建設施工領域“潛在證據”的固定與保存探析

呂勝利

[摘要]施工企業在施工過程中所留下的痕跡，經過檔案管理人員歸檔后的資料稱之為“檔案”。施工企業一旦與外界出現糾紛，這些“檔案”就成為潛在的證據。但是“檔案”與“潛在的證據”的外延又不是完全重合，“檔案”作為施工過程的記錄，側重于展現施工的事實；“潛在證據”經過法律顧問的整理，提升為所涉糾紛的證據，用于支持法律事實。施工企業在經營中，出現糾紛，發生訴訟在所難免，訴訟的根本在于證據，如果不重視“潛在證據的固定與保存”，企業面臨訴訟時，往往會因為證據缺乏或在舉證期難以舉證而陷入被動。固，施工企業在檔案管理的同時，要有意識側重于“潛在證據”的固定與保存。

[關鍵詞]建筑施工企業；檔案；潛在證據

[DOI]1013939/jcnkizgsc201608132

“潛在”的文字釋義是存在于事務內部尚未顯露出來的，馬克思主義把它作為與“可能性”相近的概念，常被用來說明事務發展過程中內部孕育的新趨勢，由于運動中尚未構成相對獨立的新事物，暫時作為未來新事物可以產生的可能性存在于原有事務或運動過程中。張衛平在《民事訴訟法》中對于“證據”所持的觀點是能夠證明案件真實情況的各種資料。筆者贊同張教授的觀點，也把“證據”狹義地理解為訴訟領域中的專業術語。結合本文，筆者所使用的“潛在證據”意指有可能在民事訴訟中，成為證明案件事實情況的各種資料。施工企業與業主的往來中，合作多于爭執，因此，施工企業與業主發生訴訟僅僅是一種可能性。施工企業保存的各種資料也只能定性為“潛在證據”。

1建設工程施工領域“潛在證據”的特點

建設工程領域中的“潛在證據”產生于復雜的系統工程中，具備了建筑領域中的階段性、數量多、名目多、零散性、漸進性等特點。

第一，建設工程領域中的“潛在證據”具有階段性的特點。建設工程一般分為：招投標階段、施工階段、交工驗收階段、竣工驗收階段。招標階段中的“潛在證據”包括：招標文件、投標文件、招標補遺書、中標通知書、施工合同。施工階段的潛在證據包括：開工報告、施工圖紙、三通一平場地的交付、預付款、計量、簽認、變更資料、索賠資料、臨時用工、搶險記錄、搶工記錄、氣象資料、會議紀要、獎罰決定、工程結算等。[1]交工驗收階段包括：交工報告、驗收資料、驗收結論等。竣工驗收階段包括：竣工驗收申請、驗收報告、驗收結論、質保金的返還等。

第二，建設工程領域中的“潛在證據”數量多。一個建筑工程往往會有數以萬計的工程資料，從“潛在證據階段性”特點中羅列的證據也能說明建設工程領域中的潛在證據資料具有數量多的屬性。

第三，建筑工程領域中的“潛在證據”名目多。按照證據資料與可能發生的與工程糾紛類型的關聯性來分類，建筑工程領域的證據資料可以分為：證明施工合同是否有效的證據資料；證明施工合同主體是否有效的證據資料；證明施工工期是否延期的證據資料；證明工程價款以及工程款支付情況的證據資料，證明工程質量是否合格的證據資料等。當然這種證據分類也不是絕對的，不同種類的證據資料之間往往會有所交叉，如證明工期是否延期的證據資料往往又能用作工程價款是否增減的依據。[2]

第四，建筑工程領域的“潛在證據”有瑣碎、細小、不起眼的特點。工程施工過程中的氣象資料、水文資料、地質資料、臨時停水、停電事件都可能成為影響施工企業利益的證據資料，施工企業對這些細小的資料也需要完整地加以收集和整理。

第五，建筑施工領域的“潛在證據”具有漸進性的特點。隨著招標階段、施工階段、收尾階段的有序推進，“潛在證據”的種類和數量逐步增多。

2施工企業“潛在證據”固定與保存的原則

施工企業在固定和保存證據時，可以采用分階段與分部門相結合的方式進行系統管理。

第一，分階段固定、保存潛在證據。施工企業在生產經營中，明顯分為三個階段：經營開發階段，從商務信息的收集到施工合同的簽訂，這個階段主要由公司經營開發部門負責；施工生產階段，從項目部建點到施工結束，這個階段主要由項目部負責；收尾階段，從項目部解散至工程款及質保金的全部收回，這個階段主要由項目部的留守人員綜合負責。

經營開發階段，經營開發人員在檔案歸結的過程中，諸如招標文件、投標文件、招標補遺書、施工合同文件，既要進行原始歸檔，又要準備電子文檔和復印件。[3]這些文件是施工企業與業主發生糾紛時的第一手資料。施工生產階段，項目部對于準備索賠、策劃變更、可能發生糾紛的事項，要立專項，由專人負責，把施工現場資料、驗收資料、往來函件、會議既要、簽證、簽單等獨立保存起來，使其成為與業主爭論的潛在證據。收尾階段，負責收尾人員的主要工作是整理資料，與業主最終結算、決算，形成確定債權，移交檔案。負責收尾的人員，在處理此類資料時，要保留一套獨立、完整的原始憑證，以備后續使用。

