信息時代下圖書館采編工作電子數據外放管控

于俊麗

（鄭州工業應用技術學院圖書館，河南新鄭，451150）

信息時代下圖書館采編工作電子數據外放管控

于俊麗

（鄭州工業應用技術學院圖書館，河南新鄭，451150）

高校圖書館采編業務外包存在風險有：圖書采訪的風險、編目風險、圖書加工風險、人力資源風險等方面。為了應對這些風險，圖書館做出規避風險的一些舉措，如合理選擇供應商、建立完善的合同、評價外包編目人員的業務水平等措施來保障圖書館業務外包的有效有利的進行。

高校圖書館；采編業務外包；風險規避

1 圖書采訪的風險

1.1 采訪勾劃書目的風險

劃書目單是高校圖書館采編業務基礎的工作之一，一是方便教學一線專業教師對圖書信息及專業前沿知識了解，二是劃書目單會普遍滿足教學一線專業教師的教學用書。但是圖書供應商提供書目單有意屏蔽優質出版社出版的專業圖書，提供的是對供應商自己最大利益的書目單，這就意味著有需求專業教學用書的信息一線教師得不到，只能劃出同類的專業圖書。即便在書目單上勾劃的圖書，供應商有時配不到，原因是圖書沒有庫存風險等。

1.2 現采圖書的風險

高校圖書館采訪圖書另一途徑是現場采購，供應商帶著去圖書展銷會、出版社、供應商的書庫、新華書商等場地去現采。現采圖書一是直觀，二是有需求就采到。現采的風險是每位教師現采的圖書量多，雖然有采集器記錄，但是供應商還會亂配圖書到館。到館的圖書經驗收審核又費時又費力。

2 編目的風險

2.1 套錄MARC數據的風險

外包供應商提供的MARC數據幾乎都是套錄數據，外包編目人員從國圖數據庫中套錄的MARC數據有時沒有完全對照實書進行著錄，這樣會出現題名、作者、裝幀、版次、定價、頁碼、摘 要、主題詞標引等不同錯誤；另外多卷書、套書的編目套錄數據更是五花八門，有的集中著錄，有的分散著錄，以至于分卷名、叢書名、總題名、正題名互為混淆；定價有的按叢書著錄，有的按單冊書著錄，極其不規范。驗收數據時采編人員都要按MARC著錄標準逐條進行修改。

2.2 圖書分類的風險

外包編目人員因自身因素原因，對本館的分類規則理解不同，對學校的專業特點了解不透，對館藏結構了解不夠，導致圖書分類級別不同。改粗分的細分了，改細分的粗分了，交叉學科的分類沒按本館已有專業圖書分類，而按另一學科來分類，這種分類不利于專業讀者去檢索圖書。

2.3 圖書種次號分配的風險

種次號是圖書上架排架的序列號，種次號重復和跳號都給圖書上架帶來不便。書商外包編目人員在給圖書分配種次號時，因為種次號庫沒有正確導入出現與館藏圖書的種次號重復或種次號跳號等情況，加工好的數據驗收沒有及時發現種次號錯誤，會給圖書上架造成麻煩，并且不利于讀者去查閱圖書。

3 圖書加工的風險

圖書加工外包是結省人力財力的好辦法，但外包加工人員的工作態度端正不端正直接影響著加工標準，如貼磁條隱藏不深、館藏章蓋的歪歪斜斜、書標粘貼不按本館標準高度貼、書標錯貼、書標保護膜貼的皺皺巴巴，更甚者一本書的兩個賬產號分開貼到兩本書。這些加工給后期圖書驗收工作帶來的不方便都是外包加工人員工作不認真導致的。

4 對館內人力資源造成的風險

4.1 對采訪人員造成沖擊風險

圖書采訪外包，圖書供應商根據學校所開設專業配備圖書。另外近幾年紙質文獻采購量逐年較少，又加上有供應商代理配備圖書，圖書館內部相應的縮減采訪人員或采訪人員轉崗現象。這就極其挫敗工作人員的工作極積性和熱情，從而影響圖書館內部的凝聚力。

4.2 對編目人員造成沖擊風險

編目工作本來是圖書館的核心工作，由于編目業務外包，編目工作量減少，編目人員相應也精減。另外，編目人員從重要崗位變成輔助崗位，心理落差不能接受。這樣核心專業業務變成普通業務，導致編目人員業務學習能力和探索新知識的積極性下降了，專業業務水平退化。更甚于多數編目人員因為有編目外包業務，便存有嚴重的依賴心理和懶惰心理，所以在驗收新書數據就有敷衍狀態，圖書館的館藏數據質量在這種情況下難于保證。

4.3 對技術人員造成的沖擊風險

圖書館的技術人員掌握著圖書館技術核心，采編業務外包后，外包編目人員即有編目業務技能又有計算機技術技能，采編的業務技術存在的問題外包編目人員都能解決。這一突出信號為圖書館外包業務擴展敲響警鐘。圖書館的自動化集成管理系統，圖書館的電子資源建設，數據庫的維護等技術，是否也有待于被軟件商或電子資源供應商發展成技術部業務外包。這勢必給圖書館技術員造成沖擊，對自己在圖書館的地位和價值產生擔心。

