科技項目檔案數字化管理系統平臺設計實踐

王 杉，刑 軍,孫 滔

(陜西省科學技術信息研究所，陜西 西安 710054)

科技項目檔案數字化管理系統平臺設計實踐

王 杉，刑 軍,孫 滔

(陜西省科學技術信息研究所，陜西 西安 710054)

隨著信息技術的發展，大數據、云計算技術的成熟，海量科技項目檔案的管理和利用，已經由紙質收藏與手工檢索模式向數字化存儲互聯網共享服務模式轉變。基于此，利用面向對象的軟件設計方法，構建了基于互聯網的科技項目檔案信息系統平臺，提出了平臺設計目標、建設內容，對系統功能需求和系統安全性進行了分析，介紹了系統平臺的整體框架結構和系統功能模塊設計。旨在為科技項目檔案的收藏、管理、挖掘、共享提供一套先進經驗，讓海量的基礎科技項目檔案資源能夠為科技創新工作提供支持和服務。

大數據；云計算；科技項目檔案；平臺；功能

0 引 言

科技項目科研檔案是指在科技項目科研活動中形成的應當歸檔保存的網紙、網表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技義件材料，是科技工作人員進行項目科學研究活動的真實記錄。它記載和反映了項目科學研究活動的全部過程和具體成果，是項目科研人員的勞動成果和智慧的結晶。科技項目科研檔案歸檔材料應包括研究課題的可行性論證材料、申請立項材料，立項后各階段的試驗原始記錄材料，最后的總結報告、成果報告、成果鑒定、推廣示范和反饋信息材料等[1]。長期以來，對項目受理和項目管理中形成的科技檔案采用簡單分類和紙質化集中存放的方式進行管理和目錄式手工檢索利用。隨著信息技術的發展，大數據和云計算技術脫穎而出，使得對海量科技數據資源的挖掘和分析變成可能，而科技檔案作為基礎的海量科研數據資源，如何對其進行加工分析、利用已顯得尤為迫切。同時國內信息資源共享研究也在逐步深入，檔案信息資源共享研究的領域和范圍不斷拓展，已從館藏資源電子化、數字化等純技術研究拓展到檔案信息資源開發、管理、整合、規劃、共享模式、共享平臺建設、共享體系構建、共享效率、共享系統績效評估、共享策略、共享隱私保護等各方面[2]。

因此，針對陜西省的科技項目檔案設計出一套數字化管理平臺，對陜西省科技檔案進行數字化加工并建立科技檔案資源數據庫系統，與陜西省科技業務綜合系統無縫對接，實現數據交互，對省科技資源統籌大數據云平臺本地科技資源數據庫進行數據填裝，通過互聯網和移動互聯面向政府決策、科研生產提供知識服務，實現海量科技項目檔案資源的挖掘和共享。

1 設計目標

科技項目檔案信息管理系統(見圖1)，是依托海量的紙質科技項目檔案資源，進行數字化加工，建立科技項目檔案目錄數據庫和全文數據庫，形成陜西省科技檔案信息管理系統，實現與陜西省科技業務綜合管理系統進行數據交匯的同時向陜西省科技資源統籌大數據云平臺進行數據填裝，實現科技檔案資源的同步共享發布。從而加快科技檔案的數字化進程，提升科技檔案的管理與服務能力，促進陜西科學數據被科研生產部門公開使用[3]。

科技項目檔案信息管理系統平臺，是集海量科技項目檔案數據資源優勢、先進數字化加工處理工具、前沿服務模式優勢于一體，具有理念新穎、功能完整、服務模式超前等優點。其主要目標如下：

(1)依據科學技術檔案案卷構成的一般要求，建立科技項目檔案的數字化模板和標準。

(2)利用先進的數據庫技術，建立科技檔案目錄數據庫和科技檔案全文數據庫，實現科技檔案的快速全文定位檢索。

(3)通過科技檔案信息化管理平臺，為科研人員、科技項目管理者提供科技項目檔案數據信息的挖掘、分析與推送服務[4]。

(4)通過與科技業務綜合系統的無縫對接，實現科技項目數據的交互；通過對科技資源統籌大數據云平臺進行數據的填充，實現科技項目檔案數據同步共享發布[5]。

圖1 科技項目檔案管理系統

2 建設內容

系統建設主要包括基礎設施建設、數字化加工服務、應用系統建設，如圖2所示。

圖2 系統結構圖

2.1 基礎設施建設

基礎設施建設主要包括實體科技檔案的存放空間建設和科技檔案數字化存儲以及科技檔案管理系統運行所需要的軟硬件網絡環境的建設。主要包括檔案密集柜的購置，服務器、存儲設備以及操作系統、數據庫軟件的部署。同時要考慮科技檔案信息的安全防護、容災備份的建設。

