加強事業單位資料信息電子化的對策

銀 花

（新疆維吾爾自治區文學藝術界聯合會 新疆 烏魯木齊 830002）

加強事業單位資料信息電子化的對策

銀 花

（新疆維吾爾自治區文學藝術界聯合會 新疆 烏魯木齊 830002）

隨著網絡信息技術的不斷發展，企業信息電子化管理成為了新時期資料管理工作的必由之路。尤其對于事業單位，檔案資料管理電子化的變革勢在必行。加強事業單位資料信息電子化管理可以有效的提高資料信息管理人員的工作效率，對構建全方位的資料管理體系有深遠影響。但是，目前我國資料信息化建設受各種因素影響仍處于嘗試階段，發展存在不少問題。因此，本文針對資料信息電子化的相關問題提出相應的解決對策，以為新時期我國高端資料信息管理體系構建指引方向。

資料信息；電子化；對策

資料檔案的電子化建設，對于事業單位信息資源管理意義重大。從以往的檔案處理上轉化成現代的電子檔案,儲存更多的更全面的更具體的事業單位數據資料,有效的提高資料信息管理人員的工作效率，對構建全方位的資料管理體系有深遠影響。

1.資料信息電子化管理概述

所謂資料信息管理電子化是指以資料信息為主要物質對象，通過計算機磁盤等設備進行存儲收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。與紙質資料相對應，相互關聯的通用電子圖像文件的集合，通常以案卷為單位。它主要包括文本文件、程序文件、圖形圖像文件、數據庫文件等。

電子資料信息與紙質資料信息相比很大區別,主要表現在以下幾點:第一，電子資料信息對設備的依賴性。電子資料信息的形成和各種處理均是在計算機等設備的支持下完成的，與傳統直觀的紙質資料信息不同。第二，電子資料信息具有非直讀性，需借助計算機設備才能進行閱讀與利用，離開計算機等設備，電子文件既看不見也摸不著。第三，電子資料信息與載體的可以從一個載體轉換到另一個載體,其內容信息卻不發生任何變化；可以實現計算機信息化網絡共享和傳輸，而不像紙質文件一樣，受時間和距離的影響較大。第四，電子資源共享的方便快捷與信息的不安全性。電子資料的保存主要與保存設備或介質存放環境的溫（濕）度、防磁性以及計算機存儲系統本身的安全性能有關；而紙質資料保存條件和環境主要與保存場地的要求有關。第五，電子資料信息的可轉換性。電子資料可隨時轉換成為紙質文件。

2.資料信息電子化管理存在的問題

2.1 資料信息電子化缺乏通用性

資料信息部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于資料信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了資料信息電子化的進程。

2.2 資料信息電子化管理標準不統一

就目前而言，即使我國計算機發展水平比較先進，但是我國規范化的特征是資料信息的基礎管理工作，在系統開發中違背了應該遵守的規范制度，導致計算機在移植中存在許多問題，在使用計算機過程，資料信息系統的執行和網絡平臺建設執行不規范，對用戶而言需求量比較大，在組織管理中比較困難，不能滿足資料信息電子化的統一標準。

2.3 計算機應用領域狹窄

我國部分經濟發展落后的地區，資料部門沒有能力配備計算機，一些小的資料管理機構還停留在紙質狀態，在使用紙質進行資料管理中忽視了效率。

2.4 資料信息容易被篡改、丟失

信息時代下隨著互聯網和計算機技術的不斷發展，虛擬化的網絡安全成為資料管理的安全隱患之一。資料信息的電子化管理主要是通過計算機進行數據的傳播與共享，若遭遇技術失誤、災害或人為破壞等情況，數據就會因無法保持正常的存儲狀態或主機硬盤等破損而造成數據信息的丟失、破損和虛假修改。

2.5 資料信息人員技術落后

資料信息電子化,首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多資料信息部門缺乏現代高技術人才，其中資料信息處理復合型人才就更奇缺，大部分管理人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上資料信息電子化了。

3.加強事業單位資料信息電子化管理的對策

隨著社會經濟發展，信息技術的普及使傳統的資料信息管理已經無法滿足經濟的發展需求，需要從本質上進行改變，尤其是事業單位的資料信息管理工作。事業單位的資料信息管理工作是事業單位開展高效的工作以及使工作有條不紊、順利進行的重要保障。

