高校學生檔案管理現代化中的問題與對策探討

張亞玲

（新疆巴音郭楞職業技術學院檔案館 新疆巴音郭楞 841000）

高校學生檔案管理現代化中的問題與對策探討

張亞玲

（新疆巴音郭楞職業技術學院檔案館 新疆巴音郭楞 841000）

隨著當下社會的信息化發展，高校學生檔案管理的現代化已經成為發展趨勢，不可逆轉，但是我國高校學生檔案管理的現代化過程中依然存在著一定的問題和不足，有必要采取一定措施去維護和完善，才能夠徹底實現學生檔案管理的現代化水平，進而提升高校檔案管理工作的水平。本文主要從檔案管理現代化的內涵和特點，檔案管理現代化存在的問題和不足，最后提出加強高校學生檔案現代化管理的可行路徑和舉措。

高校學生 檔案管理現代化 基本內涵

高校學生檔案作為學生的重要資料庫，包含了學生的家庭、學校表現等各方面的信息資料，是學生求職應聘的重要參考信息，因此，必須要加強對檔案管理工作的重視程度。而當前信息時代的發展需要高校學生檔案管理實現現代化的管理方式，以提高檔案管理水平，促進檔案管理工作的進步。[1]

一、高校學生檔案管理現代化的內涵和特點

學生檔案管理現代化，顧名思義就是高校通過利用現代化的設備，現代化的管理手段和方法對學生的檔案進行整理、歸納、匯總等一系列工作，以適應現代化管理的發展趨勢，提高高校學生檔案管理的水平。結合高校學生檔案管理現代化的定義可以發現，高校學生檔案管理現代化相比較與傳統的檔案管理模式，存在有以下幾個特點：

第一，采用現代化的管理設備。現代化的檔案管理工作借助的是現代科技設備，計算機、網絡、打印機、掃描儀等各種現代科技設備全部應用到學生檔案管理的工作中去。這種現代設備的應用，為檔案管理工作的開展提供了物質保障，不僅減輕了人工的負擔，而且能夠提高工作的效率。[2]

第二，采用現代化的管理隊伍和技術。現代化的管理需要現代化管理的工作人員隊伍，通過現代化的管理手段和技術對學生檔案進行處理，這就需要工作人員具備現代化操作的水平和能力，利用現代設備進行各項工作，嚴格遵守現代化的各種流程，規范操作，提高工作進度，完善檔案管理。[3]

第三，檔案現代化管理的共享性和便利性。學生的檔案作為就業的重要依據，在參加招聘時起著重要的作用，學生檔案的現代化管理能夠保證招聘單位通過網絡數據庫可以及時的掌握學生的各種資料，非常的便利，能夠通過數據篩選，對比和分析，迅速便捷的找到參考數據，為用人單位和學生都提供了便利的條件。

二、當下高校學生檔案管理現代化的問題和不足

雖然高校學生檔案管理的現代化已成為一種發展的趨勢，但是當前高校學生檔案管理現代化工作中依然存在以下幾點不足：

第一，高校學生檔案管理現代化的理念不成熟，重視程度不夠。高校目前把精力都重點投入到教學當中去，對于學生檔案的現代化管理重視程度不高，而現代化的檔案管理需要投入足夠的人力、物力才能夠形成。目前，學校不能夠很好的開展這項工作，依然采取傳統的管理模式，不重視檔案管理的各項工作，疲于應付，學生檔案管理工作停滯不前，丟失和造假的現象依然屢禁不止。

第二，缺乏專業化的檔案管理人員，設備技術更新較慢。現代化檔案管理依靠的是現代化的設備、技術和方法，因此，需要專業的現代化管理人才，需要具備專業的能力和素養，而傳統的人員老化，知識結構明顯落后，不能滿足現代化檔案管理的需要。另外，由于引進現代設備需要大額的資金，高校投入力量不足，資金欠缺，現代化設備的配置不齊全，影響到工作的開展。

第三，現代化管理的制度法規不健全，評價體系尙需完善。現代化檔案管理工作的開展需要有制度和法規作為保障，但是當下高校在規章制度的制定還不明確，導致工作無法順利開展，尤其是缺乏嚴格的評價體系，導致員工的工作積極性不高，工作形式化嚴重，影響了檔案現代化管理的實際效果。

三、加強高校學生檔案管理現代化的可行路徑和舉措

為了提高當前高校學生檔案管理的現代化水平，切實加強高校的檔案管理工作，有必要進行以及幾點嘗試和探索：

第一，加強對現代化檔案管理的重視程度，加大資金扶持，確保工作的開展。學校要提高認識，加強對檔案現代化管理的重視程度。俗語有云“巧婦難為無米之炊”，所以高校要加強對檔案現代管理的資金投入力度，確保學校引進現代化管理的技術和設備，確保工作的順利開展。

第二，完善現代化管理隊伍，配備專業的技術人才。現代化檔案管理工作需要專業的人才，只有具備現代化設備的操作能力和素養，才能夠為開展此項工作奠定人才基礎，有的學校雖然引進了高端設備，但是工作人員不懂操作，導致設備形同虛設，現代化的檔案管理工作無法開展，所以，要建立一支高素質、懂操作、業務嫻熟的專業人才隊伍。

第三，建立各項規章制度，確保現代化檔案管理的規范化開展，同時，指定科學的評價體制，確保管理實效。現代化檔案管理工作的開展要有一定的規章制度來維護，無論是檔案的歸納、提取、修改或者是派遣要有明文規定，嚴格按照規定的程序進行，確保工作的有法可依，有據可循。而且，只有嚴格考核評價體系，才能夠保證工作人員的工作效率和積極性，不斷提高工作水平，確保通過考核，不受到任何的懲罰。[4]

結語

鑒于高校學生檔案管理的重要性，以及開展檔案管理現代化的重要意義，高等院校必須要完善一系列的舉措和措施，加強學生檔案管理現代化的水平，這樣不僅能夠彌補傳統檔案管理的困難，而且能夠提高學生檔案管理的水平和檔次，對于高校的現代化管理也是進一步加深和推進，因此，高校學生檔案管理的現代化是符合歷史發展趨勢的正確做法，即使工作中存在著一定的問題，也必須要努力的克服，才能夠實現學生檔案管理的現代化，為學生就業求職提供全面、可靠、可信的檔案資料。

[1] 黃引娣,劉輝. 淺談高等學校教務管理人員應具備的基本素養與能力 [J]. 科技信息. 2014 (01)：78-79.

[2] 陳一紅. 雷亞旭,梁文麗.高校檔案管理工作的發展與創新研究——以學生檔案管理為例 [J]. 黑龍江史志. 2015 (13):45-46.

[3] 劉昆鵬,王玉武. 現代化轉型現實下的高校檔案館功能建設研究 [J]. 科技情報開發與經濟. 2013 (12)：65-66.

[4] 金明輝.,何玉梅,安春平.創新高校檔案管理工作服務于教學科研 [J]. 佳木斯大學社會科學學報. 2016 (05):56-57.

張亞玲，新疆巴音郭楞職業技術學院檔案館館員，1973年1月出生，研究方向：檔案管理，女