高職院校固定資產信息化管理探討

□文/吳　迅

（廣西國際商務職業技術學院　廣西·南寧）

高職院校固定資產信息化管理探討

□文/吳迅

（廣西國際商務職業技術學院廣西·南寧）

［提要］ 作為高職院校日常教育教學活動及發展的重要物質基礎，固定資產有著不可替代的作用。但是，目前我國高職院校的固定資產管理與學院的迅速發展及社會的不斷進步還存在諸多不適應的地方，出現了不少固定資產管理上的問題。本文從高職院校固定資產信息化管理的意義入手，對當前高職院校固定資產信息化管理中存在的問題進行分析，進而提出若干措施。

高職院校；固定資產；信息化；措施

收錄日期：2016年7月13日

近年來，國家對職業教育越來越重視，我國的高等職業教育事業也得到了迅猛的發展，院校的規模不斷擴大，固定資產的數量也急劇增多，品種也越來越繁雜，管理難度越來越大。加上各高職院校也在不斷地探索教學、科研、財務管理等各方面的改革，也對高職院校的固定資產管理工作提出了更高的要求。因此，面對大量的固定資產信息數據，如何建立一個更為科學、高效的固定資產管理平臺設備管理手段來提髙管理工作的效率，實現固定資產的規范、有效、動態的管理，最大限度地發揮固定資產的作用，實現資源共享，更好地為高職院校的教育教學工作服務，這是目前高職院校迫切需要研究和解決的問題。

一、固定資產信息化管理的涵義

所謂信息化，是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。在信息化的時代，信息技術被高度應用，信息資源被高度共享，人的智能潛力以及社會物質資源潛力被充分發揮。而高職院校固定資產信息化管理則是依托先進的計算機和網絡技術，搭建固定資產信息化管理的平臺，創建固定資產數據庫，對固定資產的購置、使用、調配及報廢等過程實施動態監控，及時客觀地反映固定資產實存及變化情況，實現固定資產管理與預算管理相結合、固定資產管理與財務管理相結合的一種科學、合理、高效的管理機制。

二、高職院校實行固定資產信息化管理的意義

（一）提高固定資產管理的精確性。實行固定資產的信息化管理能夠實現把固定資產管理的責任落實到具體的個人，從固定資產的采購、分配、使用到報廢，每一個環節都能實現動態的追蹤管理。固定資產的信息化管理，嚴格規范了資產各個環節的操作流程，使固定資產的信息反饋更加精確。比如，在購置固定資產時，要給每一項固定資產都建立一份身份檔案，里面包含該項固定資產的基本信息，并錄入信息管理系統。對于固定資產在使用過程中的增加、減少、維修、報廢等各種狀態，管理系統都能迅速、便捷、準確地進行反饋，也提高了固定資產管理的精確性。

（二）提高固定資產管理的效率。傳統的固定資產管理方式，容易出現各部門之間信息溝通不暢、各自為政的情況，管理部門和使用部門之間缺乏應有的聯系和制約，很難將固定資產管理責任有效落實到位。而采用固定資產信息化管理，通過信息化的管理平臺，可以大大地加快各部門之間信息溝通的速度，并且能夠讓各部門、各負責人及時地掌握自己使用和管理的固定資產的信息動態。通過信息化管理平臺，還可以為各責任主體賦予不同的權限，明確各自的責任，增強各責任主體的責任意識，方便各責任主體的管理，減少互相推諉的現象，從而提高固定資產的管理效率。

（三）實現固定資產管理的資源共享。實行固定資產信息化管理，資產管理部門能夠實現對固定資產的實時監控，隨時掌握某項固定資產目前所處的狀態。通過固定資產的管理軟件，學院領導或教職員工都可以了解某項固定資產的一些基本參數以及該資產目前是處于使用還是閑置的狀態，從而能在院內各部門之間合理的調配固定資產，避免閑置固定資產，提高固定資產的使用率，實現資源共享。