3.1 建立健全電子資料信息數據庫

實現資料信息電子化的最大宗旨便是實現檔案信息資源的最大共享，而檔案管理軟件的通用性差,要求管理部門加快構建完整的信息化電子數據庫，強化資料管理軟件的通用性。資料管理部門首先要就部門的計算機等電子設備的型號、規格等進行統一的規定，以加強管理人員的內部操作，促進各機關單位的檔案管理和技術人員通過數據中心進行各種形式信息的匯總，降低地域對信息技術傳播的限制。

3.2 建立規范的電子資料信息管理標準

資料信息電子化管理及其平臺建設是一項復雜的系統工程，要做到對資料資料的高效使用必須依賴一個規范的管理標準，這個標準不僅要適應現有的技術條件，也要滿足企事業單位不斷發展的管理要求，使各個職能部門的信息連結在一起，防止出現標準不一、適應性不強與相關措施脫節的情況發生。同時，資料電子化管理的實施依賴成熟的平臺開發與信息管理技術，技術支撐是電子化管理發展的良好保證。首先，管理部門必須加大對電子管理平臺開發的資金投入，提高硬件設備的技術性能和質量水平。其次，要設計和開發出適合本單位特點的管理軟件，使管理技術真正做到標準化、信息化、自動化、系統化和全面化，提升平臺的管理功能，保證管理系統的平穩、安全運行。

3.3 擴大資料信息電子化的使用范圍

對于發展落后的地區，政府應該重視資料管理部門的發展，對資料信息管理工作進一步加強，采用合理的方法投入資金使用，配備必用的設備工具，開發系統軟件，培養高素質人才，鼓勵使用資料信息電子化，可以避免環境帶來的麻煩，減少工作時間，重視計算機的使用標準，政府對資料管理部門領導開設定期的匯報、評語，運用最新科學技術成果，了解資料信息電子化的真實情況，實現資料信息電子化的推廣。

3.4 加強電子資料信息的安全保護工作

首先，我們必須把握制成的材料問題的信息存儲載體。嚴格的質量材料制成的電子資料提高使用壽命。第二是保證計算機網絡系統的安全操作可以設定登錄限制，利用文件的權限和文件屬性。第三是做一個數據庫備份工作，確保信息安全。涵蓋到計算機系統上安裝防病毒軟件，防止病毒，防止網絡系統遭到濫用。

3.5 提升資料管理人員的綜合素質

資料管理人員是資料電子化建設的主體，其信息化觀念，信息化操作手段，對我國事業單位的資料管理工作有著至關重要的影響。因此，提升資料管理人員的綜合素質是有效促進資料電子化建設的必要前提。其具體措施主要可以從以下兩個方面入手。首先，加大相關資料管理人員的培訓力度，及時更新其管理理念，使其從根本上轉變傳統的資料管理模式。另外，督促其加大對相關網絡知識和技術的學習力度，對復雜的信息數據進行分類和有效整合，以使資料信息能充分發揮最大的開發利用價值，進而提高電子資料工作的質量和效果。

4.結束語

總而言之，事業單位資料信息管理使用現代化的電子化管理手段是我國科學技術進步的必然需求，同時也是符合當前我國市場經濟發展趨勢的，對我國的社會主義事業的建設有著極其重要的現實意義。

[1]劉曉麗.加強事業單位檔案信息電子化的對策[J].黑龍江科技信息,2014,27:182.

[2]楊卉,劉敏.淺談事業單位檔案管理的電子化建設[J].辦公室業務,2015,01:75-76.

[3]趙建火.淺議檔案信息電子化存在的問題與對策[J].辦公室業務,2015,15:46.

The countermeasures of strengthening the institution of electronic information

YIN Hua. (Federation of Literature and Art of the Xinjiang Uygur Autonomous Region, Xinjiang, Urumqi 830002, China)

With the continuous development of network information technology, enterprise information computerization management, become the necessary way of information management in the new period. Especially for business units, electronic archives management reform is imperative. Strengthen the electronic management of the business unit, can effectively improve the work efficiency, for the construction of comprehensive information management system has a far-reaching influence. In the light of the relevant information electronic problem, put forward the corresponding countermeasures, so as to high-end data information management system during the new period of our country to construct provide guidance.

Information; Electronic; Countermeasures

G202

A

1009-5624-（2016）02-0033-03