2.2 數字化加工服務

數字化加工服務主要包括實體科技檔案的分類整理、拆卸、著錄、掃描、處理、校對、轉化、掛接以及OCR識別和雙層PDF制作等[6-7]。

2.3 應用系統建設

應用系統建設包括科技檔案綜合管理系統建設、科技檔案系統與科技業務綜合系統、科技統籌資源大數據云平臺的對接等模塊。

3 系統功能分析

建立在海量科技計劃項目檔案數據上，面向科技管理和科研需求，科技計劃項目檔案管理系統必須有完善豐富的系統應用和管理功能解決方案。系統功能分為三個功能模塊，包括數據訪問層模塊、業務邏輯層模塊、界面表示層模塊，涵蓋了系統管理、實體案卷管理、庫房管理、案卷信息管理、數據導入導出管理、案卷查詢、數據統計與分析、報表管理等[8-10]。

(1)系統管理：包括系日志管理、用戶管理、權限管理、數據字典管理、統計分析、告警管理、身份卡管理等功能，通過系統進行設置[11]。

(2)實體案卷管理：包括檔案接收登記、借閱管理、檔案盤點管理、編研利用管理、檔案銷毀管理等功能，實現對實體紙質案卷的數字化管理[12]。

(3)庫房管理：包括庫房場地管理與排架管理，便于實體紙質檔案的科學化存放和收藏。

(4)案卷信息管理：包括全宗管理、案卷管理、文件管理、檔案影像管理功能，系統性地對案卷信息進行統計、管理。

(5)案卷查詢：涉及檔案檢索服務、文件檢索服務、案卷復制服務、案卷閱覽服務，方便科技管理者和科研人員便捷地獲取科技檔案信息數據。

(6)數據導入導出管理涵蓋數據導入管理、數據導出管理、防篡改驗證服務、防篡改處理，系統具有開放性的數據接口，以便與OCR識別系統、全文檢索系統等的集成，將現有檔案數據向檔案管理系統數據庫的遷移或共享，同時保證系統與科技綜合業務系統及科技資源大數據云平臺進行安全的數據交互。

(7)數據統計與分析：包括對科技檔案的數據與用戶使用情況進行統計分析，供科技管理者進行決策。

4 系統安全需求分析

由于科技項目檔案數據的保密性，因此對于科技項目檔案系統的安全性有特別高的要求。系統的設計嚴格保障系統和項目檔案數據的安全性能，包括對整個系統管理、設備、軟件、網絡等全方位的體現。

由于在互連網環境下，用戶對任何資源(包括硬件和軟件資源)都能夠進行共享，所以必須通過制定相應的網絡和系統安全策略來防止非法訪問者訪問數據資源，對數據資源的存儲以及傳輸進行安全性保護。從網絡級安全、傳輸級安全、系統級安全和應用級安全等幾方面進行考慮，主要遵循下面的設計原則：

(1)標識與確認(Identification & Authentication)。

任何用戶訪問系統資源，必須得到系統的身份認證以及身份標識，如用戶的數字證書、用戶號碼、密碼。當用戶信息與確認信息一致時，才能獲準訪問系統。在科技項目檔案管理系統中，對操作系統、數據庫系統和應用系統都有相應的用戶和權限的設置，也可與操作系統的安全策略集成。

(2)授權(Authorization)。

對系統資源，包括程序、數據文件、數據庫等，根據其特性定義其保護等級；對不同的用戶，規定不同的訪問資源權限，系統將根據用戶權限，授予其不同等級的系統資源的權限。系統提供功能授權、數據授權。

(3)日志(Logging)。

為了保護數據資源的安全，在系統中對所保護的資源進行任何存取操作都進行相應的記錄，形成日志存檔，完成基本的審計功能。系統的核心基礎框架提供各種日志審計功能。

(4)加密(Encrypt)。

系統數據在傳輸過程中都采用加密方式。在系統的應用層面，系統對用戶與權限提供完善的管理機制，每個用戶登錄后，只能在自己設定的權限范圍內操作，并且操作權限有相互制約的機制，如負責采集、上載檔案的用戶，將不能具有審批的權限等[13]。

