淺談信息時代的人事檔案管理工作

紀麗萍

長白縣人才交流服務中心

淺談信息時代的人事檔案管理工作

紀麗萍

長白縣人才交流服務中心

本文探討了人事檔案管理工作中的若干問題及對人力資源開發的促進作用。

信息時代；人事檔案；管理工作；人力資源

一、新時期人事檔案管理工作中容易存在的問題

1、有些材料虛假。一些單位檔案的失真現象削弱了人事檔案的嚴肅性。例如，有的將工作時間提前了，有的把學歷變高了，有的把年齡變小了。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。由于人事檔案的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面的影響。

2、部分內容簡單雷同。目前，人事檔案中“厚古薄今”、“千人一面”的現象日趨嚴重，內容抽象，鑒定往往是千篇一律的套話，體現不出個性特色，失去了真正意義上的參考價值，使人力資源的區分度降低，不能為選人、用人提供有價值的參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創新熱情，導致組織上承擔不必要的損失。

3、有時個人材料分散。長期以來，人事檔案管理、利用形成一種分散局面。人事部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

4、重“藏”、輕“用”的思想觀念比較濃重。①領導過問人事檔案工作少，誤認為是人事工作中的一件具體事，有人事部門負責人主抓就行了。領導關注的重點是如何確保人事檔案資料的完整性和安全，確保對檔案室的硬件建設的投入，沒有充分考慮如何運用信息資源。②工作人員兼職過多，常常被人事部門其它工作所牽扯，用于人事檔案工作的時間有限，使得無法集中精力來搞好檔案管理工作，只好將檔案資料安全保密存放，分類整理多、統計分析少，把主要的時間和精力都用于收集、整理，對檔案利用工作設想、規劃考慮得不夠。

二、人事檔案管理工作有利于人力資源的開發

人事檔案管理對人力資源開發具有促進作用，主要表現在以下方面：

1、有利于最大限度地發揮組織內人力資源的效力。利用人事檔案有助于動態分析員工的人生軌跡，從而預測其發展潛力，及時發現新人，避免壓制人才，埋沒人才；任何人才都是人才系統的組成部分，凡有利于系統功能發揮的都是有用人才，只是類型不同，作用各異。依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發揮人才效力。

2、促進人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理。根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，在企業內進行合理的配置，因事而擇人，用人以治事，把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位，充分發揮人才的作用。促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才積壓和用非所學的現象產生，為組織的發展迅速地配置人力資源。

3、有利于人力資源需求預測的科學化與規范化。影響人力資源需求的因素主要來自于組織內部，有效的人事檔案管理對分析組織內人力資源狀況是否適應組織的變革與發展的要求，是否有利于制定人才資源計劃方面發揮著重要作用；脫離人事檔案管理而作的人力資源需求預測一定是不科學、不規范和片面的。

三、人事檔案管理工作的應當注意的幾個問題

1、應當健立健全科學合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2、需要進一步提高干部人事檔案對開發人力資源的重要作用的認識。干部人事檔案工作是干部人事工作的重要組成部分，在貫徹黨的干部路線、方針、政策，加強領導班子和干部隊伍建設及培養造就人才的工程中，起著難以替代的作用。因此，要把干部人事檔案管理工作納入領導議事日程，有關涉及干部檔案的重大問題.都應提交到黨委會議研究決策。黨委在研究人事安排時，要確保人事檔案人員配齊配強，并保持人事檔案人員的相對穩定。

3、進一步樹立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的干部人事檔案管理理念。更新觀念是做好干部人事檔案開發利用工作的前提。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，經常深入各科室之中，主動了解情況，收集檔案資料，并要求員工如實填寫干部履歷表，客觀、準確地撰寫自我鑒定、自傳和個人業績材料，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。

4、提高人事檔案管理的現代化水平，是改善其對人力資源開發作用的有效途徑。人事檔案以其材料越集越多為特點。隨著我國企事業單位人員結構的多樣化，傳統的手工人事檔案管理，勢必會給查找檔案材料帶來不方便，容易貽誤時機，而且出錯率較高。人事檔案管理的現代化、高效率已經是非常現實的要求，所以必須建立人事檔案管理信息系統，實現個人基本信息的微機檢索和聯網查詢，不斷擴大人事檔案信息的內涵，實現用現代化手段管理和利用檔案，使之為選才、用才、育才、激才、留才發揮更大的作用。

綜上所述，由于人事檔案的內含，是記述和反映個人經歷和德才的表現，以個人為單位收集、整理后集中保存起來，以備查考的文件材料。

在實際工作中，我們特別要注意到人事檔案是干部個人自身成長歷史的真實記載，為企事業分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著人事制度的改革，人事檔案工作面臨不少新挑戰、新問題。檔案工作如何與時俱進，更好地為開發人力資源服務，結合幾年來的檔案管理實踐，告訴我們必須迎難而上，努力為實現偉大的中國夢，在檔案戰線做出更大的貢獻。