淺談高校新校區(qū)基建檔案收集的難點和對策

秦 紅（廣西財經(jīng)學(xué)院，廣西 南寧 530003）

淺談高校新校區(qū)基建檔案收集的難點和對策

秦 紅
（廣西財經(jīng)學(xué)院，廣西 南寧 530003）

高校新校區(qū)建設(shè)規(guī)模大，投資金額大，建設(shè)項目多，產(chǎn)生的基建檔案多而復(fù)雜，基建檔案收集的難度相當(dāng)大。文章主要通過分析高校新校區(qū)基建檔案收集的難點問題，提出了做好高校新校區(qū)基建檔案收集的科學(xué)管理對策。

高校；新校區(qū)；基建檔案；收集

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，國家對教育的投入逐年遞增，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，為了改善辦學(xué)條件，我國許多高校紛紛征地開始建設(shè)新校區(qū)。高校新校區(qū)建設(shè)規(guī)模大，投資金額大，建設(shè)項目多，建設(shè)周期長。據(jù)統(tǒng)計，一所新校區(qū)建設(shè)投資金額一般是幾億或幾十億，占地面積幾百畝至上千畝，單體建設(shè)項目多達(dá)幾十個以上，建設(shè)持續(xù)10年或更長時間。新校區(qū)建設(shè)會產(chǎn)生大量的基建檔案，這些基建檔案是新校區(qū)建設(shè)的原始資料，承載著新校區(qū)大量的信息，是新校區(qū)日后管理、維護(hù)的重要憑證，因此，一定要按國家相關(guān)規(guī)定認(rèn)真完成新校區(qū)基建檔案的收集。

1 高校新校區(qū)基建檔案收集的特點

高校新校區(qū)基建檔案收集就是把在新校區(qū)建設(shè)過程中產(chǎn)生的，分散在學(xué)校各機(jī)構(gòu)以及各項目負(fù)責(zé)人手中的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等集中起來。它具有如下特點：

1.1 高校新校區(qū)基建檔案收集的數(shù)量大

大規(guī)模的新校區(qū)建設(shè)必將產(chǎn)生大量的基建檔案，基建檔案收集的數(shù)量大。首先是大量的以整個新校區(qū)為整體項目的前期工作材料，包括：上級有關(guān)文件、項目建議書、項目選址意見書、可行性研究報告、項目評估、環(huán)境測評報告、勘察、總體規(guī)劃設(shè)計、初步設(shè)計、征地、紅線圖、拆遷補償協(xié)議、原地形地貌的狀況和照片等。其次是大量的新校區(qū)每一個單體項目每一個建設(shè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，包括設(shè)計、報建、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗收、結(jié)算等文件材料。

1.2 高校新校區(qū)基建檔案收集的項目多

新校區(qū)建設(shè)相當(dāng)于建設(shè)一所新學(xué)校，一般學(xué)校里有的項目它都有，如：學(xué)生宿舍、教學(xué)樓、實驗樓、辦公樓、圖書館、活動中心、食堂、衛(wèi)生所、檔案樓以及各類運動場館、景觀工程等。在新校區(qū)建設(shè)中，通常是許多項目同時開工建設(shè)又同時竣工，建設(shè)工程項目一批緊接著一批，一批尚未完工另一批又開工建設(shè)了，同一時間里基建檔案收集的項目非常多。

1.3 高校新校區(qū)基建檔案收集持續(xù)時間長

高校新校區(qū)基建檔案收集隨著新校區(qū)建設(shè)的開始而開始，直到收集完新校區(qū)建設(shè)最后一個項目最后一份材料才算結(jié)束，這是一個漫長的過程。雖然許多高校新校區(qū)建設(shè)抓時間趕進(jìn)度，建設(shè)不到五年就投入使用，但是后續(xù)仍有許多工程需要建設(shè)，邊使用邊建設(shè)是現(xiàn)在新校區(qū)的現(xiàn)狀，許多新校區(qū)開工建設(shè)至今已經(jīng)十多年了都還沒有全部完工，基建檔案收集持續(xù)時間長。

