以知識管理為導向的高校數字檔案資源云服務研究*

■歸吉官劉揚

以知識管理為導向的高校數字檔案資源云服務研究*

■歸吉官劉揚

本文以知識管理為導向，并引入云計算的基本理念和技術，試圖探尋出一條高校數字檔案資源云服務的可行之道。

數字檔案 資源云技術 知識管理 高校檔案

知識管理一詞是1988年德魯克（P.F.Drucker）在《新型組織的出現》中提出。[1]隨后，人們紛紛從各自的研究目的和角度對知識管理下了許多定義。時至今天，大家對“知識管理”的定義沒有形成統一的認識，但這絲毫不能影響其作為一種管理理念、管理方法波及包括圖書情報與檔案管理領域在內的全世界各行各業。檔案知識管理是將知識管理的理念和方法融入或成功應用于檔案管理領域的一種檔案工作形態，是知識經濟時代的必然產物。

2009年12月由中國科協牽頭實施的老科學家學術成長資料采集工程正式啟動，北京理工大學圖書館被選為老科學家成長資料的收藏和管理單位——館藏基地，負責對300位老科學家的學術成長資料進行整理、保存，以及對資料進行二次開發和利用。工程的實施，采用了檔案知識管理方法，建立科技名人全宗。在這一過程中，研究人員除了關注老科學家學術成長資料的外在形態外，還需挖掘老科學家頭腦中的隱性知識，進行顯性表達和創造知識，并應用于實際，從而實現知識的價值[2]。出于多方面考慮，圖書館被選為館藏基地，但做的確確實實是檔案工作，而且是與知識管理相結合的檔案知識管理工作。假如高校檔案部門也能開展類似的檔案知識管理，并借助云技術，實現知識的云服務，那將是高校現代檔案管理的標桿。

一、高校數字檔案資源的管理與服務現狀

1.管理水平普遍不高

傳統的高校檔案管理工作與我國傳統的檔案工作大環境是一致的，長期在封閉的環境中生存，觀念相對落后，對新知識、新技術、新方法不敏感；傳統微觀的、直接的檔案管理模式在面對知識經濟的挑戰時顯得束手無策，必然會與時代脫節。總體上來看，我國高校檔案管理水平正處于檔案實體管理轉向檔案信息管理的過渡期，絕大多數高校無法勝任檔案知識管理工作，再加上云技術也是個奢侈品，對二者的融合也只能望洋興嘆。同時，也應看到個別高校具備開展檔案知識管理的條件和能力，基于云技術的數字校園建設也是為其提供了強有力的技術支持。在信息化水平較高的高校，可以利用知識管理思想、方法，借助云技術構建統一的云平臺，開展檔案信息、知識服務。這是當前數字檔案館（室）建設應預知、預留嵌入的功能模塊，也是未來智慧檔案館（室）必備的功能。在當前和今后一定時期內，能否以先進的管理理念為指導并利用包括云技術在內的現代信息技術促進檔案管理工作，將是衡量檔案管理是否具有現代性和先進性的一個重要標準。

2.服務層次相對較低

高校檔案工作人員整體素質參差不齊，缺乏現代檔案管理工作的服務意識，普遍停留在封閉的、被動的、簡單的檔案實體提供利用階段。首先，觀念落實是根源，服務意識淡薄也直接導致了服務質量的低下，從而使整體服務層次處于較低水平。只有樹立以用戶為中心的服務理念，才能適時地調整服務策略，提高服務水平。其次，技術落后也造成了服務手段的簡單化。相對于其他信息服務部門，高校檔案館（室）對現代信息技術的應用普遍較低，服務手段也相對單一。不受時空限制，多渠道、多途徑順暢地獲取檔案信息、知識服務的目標在現階段實現起來是有一定難度的。最后，服務深度不夠。高校檔案館（室）通常采用的是傳統的服務方式，為用戶提供個性化的、符合個體需求的服務比較鮮見。檔案服務應該關注不同層次用戶對檔案的需求，并注重對服務深度的挖掘。