第二，分部門、分科室固定、保存潛在證據。項目部一般設有辦公室、財務部、計合部、物資部、機械設備部、實驗室、安質部。在施工生產階段，各部室分工負責，資料人員在歸檔的過程中，把經營程序留下的痕跡通過一系列的資料展現出來的同時，又要對項目部所策劃的變更、索賠、可能發生糾紛的資料交給專人管理。

3固定及保存“潛在證據”的技巧

建設工程領域，施工方關心的是生產，業主方關心的是工期和產品，雙方的管理人員普遍缺乏證據意識。施工方作為組織施工生產，付出勞動和成本的企業，在與業主的往來中處于弱勢的一方。施工企業要想在關鍵的時候扭轉被動的局面，就要增加證據意識，具備固定潛在證據的技巧。施工企業可采取這些技巧：依法強制保存資料、錄音、錄像、拍照、發函匯報、提出合理化建議。

第一，依法強制取得“潛在證據”。監理單位作為業主委托的監理工程建設的一方，監理工程師根據相關協議取得能夠代理業主進行部分簽字、確認權。施工單位在施工生產中，想辦法用盡監理工程師的權利，取得有利于我方利益的監理工程師簽字。公證取證，某些重大事項，多方又不能協調的情況下，施工單位可以通過公證的方式保存“潛在證據”資料。依據法律條文提交竣工驗收報告、竣工結算文件。施工企業在完成了合同約定的施工任務后，應在第一時間向業主單位提交合同約定的竣工驗收所需的工程資料文件以及竣工驗收報告。一旦竣工日期確定，就解除了施工企業對已完但未實際交付的工程品質的繼續維護責任，工程直接進入保修期階段。及時提交竣工結算文件，對于確定業主單位逾期支付工程款的時間、逾期支付工程款的利息起算日有著重要的意義。

第二，錄音、拍照、錄像的方式。錄音是為了處理一些緊急、臨時性的口頭指令事件，這類事件施工企業在無法獲取有關事件的書面文件，但施工企業可以將臨時通知、口頭性指令通過錄音形成資料，進行保存。為便于錄音取證，施工企業的施工現場辦公室對外聯絡的常用電話最好采用錄音電話。現場拍照是為了保存現場、記錄隱蔽工程，地下、水下作業面等。舉例說，如果發生因甲方原因停工時，現場機械、人員、臨時設施、材料等情況就可以通過拍照的方式固定，對于計算窩工損失就是很好的佐證資料。項目部在做變更計價時，隱蔽工程、地下、水下的作業面已經不能從工程的表面確認，當時作業面的照片就能成為計量的證據。錄像保存相關資料，業主等單位有時會在項目部召開一些有關生產或者表彰的會議，項目部就可對此類事件進行錄像，形成錄像證據，例如，表彰會時，業主會許諾給予多少獎勵，但始終不兌現承諾；搶工大會，業主會要求增加人員、機械，而又不同意增加措施費。這些事項，項目部就可以通過錄像的方式，形成視頻資料，為最終處理此類事件保存證據。

第三，發函磋商的方式。施工企業在與外界業務往來的過程中，不僅停留在口頭上，還要善于通過項目文件發函的方式，通過發函固定證據的方法主要有兩種：一種是當面簽認，一種是通過郵寄的方式。比如，甲方拖延工程款，施工企業就可以向業主發函，講明資金緊張影響施工，請求及時支付工程款；對于甲供材料質量、數量有問題，施工方一方面禁止使用不合格材料，另一方面向業主發函，要求業主出面磋商；如果施工環境發生變化，更要及時向業主書面匯報，保留證據資料。

第四，請教、建議的方式。針對業主單位沒有書面文件的口頭指令，施工企業的現場管理人員可以謙虛地向業主單位請教，請教所要達到的目的就是業主單位出具對該指令的書面解釋，包括畫圖說明、文字說明等。對于施工企業在施工過程中發現的不合理設計或錯誤設計，施工企業又無權更改，施工企業應將修改意見以書面合理化建議的形式提供給監理單位、業主單位、設計單位參考，等待上述單位的書面答復。[4]合理化建議經書面答復之后，施工企業可以根據建議的實施情況，向業主索要措施費或者申請業主獎勵。

固定、保存“潛在證據”的技巧是施工企業法律顧問和現場施工管理人員經過溝通、交流，總結經驗、教訓的基礎上逐步豐富的方法。這些方法如何運用，也需要根據實際情況靈活運用。

建筑領域的“潛在證據”來源于工程檔案，但作為后續糾紛處理的證據又要在工程檔案的基礎上豐富一些有利于訴訟的資料，并且“潛在證據”固定的是在發生爭執、出現糾紛時，用于支持己方主張的資料。所以，筆者認為建筑領域的“潛在證據”與檔案是有區別的。因而，施工單位資料人員既需要具備檔案管理的基本知識，又需要接受企業法律顧問關于證據固定、保存的指導，只有這樣才能保存應有的“潛在證據”。具備此類證據后，施工企業才能在發生訴訟或者正式談判中，能夠憑借翔實的資料爭取主動權。

參考文獻：

[1]鄧紹興，陳智檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2000

[2]何家弘，劉品新證據法學[M].北京：法律出版社，2007

[3]何家弘證據學論壇[M].北京：法律出版社，2007

[4]張衛平民事訴訟法[M].北京：法律出版社，2004