2 高校新校區(qū)建設(shè)基建檔案收集的難點問題

2.1 高校新校區(qū)基建檔案收集管理不夠規(guī)范

高校新校區(qū)建設(shè)中，為了更快的將工程投入使用，學(xué)校組建成新校區(qū)建設(shè)指揮部，指揮部人員主要由基建、后勤、采購、財務(wù)、審計等部門的同志組成，由指揮部統(tǒng)一指揮協(xié)調(diào)新校區(qū)建設(shè)工作。在新校區(qū)建設(shè)中，領(lǐng)導(dǎo)往往只注重抓進(jìn)度，忽視對新校區(qū)建設(shè)中所產(chǎn)生文件資料的收集管理，沒有及時落實基建檔案收集的人員及其責(zé)任，沒有具體的工作要求、規(guī)章制度等，形成的基建文件材料亂堆亂放，一旦新校區(qū)建設(shè)指揮部的使命完成后，隨即解散，那么就會有相當(dāng)一部分基建檔案資料會隨工作人員分散到多個部門中，不及時收集會出現(xiàn)資料丟失、無法補救的嚴(yán)重后果。

2.2 高校新校區(qū)基建檔案收集的涉及面廣

高校新校區(qū)建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，高校新校區(qū)以整個校區(qū)的總體建設(shè)為主線，多個建筑同時開工，并在一個連續(xù)的施工期后同時竣工。新校區(qū)基建檔案收集的涉及面很廣，在學(xué)校內(nèi)部涉及基建部門、采購部門、財務(wù)部門、后勤部門、審計部門等多個部門；在學(xué)校外部基建檔案涉設(shè)計單位、招投標(biāo)單位、監(jiān)理單位、施工單位為主體的工程建設(shè)網(wǎng)絡(luò)體系；在施工建設(shè)中基建檔案收集還涉及到規(guī)劃、城建、設(shè)計、消防、勘察、質(zhì)量監(jiān)察以及土建等多個專業(yè)工作環(huán)節(jié)。可見，新校區(qū)基建檔案收集是一個龐大的網(wǎng)絡(luò)體系，工程項目多，涉及單位多，文件材料專業(yè)復(fù)雜，收集質(zhì)量難控制。

2.3 高校新校區(qū)基建檔案收集交錯復(fù)雜

高校新校區(qū)建設(shè)從開始到完成要經(jīng)歷幾個大階段，同時又包括許多子階段。新校區(qū)建設(shè)前期的前期材料都是以整個校區(qū)作為項目研究對象的，開工后，大量的單體建筑開工建設(shè)，單體建筑作為一項獨立的工程項目在整個施工建設(shè)過程中都會用到前期材料，新校區(qū)前期材料在收集的過程中利用率高，多次重復(fù)利用容易損壞、遺失，影響基建檔案收集的質(zhì)量。其次，各單體項目啟動后，學(xué)校常常把建筑功能相同的項目合并成組團(tuán)，以組團(tuán)的模式開展建設(shè)管理工作，如：統(tǒng)一開展前期工作，統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一報建、統(tǒng)一招投標(biāo)等，甚至統(tǒng)一簽訂合同。于是出現(xiàn)一些項目的前期文件材料有合有分，但在開工建設(shè)后，所形成的施工材料卻按項目獨立分開，交錯復(fù)雜，收集分類難度大。

2.4 新校區(qū)基建檔案收集項目名稱混亂

基建檔案收集是以項目名稱為單位進(jìn)行收集并整理立卷的。在新校區(qū)建設(shè)中，由于多棟建筑同時齊頭并進(jìn)，常常會出現(xiàn)設(shè)計單位、施工單位、建設(shè)單位對工程項目的稱謂不統(tǒng)一或前后不一的情況。例如，廣西財經(jīng)學(xué)院新校區(qū)食堂，在規(guī)劃設(shè)計階段已經(jīng)命名為7-1食堂、7-2食堂，但在施工中，大家為了方便管理，就按1#食堂、2#食堂來叫，而工程竣工交付使用后，校園管理部門卻又重新命名為“知恩閣”、“品味軒”。這種名稱混亂，必然會給基建檔案收集帶來不必要的麻煩。