3.數字資源共建共享程度低

高校內部設置的職能部門眾多，各職能部門出于工作的需要，都有相應的業務信息管理系統。例如，辦公自動化系統（OA）、教務管理系統、學籍管理系統、科研管理系統等都是高校信息化管理過程中必不可少的。在業務信息管理系統日常的運行中，產生了大量的、具有價值的數字檔案資源。但是，由于這些異構系統各自為政，其數據標準也不統一，系統與系統之間無法對接，不具備和其他平臺數據庫互聯的功能，進一步加大了數字檔案資源的整合難度。目前，包括檔案管理系統在內的系統平臺標準化程度較低，沒有統一的標準規范，導致數據資源分散割據，不利于在同一系統平臺上進行數據識別與整合。高校檔案館（室）如何對分屬在各業務信息管理系統中具有價值的數字檔案資源進行整合，實現信息資源的共建共享將是一大課題。

4.共建共享機制有待完善

有關法律法規雖然明確規定高校檔案館（室）是集中統一管理高校檔案資源的重要基地，但是由于高校內部管理的條塊分割，尤其是面對分散在各異構業務信息管理系統里的數字檔案資源就顯得力不從心，很難實現對數字檔案資源的集中統一管理。這其中除了技術、數據標準等問題外，很大程度上應歸咎于高校內部缺乏統一的協調、規劃機制。在這個關鍵時候，高校檔案部門理應勇挑重擔，主動與各部門溝通、協調，建立上下暢通、左右聯動的工作機制。只有形成了這樣的工作機制，各部門在構建各自的業務信息管理系統時才會兼顧到與檔案管理系統的數據交換、對接等問題。對檔案資源進行科學整合，實行集中統一管理，防止檔案資源的分散與流失，維護檔案資源的完整與安全是法律賦予檔案部門的重要職責，因此高校檔案部門必須高度重視。

二、以知識管理為導向的高校數字檔案資源云服務機理

1.數字檔案資源云平臺

一般來說，在云計算環境下，數據和應用都存儲在云端，用戶無需購買服務器、存儲器等設備和軟件，而是通過購買“云”服務來實現和完成所有業務活動，按需使用、按使用付費[3]。按“云”的歸屬來劃分，云計算有三種應用模式：面向多用戶的公共云、指定用戶的私有云、公私混合的混合云。出于檔案自身的特殊性考慮，高校檔案館（室）構建數字檔案資源云平臺不宜采用公共云模式，而應選擇私有云的定制化服務模式。私有云的定制化可專門為高校檔案館（室）設計一個獨立的云平臺，與公共云不存在重疊或者交叉，能夠很好地規避在公共云中的信息風險。私有云的定制化，可以根據高校檔案館（室）的特點搭建一個具有個性化、智能化的數字檔案資源云平臺，而且在使用過程中還可按照自己的需求不斷改進和提升。當然，私有云的定制化需要高校出資購買必備的軟硬件設備來組建“私有云”平臺，在成本上不具有公共云的優勢。

數字檔案資源云平臺將高校內部所有的數字檔案資源匯集在云端，統一存儲、集成服務。高校檔案館（室）通過云平臺與各職能部門對接，并進行資源的采集、編目、封裝、存儲，完成歸檔工作。用戶有檔案利用需求時，可以向云平臺請求服務，接受服務后系統則會根據需求的特點，通過常規性服務或個性化服務兩種方式釋放所需資源。見下圖：

數字檔案資源云平臺中所有的檔案著錄信息均存儲在元數據倉儲庫中，每一條著錄信息都會與相應的文檔對應，用戶檢索倉儲庫中的著錄信息，對每份檢索到的文檔提供在線閱讀或全文下載等服務。對服務有權限的文檔，系統會對用戶身份進行識別與判定，做出相應處理。個性化的競爭搶答系統和個人數字檔案館（下文會詳細介紹）可以滿足不同用戶的特殊需求，大大提升了云平臺的服務水平。

