參考文獻管理軟件比較分析

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隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，文獻數量及其增長已經超過了當前科研工作者資源管理的負荷能力，呈指數級增長的文獻資源的整理和管理已然成為了一種繁雜的工作，占用了科研工作者大量的研究時間。文獻管理軟件作為一種用于幫助研究者獲取、組織、管理與研究相關的文獻資料，建立個人文獻數據庫，并進行論文寫作的工具[1]，將研究者從這種繁重的工作中拯救出來。文獻管理軟件的功能可以劃分為4個層次：核心功能是建立、儲存、管理、輸出參考文獻信息；基本功能是集成搜索、即插即引、批量導入和格式輸出，它的擴展功能為網絡共享、寫作模板、用戶制定、多對象管理等；附加功能則為文獻分析、知識管理以及資源整合[2]。隨著用戶個性化需求的不斷提升，如何在原有基本功能的基礎上凸顯個性化與便捷性，在擴展和附加功能上體現創新性，體現智能化學習引導、資源開放與標簽化，體現合作互動，是新信息時代下對文獻管理軟件所提出的新的要求。

文獻管理軟件的種類很多。本文之所以選取EndNote、Mendeley、F1000Workspace、NoteExpress、醫學文獻王、NoteFirst等6款文獻管理軟件作為分析對象，主要是基于這些軟件的可得性、易用性、知名度。通過檢索6款文獻管理軟件的數據庫文獻、互聯網信息、軟件說明書以及帖子等，對工具進行使用實踐，對它們的主要功能及特性進行說明，呈現所選擇工具之間的異同，討論Web 2.0時代下各種文獻管理軟件所存在的優勢與不足。

1 軟件基本情況簡介

1.1 EndNote(EN)

由Thomson Reuters于1988年開發，是文獻管理軟件最早的先驅者，也是世界上已知的最好的文獻管理工具之一，其最新版本是EndNote X7。EndNote能連接上千個數據庫，有多種過濾器，因此可將數據庫中文獻直接導入，方便了研究者的文獻收集工作。EN有全功能的獨立桌面程序和網絡版兩個平臺可供選擇，互為補充，方便用戶實現文獻信息的共享和協同管理。

1.2 Mendeley

由Mendeley小組于2008年推出，也是科研工作者的學術社交網絡，最新版本是Mendeley 1.6。由于Mendeley自身免費開源的特質使其逐漸被研究者所追捧，其熱度從2009年開始增加，近兩年發展勢頭迅猛[3]。Mendeley有單機版和網絡版，主要是方便用戶管理和注釋其收集的文獻，方便同事間協作研究，發現與他們的研究相關的文件和對替代計量學指標的補充與完善。

1.3 F1000Workspace

由F1000數據庫于2015年5月推出的一個最新工作平臺，為科研工作者寫作、注釋、分享、協作和文章引用提供了一套綜合的軟件服務，同時依托其F1000Prime平臺的專家推薦文章對用戶進行文章推薦和智能引用建議[4]。

1.4 NoteExpress(NE)

是由北京愛琴海軟件公司開發的文獻管理軟件，是國內最普及的一款文獻管理軟件，最新版本的是NoteExpressV3.1，具有筆記、附件添加等多項功能，對中文數據庫的支持上有良好表現。另外NoteExpress具有文獻信息分析功能，便于科研工作者對文獻信息進行更深入的分析。

1.5 醫學文獻王

是北京金葉天翔科技有限公司于2004年開發的一款醫學文獻檢索和管理軟件，最新的版本是醫學文獻王V4。醫學文獻王綜合了國外EndNote等軟件的特長，在操作內容上更加本土化，中文的操作界面和對中文數據庫的支持更方便國內用戶使用。

1.6 NoteFirst(NF)

是由西安知先信息技術有限公司開發的，同時也是國內首款基于知識管理功能的團隊科研協作系統，最新版本是NoteFirst 4.1，有單機版和網絡版。該軟件根據中文文獻的特點及用戶使用習慣，在文獻管理、協同工作、科學社區等功能上進行了研發完善。

2 軟件基本功能對比分析

2.1 訪問、收集和組織方法方面

文獻管理軟件的核心功能是文獻的收集、組織與管理。一個界面友好、操作簡單、管理方便、高效的文獻管理軟件是提高用戶科研效能的基礎。隨著文獻管理軟件開發的日益完善，各大軟件在基礎功能上日趨相同，但在細節上仍略有些不同(表1)。

表1 6種軟件訪問、收集和組織功能比較

從表1中可以看到，每種軟件在基本文獻組織管理功能上大體相同；在用戶指導方面，國產的3種軟件由于語言的原因，天然地便于國內用戶進行入門學習，使用教程的視頻也對用戶的上手操作提供了便利。在線檢索導入題錄功能方面，國內外軟件略有差異，國內的3種軟件不僅支持外文數據庫的檢索，對本土的知網、萬方等數據庫也支持良好；國外的3種軟件僅支持外文數據的檢索，Mendeley由于其本身的定位特點，支持的是自身的學術文獻目錄的檢索，F1000Workspace作為F1000數據庫的產物，其目的就是為了方便用戶對F1000數據庫的使用。隨著用戶檢索習慣和高效管理方式需求的提升，各軟件在手動導入題錄、題錄查重、分組等管理方面均做到了盡善盡美。在添加附件及個人文獻庫檢索功能上，除F1000workspace外，其他5種軟件均表現出多樣化的添加內容和人性化的檢索方式。醫學文獻王軟件的特色功能在于具有題錄的英漢互譯功能，方便了對外文文獻題錄的管理，而且添加了全文求助功能，為用戶獲得文獻全文提供了一條新途徑。NoteExpress與醫學文獻王軟件在題錄的收集中由于加入了對影響因子的抓取功能，為科研管理者在分析文章、把握文章質量上提供了便利。

