電子辦公環境下文書檔案的管理芻議

謝敏

（貴州烏江水電開發有限責任公司 貴州貴陽 551000）

電子辦公環境下文書檔案的管理芻議

謝敏

（貴州烏江水電開發有限責任公司 貴州貴陽 551000）

現代計算機與網絡技術的快速發展給諸多行業領域帶來了深遠影響，在企事業單位的檔案管理方面，電子文檔的廣泛應用打破了傳統的文書檔案管理模式，以電子計算機為基礎的自動化辦公設備已逐步顯出其強大的優勢?；诖?，本文首先介紹了電子檔案管理與傳統檔案管理的區別，然后對電子辦公環境下文書檔案管理存在的問題進行了分析，并具體探究了如何優化電子辦公環境下的文書檔案管理。

電子辦公；文書檔案；管理

1 引言

電子環境下文書檔案管理的實質是通過通信技術、網絡技術、信息技術等電子化管理手段對檔案的建設、管理、開發、利用等環節予以優化，將傳統模式下信息資源保管轉變為信息收集、管理、傳送等一體化管理。此類轉變切實實現了文書檔案管理向服務模式的轉變。在信息化背景下，這種轉變將進一步提高工作效率，最大限度地保證工作質量。

2 電子檔案管理與傳統檔案管理的區別

2.1 歸檔管理的區別

與傳統檔案管理相比，電子檔案管理的差異在于歸檔方式和歸檔時間的不同。電子文件的歸檔方式為邏輯歸檔和物理歸檔。其中，邏輯歸檔可以保證電子文件的完整性，還可以使電子文件方便檢索；物理歸檔指將電子文件備份放在檔案管理的庫房內，防止計算機發生問題而導致文件丟失。傳統紙質文件的歸檔時間為文件形成后的第二年上半年，或者是在項目結束后立刻歸檔。電子文件的歸檔時間則為定期歸檔和分實歸檔，其管理具有快速性和便捷性的優點。

2.2 保管方式的區別

由于電子文件受到計算機技術的不安全因素影響，因此難以進行長期保存，但是其具有操作簡單和存儲所需空間較小的優點?？墒?，如果缺乏硬件和軟件，則很難對電子檔案進行修改和讀取，這對其管理會造成在一定的影響。在紙質檔案方面，需要對其進行防霉防蛀保存，必要時進行修補和微縮等處理。總體而言，傳統檔案和電子檔案的保管方式各有優缺點。

2.3 利用方式區別

在傳統紙質檔案查閱方面，查閱紙質檔案需要審查相關的借閱手續，可以為客戶提供檔案原件、復印件和檔案信息加工產品。所有的檔案都是可以通過人體直接識別的。而電子檔案則可以通過檢索等方式，直接查閱，簡單快捷。用戶只需要得到一定的權限，通過賬號和密碼登入計算機平臺。電子檔案可以做到跨時間和跨區域，任何時間和地點，用戶都可以登入計算機客戶端進行檔案閱讀或者檔案下載。

3 電子辦公環境下文書檔案管理存在的問題

3.1 網絡辦公環境存在安全風險

在辦公自動化環境下，文書檔案的傳輸與共享以網絡為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風險性。所以，如何有針對性的加強電子檔案在傳輸與歸檔方面的安全與穩定是自動化辦公的關鍵問題。對此：①檔案管理者應定期進行辦公設備的軟件、硬件維護、升級與維修，對存檔的文件進行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩定性；②檔案管理者應當充分發揮用戶身份驗證、網絡防火墻等加密手段的強大優勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。

3.2 電子檔案處理易造成操作失誤

辦公自動化環境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風險性，因此，檔案管理者應當建立規范的管理操作規程與嚴格的檔案管理制度。例如：檔案管理者應當針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環節制定科學有效的操作規范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應當充分利用現代信息加密技術的強大優勢，更應該建立嚴格的身份驗證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補檔案加密技術的疏漏與不足。

