淺析文書與檔案管理

賈 楠

淺析文書與檔案管理

賈 楠

隨著社會的發(fā)展進步，在管理工作中新理念、新技術的逐步推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將發(fā)生進一步的變化。而提高文書檔案的計算機數據化處理以及快速準確地利用文書檔案信息，更高水平地顯示文檔一體化的優(yōu)越性和科學性，是新時期文書檔案管理工作的不懈要求。因此，在實際工作中，我們要嚴格實行文書處理工作的規(guī)范化、標準化，尤其是要推動文書檔案工作的電子化進程，呈現檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

管理 文書檔案

一、文書檔案工作的現狀

到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作；而檔案工作人員墨守成規(guī)，也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現了諸多不規(guī)范的現象，這也直接影響了文書檔案的建檔質量。

在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現不同程度影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。例如，歸檔時出現原稿或修改稿的缺失現象；文件偶用鉛筆撰寫或標注，不經過復印就直接用原件歸檔，短期內字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質量和存檔價值；紙張規(guī)格不達標，大小16開紙混用現象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。文件歸檔不及時，時有漏歸，棄檔問題也相對嚴重，而相近公文重復與立卷組合無序也是一重大問題。

在辦公過程中，現行的手工文件處理方式已經運行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機關工作人員也習慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現了網絡化，但是網絡上并沒有多少可以傳輸的文書檔案信息，難以達到傳輸的高通量化和網絡化。利用計算機進行文書處理，尤其是實現文書電子化歸檔還需要一個過程。

二、文書檔案工作的改革措施

隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實現文檔管理現代化，才能有效地解決這些問題。因此，文書檔案管理現代化進程勢在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件，改革現行的文書檔案管理工作。

（一）爭取領導支持

領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實現文檔一體化必須要上下達成共識才能實現，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉變領導及辦公人員的觀念，從而使現代文檔工作有一個便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發(fā)；要及時為領導提供相關的文件材料，為領導提供檔案利用信息，努力做好檔案服務工作，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領導的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現代化相適應的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進行。

（二）實現文秘工作與檔案工作的一體化

文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，從而使文檔工作流程科學化、合理化。對辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實現文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質量。

（三）規(guī)范檔案的基礎工作

在文書檔案管理的實際工作中，要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點，分清主次，嚴把全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入。同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進行科學的分類、整理、編目，對到期的檔案及時進行鑒定、銷毀。同時，各單位可以根據自身的具體情況制定總的和分步的計劃并逐步實現，使檔案管理工作不斷完善。

（四）促進檔案信息化建設

紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以達到事半功倍的效果。檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發(fā)展，在實現了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網絡融合為一體，實現真正意義上的信息資源共享。以前，利用者必須到檔案室才能利用，而網絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數據庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫，各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，密切結合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。

（五）提高檔案人員的檔案信息化素質

檔案管理工作者的知識水平和整體素質直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。而文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

建立文書檔案管理信息系統(tǒng)是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個飛躍。要努力實現裝備技術現代化，積極運用網絡等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動中擺脫出來，實現檔案管理人員對這些檔案資料的自動管理，同時又能滿足利用者的自動查詢，這樣即節(jié)省了人力，又保護了檔案原件。而電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計算機與信息管理部門要各司其職、各揚所長。

（作者單位為沈陽工學院）

［1］ 任愛英.用信息化實現文秘工作與檔案工作一體化――提高企業(yè)文書檔案質量的探索與思考［J］.商情（教育經濟研究），2008（03）.

［2］ 閔濤.淺談文書檔案工作［DB/OL］.找法網.

［3］ 程旭.如何推行檔案工作規(guī)范化標準化［J］.黑龍江史志，2011（14）.

［4］ 傅榮校.檔案管理現代化——檔案管理中技術革命進程的動態(tài)審視［M］.浙江大學出版社.