三、目前高職院校固定資產信息化管理中存在的問題

（一）管理制度不健全，管理職責不明確。我國固定資產信息化管理工作起步相對較晚，在研究及實踐上均較為滯后。目前，我國高職院校中實現固定資產信息化管理的并不多，大多還是傳統的多頭管理的模式。比如，教學系部管設備的具體使用但是不管維修，資產管理部門管設備購置但是不管具體使用，財務部門管理資金但是不管固定資產，甚至還有些固定資產找不到具體歸屬的部門，當固定資產管理出現問題時經常出現各部門互相推諉，誰也不愿意擔責的情況。

（二）管理機構不配套，管理水平不高。一方面由于高職院校規模的迅速擴張，有些專職部門及專職人員的配套跟不上。很多高職院校都缺乏專門的固定資產管理機構和專職的管理人員，大多采用的是一崗多責的管理方式，有些院校把固定資產管理工作納入綜合部門，有些院校則歸入后勤管理部門，但是由于各部門工作的側重點不同，考慮問題的角度也不同，經常會出現厚此薄彼的問題；另一方面是很多高職院校，特別是二級學院或系部都沒有設置專職的固定資產管理人員，固定資產管理多為后勤或資產管理部門人員兼職工作，受崗位職責的限制，很多時候也難以管理到位。同時，固定資產管理人員隊伍也缺乏專門的培訓，人員的專業水平、學歷、職稱等參次不齊，信息化水平較為欠缺，這些因素都限制了高職院校固定資產信息化管理工作的推進。

（三）資源共享率低，使用效率低下。目前，我國高職院校固定資產的資金來源比較單一，大多為國家投入和學校申報各種項目的資金。而這種國家財政撥款的無償性往往造成院校在使用上較為隨意，在缺乏統一規劃管理的前提下盲目購置固定資產，最終造成院校之間或者是院校內部各部門之間資源的重復建設，導致固定資產的閑置積壓，資產利用率很低。另外，有些高職院校內部各部門也缺乏大局觀，只考慮本部門的小集體利益，在添置設備設施時缺乏統籌管理，在固定資產的購置上有較大的隨意性。有些部門甚至有意混淆固定資產的所有權和使用，把本部門使用的固定資產據為己有，有些設備寧可閑置，也不愿意調配給其他需要的部門。更有甚者還把一些設備轉為個人的財產，造成國有資產流失。

（四）動態管理缺失，信息采集不完整。近年來，隨著高職院校發展建設和教學改革的需要，各種教學設備的更新換代速度也大大加快，很多高職院校每年采購的固定資產都呈大幅增長的趨勢。但由于沒有實行信息化管理，使得院校的固定資產管理部門在數據錄入、核對等基礎性、重復性的工作上耗費了大量的時間和精力，管理效率低下，對固定資產信息的采集工作也不夠規范、及時，無法實現固定資產信息精細、準確、實時、動態、系統性的管理。

四、加強高職院校固定資產信息化管理的措施

（一）樹立大數據背景下固定資產信息化管理的理念。在大數據的時代背景下，高職院校要不斷地探索和創新固定資產管理的方法和手段，有效地解決目前高職院校資產管理中存在的無序、繁雜以及信息不對稱等問題。首先，高職院校的管理者要改變觀念，接受新知識、新觀點，樹立固定資產信息化管理的理念；其次，高職院校的固定資產信息化管理必須要做好頂層設計，要根據院校教育教學發展的中心目標，把固定資產信息化管理納入到學院發展的統一規劃中，統籌安排，有計劃、有步驟地構建高職院校固定資產信息化管理平臺，逐步實現固定資產的動態全程管理。