2.2 寫作幫助方面

文獻管理軟件的一大輔助功能便是論文的寫作幫助功能，主要是提供期刊模板和參考文獻格式，簡化了論文寫作時對參考文獻的修改時間，有利于研究者擺脫繁瑣的論文寫作步驟，提高了科研效率[5]。在寫作幫助的功能上，各大軟件差異較大且各有特色(表2)。

表2 6種軟件寫作幫助功能比較

在參考文獻輸出樣式上，F1000Workspace與EndNote表現良好，有眾多的格式選擇；醫學文獻王由于針對用戶群體對象的特定性，其輸出格式多為生命科學領域的期刊樣式。

在參考文獻管理上，NoteFirst的一大優勢是提供了雙語參考文獻格式，完全滿足了國標的要求，便于國內作者參考文獻的編寫。筆記功能作為一個很好的知識管理功能，在6種軟件中均有體現，但是相對于操作的便利性，外文數據庫更加人性化，為用戶隨想隨記的需求提供了便利。F1000Workspace軟件在寫作方面的一大功能是其與F1000research相關聯，能夠在線完成文章的投稿。

2.3 文獻管理軟件的輔助功能方面

Web 2.0是一種“以人為本、互動參與”的互聯網模式，強調的是服務的自主性和內容建設的參與性[6]，因此對文獻管理軟件提出了新的要求，使其從以信息為基礎的知識管理發展到以人為中心、面向組織和服務的知識管理[7]。文獻管理軟件不能僅局限于基礎的題錄管理功能，怎樣在細節上創新地為用戶提供服務，是評判一個文獻管理軟件優劣的重要評判標準之一。6種軟件的擴展服務功的對比結果如表3所示。

表3 6種軟件輔助功能比較

當前人們已經習慣通過搜索引擎獲取信息，RSS訂閱服務為用戶快速跟蹤信息提供了便利。這方面國內軟件做得相對出色，但NoteExpress軟件的訂閱服務需要靠移動客戶端的聯動才可以滿足。由于不同數據庫的信息格式不同，科研工作者在對文獻信息進行分析時存在格式轉換、操作繁瑣的問題。文獻管理軟件由于其自身強大的過濾器功能，極大地方便了文獻信息的抓取分析，在題錄管理功能上升華出的文獻分析功能，更加利于科研管理者把握研究領域現狀。這方面EndNote、NoteExpress、醫學文獻王軟件表現相對較好。在科學技術快速發展的當下，閉門造車已不利于科學技術的創新，與其他學者間的合作與交流成為學術研究的必經之路。因此交流與發現功能顯得尤為重要，除了NoteExpress和醫學文獻王，其他軟件都開通了交流和發現功能，但是為了獲得更多存儲量與更多交流群體的服務，研究者需額外付費。智能推薦功能為研究者發現相關文章提供了便利，Mendeley、F1000workspace與NoteFirst均具有這一功能，它們依據自身數據庫的選擇，運用強大的算法為其推薦文章，使其能夠更快更準的發現優質文獻。云時代的到來，讓人們能夠隨時隨地保存自己的文件而不再局限于一臺計算機，且隨時隨地存取數據，這方面除NoteExpress外均表現良好。

3 結語

研究人員需要從團體和個人兩方面進行科學文獻系統化，并且為了促進和加快寫作出版研究成果的進程需要融入科學生產環境的機制中去[8]。因此一款適合生物醫學領域的文獻管理軟件一定是能夠客觀地把握領域特點，為用戶提供針對性服務的。醫學期刊文獻具有期刊種類急劇增多、文獻數量成倍增長、文獻相對分散、大量專業文獻分散在非專業期刊上等特點[9]。國內針對這一特點開發的醫學文獻王，同時具有針對醫學期刊的訂閱功能及針對醫學專業詞匯的題錄翻譯功能，再加上其參考文獻輸出格式針對醫學期刊要求的特點，使其更加利于醫學領域研究者資料的收集和研究的開展，具有很大的吸引力。一個好的軟件應該能夠包容其他軟件的題錄格式，展現良好的包容性，同時能夠促進研究者之間的交流與協作[10]。F1000workspace可以同步其他管理軟件的數據，由于其依托F1000數據庫，擁有一個強大的論文推薦功能，有利于用戶把握關鍵論文。F1000workspace的操作界面十分友好，并具有出色的交流協作功能，因此更適合生物醫學領域研究者使用。每一個軟件使用者都有各自的喜好，并且對軟件的使用需求也會隨著研究內容的變化而轉移，因此研究者應根據自己的需求選擇合適的軟件。

“讓知識的被埋藏與被發現之間只有一個關鍵詞檢索的距離”是對文獻管理軟件功能最精簡的概括[4]。隨著Web 2.0時代對文獻管理軟件功能要求的提升，文獻管理軟件不僅需要滿足最基本的文獻管理服務和用戶個性化的需求，還要體現智能化的學習引導，促進資源的開放，并且提供更便捷的合作與互動以及為推動文獻評價體系制定更合理的評定標準。通過對這6種軟件的對比分析，可以看到這些軟件在這幾方面所作出的努力，如人性化的操作平臺、強大的推薦功能、利用創建的平臺所搭建的知識交流與發現的環境及對替代計量學的評價指標體系建立所帶來的更多指標選擇的可能性，我們應對軟件在科研活動的促進作用給予肯定。