計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用

邵新宇

（阜陽市潁東區環境監察大隊安徽阜陽236000）

計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用

邵新宇

（阜陽市潁東區環境監察大隊安徽阜陽236000）

隨著國內經濟的快速發展，科學信息技術的不斷進步，計算機信息處理技術也被廣泛應用到各個領域中，在一定程度上不僅推動現代辦公自動化進程，而且還推動國內科學技術的迅速發展。加強現代辦公自動化建設，積極利用計算機信息處理技術是國內當前商業辦公發展的必然趨勢，有利于提高辦公效率、有助于規范辦公流程、有助于加強辦公職責管理。本文針對計算機信息處理技術在辦公自動化上的作用進行分析。

計算機信息處理技術；辦公自動化；應用

改革開放以來，國家大力發展國內經濟，經過多年不斷完善，逐漸形成具有中國社會主義特色的市場經濟體制，適應中國經濟持續、穩定發展的競爭環境。然而當代辦公對信息處理的辦法已不能滿足日常需求，因此，必須要與時俱進，引進先進的科學技術形成辦公自動化，以此為有力的技術支持，滿足人們日常物質文化信息的需求。

1 計算機信息處理技術概念

按照計算機信息處理字面上的意思就是：計算機信息處理技術的覆蓋、包括很多方面，其中較為主要的有科學、技術、工程及管理等，而計算機信息處理技術則是通過先進的科學技術對信息數據進行有效傳遞和處理以及相關的軟件開發等等。計算機信息處理主要的運作程序依次為：獲取→分析→處理→檢測→傳送→使用，其中處理和使用在計算機信息處理技術體系中占據重要的地位。其主要的構成部分則是傳感技術、計算機技術、微電子技術和網絡信息技術。國內當前計算機信息技術主要是以微電子技術和計算機技術為主[1]。

2 計算機信息處理技術在當代辦公自動化管理中的作用

2.1 有效降低企業管理成本

隨著國內科學技術的不斷進步，國家在辦公自動化建設方面給予更多的關注，伴隨著計算機技術的廣泛應用，國家和社會相關科研學者利用計算機技術研發出了一種新型技術，即是計算機信息處理技術，在一定程度上不僅有效降低企業的管理成本，節約過多的人力資源浪費，提高工作效率，而且還為企業節省很多不必要的經濟開支，從而提高企業的經濟效益，進一步推動國家經濟持續、穩定的發展。

2.2 有助于擴大辦公區域，美化辦公環境

以往由于計算機設備的安裝位置以及其線路復雜等缺陷，嚴重影響辦公室的環境，進一步影響辦公質量和辦公效率，但隨著計算機信息處理技術的廣泛應用，類似于此類問題得以有效解決。當代辦公區域不僅打破了空間區域的限制，在合理利用辦公空間方面也是傳統辦公望塵莫及的，當代辦公區域在任何地方都可以進行有效辦公，國內部門企業的員工甚至會根據自身對辦公室的喜好進行辦公環境設計，既提高企業員工辦公的熱情，也提高企業員工高效的辦公效率和辦公質量，進一步提升企業員工的凝聚力，依靠自身專業職能為企業經濟帶來巨大利益[2]。

2.3 有助于企業規范辦公秩序

當代企業發展的有效途徑就是依靠規范的辦公秩序和辦公流程，兩者是構建現代化企業的必經之路，同樣也是提高企業具有市場競爭力的重要力量。隨著計算機信息處理技術的廣泛應用，有助于企業提高辦公流程和辦公秩序的規范性，從而有效規避經營風險，擴大企業生產規模，提高企業經濟效益。

2.4 有助于企業明確辦公職責

明確職責是企業發展的重中之重。在傳統的管理模式下，由于企業內部職責不明，一旦發生問題，就會造成辦公人員推卸責任，使眾多企業員工無法在公平、公正的辦公環境里開展各項企業管理工作，而計算機信息處理技術的出現，不僅為企業建設更加公平、公正的辦公環境，還明確企業內部職責，而且在一定程度上更加高效地提高辦公人員的辦公質量和辦公效率。

