新時期加強(qiáng)檔案管理工作的思考

袁兵

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 近年來，公路管理檔案工作，在交通經(jīng)濟(jì)大發(fā)展形勢的推動下，已逐步成了一項(xiàng)相對獨(dú)立、完成的事業(yè)，為交通現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展著重要的作用。隨著改革開放步伐不斷的加快，公路管理檔案工作如何跟上這個日益發(fā)展的形勢？如何進(jìn)一步開拓進(jìn)取已成為當(dāng)務(wù)之急。筆者就如何做好公路管理檔案工作的宣傳、業(yè)務(wù)建設(shè)和開發(fā)利用談一點(diǎn)想法。

關(guān)鍵詞 封閉性宣傳 科學(xué)收藏 主動需求開發(fā)

一、公路管理檔案工作固有的廣泛的社會性與實(shí)際工作的封閉性相悖，必須進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的宣傳

公路管理檔案工作應(yīng)有的社會形式有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律所決定的。它的形成來源于廣泛的社會集體，產(chǎn)生于道路發(fā)展。自身建設(shè)和其它社會活動中，他還原于社會，服務(wù)于社會，將為社會“奉獻(xiàn)”自己的一切。

長期以來，公路管理檔案工作處于封閉狀態(tài)，與其固有的社會性之間很不協(xié)調(diào)，既不利于檔案工作的發(fā)展，又不利于社會對檔案工作的評價。其原因：已十多年來對檔案工作缺乏宣傳，在一些通知中對檔案工作重要性認(rèn)識不足，把檔案工作的管理看城市檔案管理部門的業(yè)務(wù)，割裂了檔案形成部門應(yīng)履行的責(zé)任和義務(wù)：二是片面的將檔案管理理解為歷史文件，認(rèn)為檔案只有保存價值，沒有利用價值。而是想必知的文件歸檔后“一勞永逸”，沒有去開發(fā)檔案資料的作用：三是個別同志認(rèn)為工作完成就行，將檔案資料歸已所有而不愿歸檔，久而久之，造成了檔案丟失：四是對檔案工作的發(fā)展新情況、新問題不敏感，缺乏有效的研究，使檔案工作停滯不前，阻礙了檔案工作的發(fā)展。

我認(rèn)為，解決上述問題，一是必須依靠各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的大力支持和配合。要結(jié)合日常工作和各種傳播媒體，廣泛深入多形式、多層次地展開《檔案法》及有關(guān)法規(guī)為內(nèi)容的學(xué)習(xí)宣傳活動，正確引導(dǎo)、啟發(fā)提高全體職工對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)要幫助解決疑難問題，教育職工共同關(guān)心檔案的收集并參加管理，只有這樣，檔案工作才能提到議事日程上來。二是充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有檔案的作用，結(jié)合實(shí)際，定期對已歸檔的檔案資料進(jìn)行分析和研究，找出問題，制定對策，形成指導(dǎo)實(shí)際工作的補(bǔ)充文件，以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可行性。三是不斷社區(qū)檔案管理的信息，建立全方位多層次的卷宗，豐富館（室）藏資料。如：歸檔的僅是本單位的立項(xiàng)文件和資料（包括上級批轉(zhuǎn)、下發(fā)的文件），就不能滿足公路管理（建設(shè)）的需要。因此，需要大量收集包括國內(nèi)外、省內(nèi)外與本系統(tǒng)工作有參考價值的資料聲像檔案。只有這樣，才能有利于檔案管理工作的全面開展，并為今后開發(fā)奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，是改進(jìn)并完善檔案的收藏成為當(dāng)務(wù)之急

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、記錄反映公路管理（建設(shè)）活動的合法已呈現(xiàn)多樣的趨勢。多種新型載體材料被廣泛用于檔案工作領(lǐng)域后，已形成了紙張載體檔案和新型載體并存的格局。這時收集、整理、維護(hù)其歷史原貌增加了難度。就我們公路管理部門來說，目前檔案的收集形式單一，內(nèi)容比較狹窄，現(xiàn)有的檔案資料還不夠齊全完整，這對今后的開發(fā)利用造成不可彌補(bǔ)的缺陷。因此，對檔案的收集方法很有必要進(jìn)行改革。