3 做好高校新校區(qū)建設(shè)基建檔案收集的對策

3.1 建立高校新校區(qū)基建檔案收集管理網(wǎng)絡(luò)體系

高校在新校區(qū)建設(shè)指揮部成立之初，就應(yīng)該建立基建檔案收集管理規(guī)章制度，設(shè)立新校區(qū)基建檔案員，建立以新校區(qū)基建檔案收集管理網(wǎng)絡(luò)體系：新校區(qū)建設(shè)指揮部的總工程師或副總工程師是負(fù)責(zé)人，基建檔案管理員負(fù)責(zé)新校區(qū)基建檔案收集，指揮部各部門積極配合，及時將形成的文件材料移交給基建檔案員，基建檔案員將收集的文件材料按項目整理立卷歸檔。具體如下：（1）采購部門將在組織項目招投標(biāo)及談判環(huán)節(jié)形成的有關(guān)資料在招投標(biāo)工作完成后移交基建檔案員收集整理；（2）建設(shè)部門在實施項目前期報建和施工管理過程中形成的有關(guān)資料移交基建檔案員收集整理；（3）后勤處在承擔(dān)改、擴(kuò)建及修繕等項目過程中形成的有關(guān)資料在項目完成后移交基建檔案員收集整理；（4）審計處組織基建項目的竣工結(jié)算審核完成后移交結(jié)算審核報告等材料給基建檔案員收集整理；（5）財務(wù)處辦理工程款項的實際支付，付款后移交付款佐證材料給基建檔案員；財務(wù)處編制財務(wù)決算及辦理固定資產(chǎn)上報和入賬手續(xù)固定資產(chǎn)入賬后移交決算資料給基建檔案員。最后工程項目結(jié)（決）算工 作全部完成后，由基建檔案員負(fù)責(zé)移交給學(xué)校檔案室。

3.2 嚴(yán)把高校新校區(qū)建設(shè)各階段基建檔案收集的質(zhì)量關(guān)

高校必須要明確在工程項目設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同中應(yīng)有檔案形成、積累、整理和移交的要求，在工程項目各驗收環(huán)節(jié)中相關(guān)責(zé)任人應(yīng)檢查驗收項目檔案資料，嚴(yán)把各階段基建檔案收集的質(zhì)量關(guān)。

（1）前期報建階段。負(fù)責(zé)前期工作的各項目負(fù)責(zé)人要及時將前期工作產(chǎn)生的文件材料移交給指揮部基建檔案員收集，并認(rèn)真檢查審核文件是否準(zhǔn)確，基建檔案員要做好基建檔案的分類、立卷、編碼、登記等工作。

（2）施工階段。工作重點主要是以單個工程建設(shè)項目施工單位的資料員針對施工文件的收集，學(xué)校項目負(fù)責(zé)人和基建檔案員要檢查施工單位資料員收集的文件是否齊全、準(zhǔn)確，是否按照建筑工程文件編制標(biāo)準(zhǔn)。

（3）竣工驗收階段。項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)竣工驗收材料收集和催繳，重點審查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設(shè)計變更單的落實情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確等，從而確保整個建設(shè)工程項目基建檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，然后移交基建檔案員收集。

3.3 建立高校新校區(qū)基建檔案室

高校新校區(qū)建設(shè)應(yīng)成立基建檔案室，以解決新校區(qū)建設(shè)中文件資料多、收發(fā)文多、開工建設(shè)的項目多、資料利用率高等問題。新校區(qū)基建檔案應(yīng)設(shè)在校本部的基建部門，任命基建部門工作人員為基建檔案員，配備日常工作所需的辦公設(shè)備及用品，為新校區(qū)基建檔案收集提供有利條件和充足的空間。基建檔案室應(yīng)建立新校區(qū)基建檔案管理辦法、收發(fā)文管理辦法、查借閱管理辦法等，規(guī)范基建檔案管理的同時，提高大家對基建檔案收集的意識，充分認(rèn)識到基建檔案收集的重要性，在今后建設(shè)中產(chǎn)生更為規(guī)范的文件資料，為確保新校區(qū)基建檔案收集更為系統(tǒng)、完整創(chuàng)造良好前提條件。

[1] 黃戰(zhàn)鳳.高校新校區(qū)建設(shè)項目基建檔案的特點及管理建議[J].蘭臺世界,2015(14):72-73.

[2] 王文君.淺析高校新校區(qū)建設(shè)中的基建檔案管理[J].科技廣場,2011(4):242-244.

[3] 樓笑笑,徐紹敏.淺談高校新校區(qū)建設(shè)中基建檔案的管理[J].浙江檔案,2006(1):53.

[4] 徐一男.高校基建檔案收集工作的難點與對策[J].云南檔案,2009(7):44-45.

[5] 堯蘭.淺議高校基建檔案收集管理工作的現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(17):58-59.

The difficulties and countermeasures of collection of the capital construction files in the new campus of universities

In a new campus, because of the large construction scale, high investment and a large number of projects, the capital construction archives are more complex and more difficult to collect. This paper will analysis the difficulties in the collection of the new campus construction files, and then puts forward some scientific management countermeasures for the collection of the new campus construction files.

university; new campus; construction archives; collection

G275

A

1008-1151(2016)12-0105-02

2016-11-10

秦紅（1968－），廣西財經(jīng)學(xué)院檔案副研究館員，研究生學(xué)歷，研究方向為檔案管理。