2.數字檔案資源整合

數字檔案資源整合是實現資源集中存儲和集成服務的重要手段。關于數字檔案資源整合可以這么理解：“以檔案用戶服務為向導，對分散異構的檔案信息資源進行優化配置和無縫聯結，通過設計動態、可控的管理與服務機制，利用先進的信息技術手段，建立集成檔案信息交換與共享平臺，實現檔案信息資源的合理配置，高效利用和保值增值。”[4]整合的內容包括高校所有的數字檔案資源，即館（室）藏數字檔案資源和異構系統的數字檔案資源，具體可分為數字化檔案、現行文件、特色檔案、編研成果和其他有價值的數字資源。整合的難點就是分散在各職能部門異構系統里的數字資源。這些異構的數字資源大部分具有保存價值，而平時往往很難對其進行歸檔、集中存儲和管理。通過云平臺可以將分散在各異構系統里的數字檔案資源進行采集、編目、存儲，實現資源的集中統一管理和服務的集成化。此外，還應將整合的深度向縱深延伸，把數字檔案資源的采集、組織、整理和知識的識別、挖掘、組織、積累、創新結合起來，真正做到雙管齊下。數字檔案資源整合不僅解決了資源集成的難題，還有效消除了“信息孤島”效應，也為高校檔案管理水平和服務水平的提高奠定了基礎。

3.跨庫訪問，同一平臺服務

檔案信息資源的集成服務是時代賦予檔案工作的新任務，也是檔案部門努力的新方向，云技術的出現將起到積極的推動作用。運用云技術，可以將多個數據庫聯結在一起，形成一個數據庫網絡，并將該網絡與數字檔案資源集成服務云平臺對接，最終實現跨庫訪問，同一平臺服務。數字檔案資源的元數據（著錄信息）是解決數字資源共享的關鍵，它是檔案管理人員對數字檔案形式和內容信息的描述，是組織檢索系統的基礎，可以幫助數字檔案資源形成者、組織者和利用者解決數據轉換、溝通和理解上的問題。要實現數字檔案資源的跨庫訪問，同一平臺服務。首先，要建立統一的元數據庫，將所有數字檔案資源庫的著錄信息存儲其中，并實現元數據庫與各數字檔案資源庫的無縫鏈接。之后，還需在數字檔案資源云平臺中建立統一的檢索系統，這是云服務平臺資源檢索的統一出口，其背后是通過元數據庫聯結著多個數字檔案資源庫。技術上實現的數字檔案資源的互聯互通、共享共建，將對高校內部的檔案管理體制、機制改革起到很大的促動作用。

四、以知識管理為導向的高校數字檔案資源云服務特色系統

1.特色檔案庫

特色檔案庫的設計原理是，開發方提供可視化的工具，對現有檔案資源進行個性化描述，分門別類按需整合進系統，以方便統一檢索和管理為原則，對訪問權限進行相應設置，允許不同層級的用戶進入數據庫提取、分析數據[5]；開發方提供特色檔案庫的創建模板，依托本地元數據倉儲，在檔案部門協助下，根據調度策略導出特定資源，按模板、指定主題形成專題資源庫，并完成元數據的整理和入庫。特色檔案庫既可以根據館（室）藏數字檔案資源不同的形式、內容特征進行組織和歸類，又可以按照主題或專題的知識組織方式來形成，然后統一存儲于獨立的數據庫中。各高校檔案部門應在全面了解館（室）藏檔案資源的基礎上，結合自身實際構建特色檔案庫。特色檔案庫的具體表現形式是多樣化的，例如，建立在相關教學成果上的教學檔案知識庫、突出載體特殊性的多媒體檔案資源庫、展現杰出校友卓越成就的杰出校友檔案庫等等。特色檔案庫里的資源要突出“特色”二字，數字檔案資源的形式和內容蘊含著特色，數字檔案資源的組織方式和呈現方式也蘊藏著特色，只有充分挖掘特色，才能達到建庫的目標。因為，當用戶面對紛繁的信息而感到無從選擇時，我們有責任幫助他們篩選信息，制成精品呈現給他們。