3 計算機信息處理技術在自動化中的應用

3.1 文字處理

在當代辦公自動化過程中，經常使用也是最關鍵的就是文字處理軟件，文字處理軟件是辦公自動化技術中最為核心的一種常用技術，不僅可以使文字信息更加具備規范性，還可以對信息進行有效的收集和整理，進一步提高企業員工的工作效率和工作質量。如合同、會議記錄、會議報告以及其他文字形式的企業文件，另外，文字軟件還可以處理其他形式的辦公文件，如圖形、表格的處理，通過對圖形、表格的處理，從而形成具有針對性的文字信息，在文件管理功能、數據統計功能以及排列圖標功能等方面也頗有效用。

3.2 數據處理

隨著計算機信息處理技術被廣泛應用辦公領域，各方面信息處理軟件得到進一步開發并有效利用，其中數據處理軟件的應用較為明顯，其與數據處理電子表格有著很大不同之處，雖然都可以進行日常數據的處理工作，但是數據處理軟件更適合處理較為龐大且復雜的數據系統。隨著企業加快經濟發展步伐，在日常巨量信息處理方面，就更需要一個既能分析又能快速處理的應用軟件，而數據軟件在這方面的優勢更加突出，可以創建多個獨立的數據庫，便于對企業日常巨量信息進行分類處理，為企業數據處理管理工作者提供有效的檢索途徑以及快速的檢索信息，從而進一步加快國內企業辦公自動化建設[3]。

3.3 圖文制作與電子郵件信息處理

在當代隨著科學技術的不斷進步，國內企業對信息處理軟件應用方面更加重視，通過對信息處理軟件的應用，從而制作幻燈片，在播放幻燈片的過程中，對其進行有效編輯，并適當的加入相應的圖、表，從而更加形象、立體化的為企業項目呈現項目細節，不僅豐富了企業投資項目的內容，而且還為企業有效規避投資風險。目前國內主要的體現方式是Power Point（又稱PPT）。在電子郵件信息處理方面，通過信息軟件對電子郵件進行有效管理，從而實現快捷瀏覽和查看以及分享信息，其中，Microsoft mail系統在郵件和文件管理方面的優勢尤為突出，可以獨立完成郵件信息的接受和發送任務。

在日常辦公過程中，不免遇到利用表格和圖形展現的工作，計算機信息處理技術的操作便捷，可以使企業員工對數據信息進行有效的分析和整理，從而降低圖標運算的重復率，提高辦公的工作效率。

4 加強計算機信息處理技術在辦公自動化方面的應用措施

4.1 合理有效構建并完善計算機網絡信息環境

國家“互聯網+”發展戰略的提出，強化了計算機信息處理技術在國內企業發展的重要性，因為，為了提高企業經濟效益、擴大企業生產規模、提高企業辦公效率，就必須對計算及網絡信息環境進行完善，構建和完善安全的計算機網絡信息環境不僅可以有效提高企業辦公效率，還可以積極推動企業經濟持續、穩定的發展。進一步加強企業內部網站在員工訪問的安全性。

4.2 加強企業數據應用安全管理

國內企業要想持續、穩定的發展，就必須加強對企業數據信息應用安全的有效管理，以此保證企業商業機密不會“意外性”的外流。在當代辦公自動化過程中，國內眾多企業應重視系統權限管理工作，從而確保企業機密或敏感數據不會外泄，定期對數據信息應用軟件進行系統掃描和病毒查殺，對用戶權限審核工作進行定期檢查，避免因未經審核的工作人員利用職位便利中飽私囊，致使企業經濟蒙受巨大損失。同時，企業高管應加強對日常數據信息進行備份管理，確保企業數據信息的可靠性和安全性，并安排專職人員定期檢查數據備份的情況，若發生數據異常及時向企業高管匯報，并快速解決問題[4]。

5 結束語

隨著計算機信息處理技術被廣泛應用到各個領域，辦公自動化建設是國內企業未來經濟發展的必然趨勢，因此合理有效利用計算機信息處理技術，有助于提高企業經濟效益、擴大企業生產規模，降低投資風險。

[1]魏宏玲.辦公自動化中的計算機技術應用[J].赤峰學院學報（自然科學版），2013，22：28～29.

[2]林安娜.計算機技術在辦公自動化中的應用[J].辦公自動化，2014，03：57～58+9.

[3]劉建瑜.論述計算機信息處理技術在辦公自動化中的運用[J].新課程（下），2015，09：183～184.

[4]莫晨晨.計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用[J].硅谷，2013，14：101+35.

TP317.1

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2016-5-16