3.3 電子文書檔案管理標準落后

管理標準的制定是確保信息文件管理規范化、統一化的前提。雖然我國對檔案管理的相關流程已經制定了一系列較為完善的管理標準，但在電子文書檔案的管理標準方面還有很多不足，導致電子信息文件的管理缺乏統一的標準和模式，管理質量良莠不齊。電子文書檔案的管理標準應當從檔案的書寫、錄入及保存等方面著手，依據其他檔案的管理標準制定。對于管理過程中文書檔案的收集、管理、使用等各個環節都應該制定合理而明確的標準。同時，應該根據實際的工作經驗進一步提高管理工作的科學性、有效性。文書檔案的電子化管理主要是通過計算機軟件的使用來實現，因此，對軟件的應用也應該制定有針對性的標準。但是，我國現如今對軟件的開發應用仍缺乏統一的標準，這就在很大程度上限制了資源共享的實現。

3.4 電子檔案的法律效應尚不完善

紙質檔案的法律效力是社會公認的，尤其強調檔案原件才具有法律效應。而對于電子文件，由于缺少固定的載體，因此制定相應的法律條文對其進行控制則較為困難，電子文件的法律地位始終難以達到認可。如果電子檔案一直無法得到應有的法律地位，則電子檔案無法具有真正的“檔案”資格，發揮檔案的作用。

4 電子辦公環境下實現文書檔案高效管理的對策

4.1 以保證檔案歸檔的安全為前提

計算機網絡技術的迅猛發展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網絡病毒等不穩定因素威脅著檔案管理的穩定與安全。對此，檔案管理者應當不斷學習并應用最先進的信息安全技術與加密手段。管理者應當設置嚴格的權限，設定可以登錄數據庫或服務器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。此外，電子文檔批量處理的特性使管理者在操作上慎之又慎，一個小失誤可能造成大范圍的、不可逆轉的嚴重后果，這就要求檔案管理人員具備過硬的專業技術與嚴謹的工作態度。

4.2 提高工作人員使用自動化辦公設備的能力

工作人員對自動化辦公工具的掌握程度直接影響文檔的管理工作。如果自動化的辦公軟件操作不當，就會出現文檔格式保存錯誤，分類錯誤等問題。更嚴重的是，網絡安全的問題日益嚴峻，有些重要的資料文件很容易受到黑客攻擊，如若重要資料遭到外泄，造成的嚴重后果將不堪設想。

對此，必須提高文件檔案管理人員操作電子設備的水平。另外，管理人員不僅要熟悉電子文件的管理和搜索過程，同時還應該具備防止黑客竊取資料的計算機水平，將維護檔案管理安全的責任意識謹記于心。

4.3 文書檔案標準化和規范化管理

傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難完全統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。

4.4 制定文書檔案管理的標準和制度

近年來，我國對電子辦公環境下的文書檔案管理投入了更多的關注，并制定了一系列的法律、法規的制定。隨著信息技術的深入發展，信息管理的模式也在不斷增加，管理標準的制定應當根據相關的行業法規來進行，并且根據實際情況進行一定的調整。電子文書檔案的建立階段是十分關鍵的環節，必須保證其規范性和標準化。在電子文書檔案建立完成后還需要進行一定的調整，只有這樣才能使文書檔案管理符合相關制度的規定。同時，還應該不斷完善相應的制度建設，通過制度的規范來保證管理工作的效率。

4.5 加強文書檔案管理信息系統建設

文書檔案的電子化管理可以借鑒其他檔案的管理方式，再結合已有的信息技術手段來實現管理的自動化和數字化。同時，應加強電子化檔案管理與辦公流程、政府部門信息網絡的聯系，實現資源信息的共享。在建立文書檔案系統的基礎上，完善相應的設施建設。其中，應用軟件的更新和管理是關鍵。通過高效、快捷的檔案管理可以有效提升信息管理的效率和質量。

5 結語

現代計算機信息技術的發展標志著檔案管理的變革，在此背景下，檔案管理部門作為企事業單位中不可取代的一部分，應該積極探索自動化辦公設備與系統的強大功能，敢于嘗試，勇于創新，利用先進的信息技術與完善的管理制度，不斷提高辦公自動化環境下的檔案管理工作水平。

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2016-1-15