2.競爭搶答系統

競爭搶答系統是借鑒圖書情報領域的相關研究引入數字檔案資源服務的一個業務操作平臺。該平臺主要的功能是處理文檔的代查代檢，提供參考咨詢（包括涉及文檔內容的相關政策解讀等知識服務）、檔案信息專題定制與推送等服務。系統的運行原理是，“客戶發出的各種服務請求（即服務響應任務），任何一位在線的服務工作人員均可進行搶答，根據搶答結果，分配具體服務人員和服務任務；一旦有人搶到響應任務，任務狀態就會實時改變，從而不允許其他工作人員再進行操作。”[6]根據高校檔案工作的特點，還可以對該系統進行更具針對性的升級改進。將系統與元數據倉儲的統一檢索系統集成一塊，用戶提交請求服務后，系統即刻向有服務權限的相關檔案人員機器上發出服務指令，根據搶答結果，確定提供服務的檔案人員并分配任務，接受任務后檔案人員就應及時回應。當用戶要求我們提供現行文件或對文檔內容作一些政策解答或深入解讀時，形成文件的相關職能部門由于更熟知文件形成的目的，所以更具有發言權，這時由該部門搶答服務更為合適。競爭搶答系統的正常運行及其功能的實現，需要高校檔案館（室）與各職能部門的相互配合和檔案人員與兼職檔案人員的相互協作。這就突顯了多部門共建使用的搶答式系統的個性化服務優勢，既豐富了服務手段，又延伸了服務深度。

3.個人數字檔案館

個人數字檔案館是高校檔案館（室）為用戶提供個性化服務的平臺，用戶可以在個人計算機上建立個性化的數字檔案資源庫。它的設計理念及其服務機理和中國知網的個人數字圖書館類似。個人數字檔案館系統是以用戶為中心、用戶可操作的、個性化的收集組織檔案數字資源的一個門戶，即用戶從數字檔案資源云平臺所提供的全部數字資源中，選擇自己需要的信息組織在個人數字檔案館中，之后訪問個人數字檔案館，獲取與此相關的最新內容[7]。在這一過程中，所有的檔案資源都在云平臺上獲得，所有的應用程序操作都在云平臺上完成。用戶可按需訂制數字檔案資源、檢索平臺、檢索策略、情報服務、知識服務等，按需設置個性化的顯示模板和顯示方式。在資源方面，個人數字檔案館支持特定主題的專題檔案資源定制，比如，某一科研項目的整套檔案定制、某一基建項目的工程檔案定制、某一學科（專業）建設的專題檔案定制等等都是結合高校檔案工作實際設計的系統服務。個人數字檔案館還具備一定的數據挖掘功能，能夠分析并挖掘用戶以往的信息行為，找出隱藏其中的特點和規律，激發并滿足用戶對潛在檔案資源的需求。用戶在創建個人數字檔案館時，平臺根據用戶的需求層次提供了兩種不同的創建方式。一是面向初級用戶的默認創建方式，滿足其一般性、常規性的服務需求；二是面向中高級用戶的自定義創建方式，在服務的深度和廣度上全面滿足用戶要求。用戶可以根據實際情況選擇適合自己的創建方式。個人數字檔案館開創了檔案信息服務的新局面，既滿足了用戶個性化需求，又體現了數字檔案云平臺的集成服務，同時，還實現了知識管理思想、方法與檔案管理工作的交融，真正達到了以知識管理為導向的高校數字檔案資源統一管理、集成服務的要求。

[1]劉麗斌.從知識管理思想的起源探討知識管理的概念[J].圖書館雜志，2008(6)：2-7．

[2]呂瑞花，俞以勤，韓露，等.科技名人檔案知識管理實踐研究——以老科學家學術成長資料管理為例[J].情報理論與實踐，2011（6）：94-96．

[3]劉偉謙，李華瑩.云計算在檔案館中的應用模式初探[J].檔案學研究，2012（2）：73-76．

[4]牛力，韓小汀.云計算環境下的檔案信息資源整合與服務模式研究[J].檔案學研究，2013（5）：26-29．

[5][6]楊立新，王莉娜.科技信息共享云服務機制初探[J].圖書情報工作，2013，57（16）：46-50，34.

[7]梁孟華.面向用戶的檔案信息集成服務模式研究[J].檔案學研究，2009（2）：47-50．

＊本文系2014年黑龍江省檔案科技立項項目“高校數字檔案信息資源集成服務機制研究”（項目編號：HDK2014-14）研究成果之一。

作者單位：南京大學信息管理學院哈爾濱學院檔案室