5 采編業務外包風險的規避

采編業務外包的源頭就是合作的圖書供應商，對供應商的綜合考核和評價是規避風險的重要前提。

5.1 考核供應商資質

高校圖書館與供應商建立合作伙伴關系，首先要建立信任、互惠、共贏的合作關系。考核供應商資質標準可以有這五點，一是《營業執照》，是企業法法人營業執照的簡稱，是企業或組織具有合法經營權的憑證；二是《稅務登記證》，也叫稅務登記證件，是從事生產、經營的納銳人向生產、經營地或者納稅義務發生地的主管稅務機關申報辦理稅務登記時，所頒發的登記憑證；三是《中華人民共和國出版物發行許可證》，為加強出版物市場管理，根據國務院《出版管理條例》的規定，外包商必須具有此證，才能從事館配業務；四是《中華人民共和國組織機構代碼證》，該證是社會經濟活動中的通行證，是在全國范圍內唯一的、始終不變的代碼標識，其作用相當于單位的身份證號；五是注冊資金的數量，注冊資金是國家授予企業法人經營管理的財產或企業法人自身財產的數額體現，注冊資金數額的最低遷擇是值得考慮的，為了避免將一些有實力但注冊資金不太高的外包商排除在外，同事兼顧到風險因素，注冊資金門檻定在500萬元為宜。從考核供應的資質來選擇經濟實力強，業界口碑好的供應商合作是規避風險首要條件。

5.2 建立完善的外包合同

外包合同是合同遞約雙方保證履行義務的最強有力法律憑證，其對于雙方的重要意義不言而喻。一旦產生糾紛，完善的合同就能規避風險，是圖書館外包業務順利開展的前提要素。作為圖書館服務的監督方，必須制訂、建立完善的外包合同才能為日后的服務監管工作打下堅實基礎。完善的外包合同要準確表述所有外包業的實質要素，如外包服務質量說明、度量標準、雙方的權利和義務、賠償責任的確定、爭端的解決程序等。還應在合同中明確注明嚴格遵循并執行的標準、約定數據出錯率等評價指標的具體范圍、技術人員隊伍的質量和穩定性等內容。

5.3 考核供應商配貨能力

考核供應商的配貨能力之一是圖書到館周期，圖書到館周期就是書商提供的書目勾選后發送到供應商，供應商篩查館藏重復后再進行配書，配書到館后就是圖書到館周期。圖書到館周期長短可以判斷出供應商的配貨能力；考核供應商的配貨能力之二是配書到館率，配書到館率高低來判斷出供應商的配貨能力。配書到館率可分自科圖書的到館率和社科圖書的到館率；還可分專業圖書的到館率和非專業圖的到館率。分析出這幾類圖書的到館率高低都能判斷出供應商的配貨能力。供應商配貨能力強了圖書館合作的風險就減少。

5.4 考核外包編目員的業務水平

考核外包編目員業務水平，一是看看外包編目人員是不是具有CALIS頒發的編目證書，供應商在招標時提供出CALIS三級編目員資格證就能提升自身編目外包能力；二是讓外包編目人員現場著錄一定數量圖書的MARC數據，并加工成品圖書供圖書館采編領導驗收，經采編部領導驗收后來評價出外包編目人員的業務水平；三是考核外包編目人員的工作態度，工作態度從手工加工圖書就能看出認真和敷衍。這些外部控制條件都能規避圖書館與供應商合作后的后期風險。

5.5 建立完善的監督機制和良好的溝通體系

對高校圖書館來說，采編業務外包是非常重要的工作，為了規避風險，在外包期間圖書館要籌備監督小組，來把控整個業務外包的環節。如圖書的采訪時把控圖書的質量，并嚴控供應商不多配書、亂配書等行為；圖書的編目時把控編目數據的標準性、完整性、無錯誤；圖書的加工時把控加工的規范性、標準性。另外做好書商與圖書館的良好溝通是有必要的，良好的溝通能掌握業務外包的基本情況，提前采取預防措施，將可能出現的風險消除，即便出現問題，能及時溝通及時彌補，盡量降低所帶來的損失。

6 結語

高校圖書館采編業務外包即節省人力又節省物力財力，縮短圖書的上架周期，提高圖書館服務效率。但同時又給圖書館帶來潛在風險，通過一系列的防范措施，圖書館館員加強自身素質，提高工作作風，從而推動采編業務外包順利進行，也為高校圖書館發展創造有利條件。

[1]李日新，高校圖書館采編業務外包商評價指標[J].圖書館論壇，2011（6）.

[2]董寧，探析圖書館采編業務外包的風險規避手段——以山東工商學院圖快館實際經驗為例[J].內蒙古科技與經濟，2015（3）.

Under the information age library outsourcing risk

Yu Junli
（Zhengzhou Institute of Applied Technology,Xinzheng Henan,451150）

The outsourcing of acquisition and Cataloguing in University Libraries:the risk of book acquisition,cataloging,risk risk of book processing risk,human resource risk.In order to deal with these risks,some measures to make the library to avoid risks,such as reasonable selection of suppliers,the establishment and perfection of the contract,evaluate the outsourcing of Cataloging Personnel's business level and other measures to ensure the effective library outsourcing is favorable to.

University Library;outsourcing;risk aversion

文獻標識碼：A

于俊麗（1979-），女，河南鄭州人，本科，館員，主要研究方向：數字圖書館、圖書館戰略管理。