案

在信息時代，檔案作為信息資源的組成部分，檔案人員應增強對其信息的認識，提高辨別水平和處理能力，增強開發(fā)檔案信息資源的意識，滿足各方面對檔案信息日益增長的需求。

收稿：2016-03-29

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.04.040