（二）建立健全固定資產信息化管理制度。健全的管理制度是固定資產信息化管理工作有效開展的保障。高職院校應健全完善固定資產信息化管理的各項規章制度，建立一個科學、合理、高效的固定資產信息化管理體系，既要有粗線條的宏觀管理制度，又要有細線條的符合院校具體情況的內部規章制度，修訂原有一些陳舊、不合時宜的管理制度，規范固定資產信息化管理的程序和方法，使高職院校的固定資產管理保持一個良好的運行機制，使固定資產信息化管理的工作做到有章可循、責權分明。

（三）優化固定資產信息化管理體制。高職院校要設置專門的固定資產信息化管理部門，并且理順該部門與學院后勤管理處、二級學院（系部）、信息網絡中心等內部機構之間的關系，明確各部門的職責與管理權限，在學院整體規劃下建立一個“統一領導，歸口管理，分級負責，責任到人”的固定資產信息化管理體制。學院的固定資產管理工作由一名副院長分管，固定資產信息化管理部門則代表學院負責全院的固定資產管理工作，各二級學院（系部）可再設一名固定資產管理人員，負責本部門的固定資產管理工作。固定資產信息化管理部門負責對各個部門的固定資產信息進行整合，實現對固定資產進行全息、動態的實時監控，促進固定資產的合理配置和有效利用。

（四）建立高素質的固定資產信息化管理隊伍。隨著固定資產信息管理平臺的搭建，對管理人員素質的要求也越來越高，高職院校要重視固定資產信息化管理隊伍的建設，要配備專門的信息化管理人員。對固定資產信息化管理隊伍進行有針對性的培訓，加強院校之間在固定資產管理工作上的交流與溝通，提高資產管理人員的職業素養和專業技能，逐步建立一支高素質、懂專業的信息化管理隊伍。

（五）建立基于云計算的固定資產信息化管理系統。在《行政、事業單位固定資產管理暫行辦法》中明確規定行政事業單位要建立資產管理信息系統，實現資產的動態管理。高職院校傳統固定資產管理的分段手工整理的方式，已經很難適應目前社會發展以及高職院校發展的需求，高職院校必須要應用現代化的技術手段，建立適合院校實際情況的固定資產信息管理系統。一是建立基于云計算技術的固定資產管理平臺。云計算是近年迅速發展起來的一種新型技術，它是傳統計算機和網絡技術發展融合的產物。云計算是將計算任務分布在大量計算機構成的資源池上，使用戶能夠按需獲取計算能力、存儲空間和信息服務，具有虛擬化、彈性伸縮、快速部署、資源使用計量和按需自動服務等特點。依托云計算技術，用戶可以通過筆記本、手機等智能終端，隨時隨地獲取各種應用服務，甚至包括超級計算這樣的大型任務。高職院校在云計算技術的基礎上來構建固定資產信息化管理的平臺，因為所請求的資源來自“云”，借助于“云”的自動化集中式管理，資源的利用率能夠得到大幅提升，而院校的管理成本則會大幅降低，比如購置計算機、購置管理軟件及升級維護等費用。另外，還能夠實現資源最大范圍的共享，解決資源配置不均衡的問題，保證數據存儲的安全性；二是建立健全固定資產信息數據庫。高職院校固定資產的數量、種類都越來越多，要對這些固定資產進行有效的管理，就必須把固定資產進行合理的分類。可以采用把會計準則規定的固定資產的分類標準和條形碼的編碼規則兩者相結合的方式，對固定資產進行合理的分類編碼，每一項固定資產都有一個固定的編碼，并把固定資產的相關信息錄入管理信息系統，建立固定資產的信息數據庫，只要掃描某項固定資產的條形碼，就能掌握這項固定資產的相關信息，便于院校實現對固定資產實時、動態的管理。

主要參考文獻：

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［4］林旺興，凌學軍，黃燕.高職院校固定資產信息化管理探析［J］.商業會計，2015.7.

2015年度廣西國際商務職業技術學院院內立項課題：“大數據背景下加強高校固定資產信息化管理的對策研究”（項目編號：GSKY2015014）

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