我認(rèn)為，收集方法的改革可以從以下幾個方面入手，既：改革靜態(tài)收集（在辦公室坐 將檔案資料送上門）為動態(tài)收集（主動上門服務(wù)）事前留存和事后收集相結(jié)合，原始資料和補(bǔ)充資料并重歸檔，以保證資料收集的及時性、完整性。比如在公路維修、建設(shè)中的科技檔案資料的收集上，由于工程時間又長又短，檔案形成周期也不同，所以歸檔工作必須隨工程進(jìn)度與時間做有始有終。在這種情況下，檔案收集大體可分為準(zhǔn)備、施工、總結(jié)三個階段。在準(zhǔn)備階段，要把材料（資料文書）歸檔納入工作計劃，制定措施，采取事前收集歸檔，這樣比較好的避免了會上泛泛要求，會后無人落實(shí)的現(xiàn)象。在施工階段，要認(rèn)真收集逐日形成的原始記錄，各班負(fù)責(zé)人檔案的問題要立即解決，不要等到施工結(jié)束是再去查找，那時已時過境遷，就是發(fā)現(xiàn)問題也難已補(bǔ)救。在這個階段，檔案人員要深入現(xiàn)場，及時索取，保證檔案資料完整歸檔。在總結(jié)階段，一方面要注意收集工程總結(jié)及竣工驗(yàn)收鑒定資料（包括圖片資料），另一方面領(lǐng)導(dǎo)要督促并協(xié)助檔案管理人員全面歸檔材料是否完全準(zhǔn)確？是否反映施工的真實(shí)面貌（包括中途變更、返工）。總之，每個施工項(xiàng)目結(jié)束后都能形成一套完整的檔案資料，只有這樣，保存的資料才有利用價值。

三、適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需求，主動提出服務(wù)，積極開發(fā)檔案的利用價值

檔案管理工作是隨著社會主義事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的，公路管理檔案工作作為全國的檔案事業(yè)這個系統(tǒng)工程中的部分，也在不斷發(fā)展。隨著改革的深入。這就迫切需要開發(fā)利用檔案信息資源，為社會服務(wù)。如今九臺市公路段從2003年改制至今，光查閱科技資料已接待工程養(yǎng)護(hù)技術(shù)人員、財務(wù)人員二百多次，查閱文書檔案更是頻繁，檔案的利用效果越來越明顯。

為了進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的利用價值，我認(rèn)為。一是要正確處理好利用和服務(wù)關(guān)系。檔案工作是服務(wù)性工作，它的服務(wù)性集中表現(xiàn)在開發(fā)利用工作上，利用和服務(wù)發(fā)生直接關(guān)系，二者互相依存，缺一不可。一方面檔案人員應(yīng)具備良好的工作態(tài)度及專業(yè)水平，另一方面檔案人員與利用者之間有個協(xié)調(diào)問題。如在工作繁忙時，接觸利用者大量利用檔案或立等使用時，往往容易產(chǎn)生急躁情緒，而造成雙方協(xié)調(diào)不好而發(fā)生隔閡。在這種情況下，如果檔案人員能夠明確自身的職責(zé)和服務(wù)方面，端正服務(wù)態(tài)度，并采取相應(yīng)的、積極的措施，提供線索，主動開展利用工作，才能服務(wù)到家，使利用者感到滿意。這樣，檔案的開發(fā)利用也能穩(wěn)步健康的發(fā)展。二是通過各種渠道，準(zhǔn)確掌握社會各種需求，有的放矢開展檔案利用工作。（1）建立信息工作網(wǎng)絡(luò)，如檔案行政管理部門在與本級各部門的聯(lián)系中，檔案閱覽室在與各方面利用者的聯(lián)系中了解需求；（2）開展多方位調(diào)查，定期上門訪問或邀請座談，印發(fā)檔案利用預(yù)測表，了解各單位中心工作對檔案信息的需求；（3）組織協(xié)調(diào)交流，增加檔案類型，以供社會需求。三是主動提供多種服務(wù)。熟悉館（室）收藏情況，熟悉掌握各種檢索工具種類功能等“家底”，這是檔案人員的一項(xiàng)基本功。一個檔案人員除能正確的向利用者提供館藏，以便利用者能較順利地提出閱檔要求，還可以進(jìn)行專題，綜合性咨詢，辦理縮微、復(fù)印，利用電話，電報，傳真，微機(jī)終端及信函等方式，加強(qiáng)檔案信息的傳遞。總之，要將主動服務(wù)建立在處處為利用這所需著想，主動與利用者服務(wù)這個基礎(chǔ)上，檔案事業(yè)的生命力才能不斷體現(xiàn)。四是有條件的話，可以適度開放，實(shí)行有償服務(wù)，實(shí)現(xiàn)以館養(yǎng)館。采取這種方法增加一點(diǎn)收入，這對健全和加強(qiáng)檔案工作建設(shè)無疑是有利的。