5 結束語

科技項目檔案數字化管理系統的設計以面向科技管理和科技創新的全過程出發，依托海量項目檔案資料數據資源，利用系統平臺先進的數據處理功能，深度挖掘分析檔案數據資源，無縫對接科技業務綜合系統與科技資源大數據云平臺，有效整合互聯網和移動互聯網服務模式，既滿足科技管理數字化、網絡化需求，同時也滿足了不同科技創新主體的個性化需求。實現了科技項目檔案資料的數字化，檔案管理流程的信息化、自動化、規范化，使得科研人員能夠便捷地獲取科技項目數據信息，又減輕了科技管理人員的工作量，提高了工作效率。

科技檔案管理共享的實現，可進一步拓展檔案資源共享空間，并且延伸科技檔案共享實現科技咨詢服務的擴充和鏈接，提高科研管理部門、科技咨詢和科技檔案管理部門的服務能力。

在建立健全科技檔案管理內部組織結構的同時，需要加強對科研項目檔案共享數據的宣傳，通過科技檔案數據共享有效地提高科技檔案數據的使用率，為陜西省在科技創新中各學科的綜合發展提供平臺，為科研交流與互動創造良好的條件，使科技項目檔案信息科技項目數據服務在推動陜西省科技創新中發揮重要作用。

[1] 張炯森.科技項目檔案管理中存在的問題及對策[J].科技情報開發與經濟,2009,19(1)：98-99.

[2] 陳文英,陳開魁,徐遲默,等.熱帶農業科技檔案信息資源共享現狀分析及可行性研究[J].安徽農業科學,2014,42(25):8846-8848.

[3] 肖琬蓉,張 靜.科技檔案全文數字化信息系統開發研究[J].計算機應用與軟件,2013,30(3):145-147.

[4] 許雯倩,李 娟.論信息化背景下高校檔案推送服務[J].蘭臺世界,2013(8)：18-19.

[5] 王蘭成,黃永勤.大數據時代國防科技檔案服務的信息技術研究[J].浙江檔案，2014(11):6-9.

[6] 廖淑莉.構建科技檔案云平臺 支撐科技創新驅動——以粵西高校科技檔案云平臺關鍵技術研究為例[J].檔案時空,2016(2)：16-18.

[7] 王蘭成.科技檔案異構數據整合及其檢索的研究[J].中國科技資源導刊,2009,41(5)：36-41.

[8] 畢春華.“文檔一體化”管理的建設及啟示[J].江漢大學學報:社會科學版,2003,20(1)：93-96.

[9] 張艷霞,齊蘭英.數字化檔案管理與查詢[J].黑龍江科技信息,2010(7)：161-161.

[10] 張 紅,王 敏.利用ACCESS建立基建檔案全文數據庫管理系統[J].機電兵船檔案,2007(3):24-26.

[11] 劉 軒.檔案數字化的策略分析及系統構建[J].北京檔案,2004(12):28-29.

[12] 楊春子,孫小康.科技檔案管理系統的研究與實現[J].武漢理工大學學報:信息與管理工程版,2006,28(3):62-65.

[13] 周 麗.電子檔案加密探討[J].國網技術學院學報,2015,18(1):85-88.

Design and Practice of Digital Management Platform for Scientific and Technological Project Archives

WANG Shan,XING Jun,SUN Tao

(Institute of Scientific and Technical Information of Shaanxi,Xi’an 710054,China)

With the development of information technology and mature of big data and cloud computing technology,the management and utilization of massive scientific and technological project files have been changed from the paper collection and manual retrieval mode to the digital storage based on Internet sharing service mode.The object oriented software design method is used to construct the information system of science and technology project based on Internet,and the design goal and content of the platform is put forward,and the system function requirement and security is analyzed,and the overall framework and the function modules design of the system are introduced.The aim is to provide a set of advanced experience for the collection,management,mining and sharing of scientific and technological project files,which makes the mass of the basic science and technology project file resources to provide support and services for scientific and technological innovation.

big data;cloud computing;archives of science and technology project;platform;function

2015-12-13

2016-04-09

時間：2016-08-01

陜西省科技統籌創新工程計劃項目(2015PTXX-05)

王 杉(1965-)，女，館員，研究方向為文獻信息、科技查新。

http://www.cnki.net/kcms/detail/61.1450.TP.20160801.0907.060.html

TP302

A

1673-629X(2016)08-0143-03

10.3969/j.issn.1673-629X.2016.08.030