事業單位人事檔案規范化管理分析

何娟

摘 要：人事檔案管理對于事業單位的人事管理具有重要的作用。一套完整的人事檔案管理系統可以為事業單位的人力資源管理提供有效的人事信息以及數據，事業單位每一位工作人員的個人信息都會記錄在檔案之中，從而輔助事業單位對于人才的管理。本文分析了目前事業單位人事檔案管理中的問題，并針對問題提出有效的對策措施，希望為我國事業單位人事檔案規范化管理作出貢獻。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；規范化；管理；對策措施

隨著社會的進步，經濟的不斷發展，人才變得越來越重要，企業的競爭就是人才的競爭，因此，企業以及單位越來越注重對于人事檔案的管理。人事檔案對于一個人的政治思想以及政治面貌、學習經歷、品德作風以及以往的工作履歷和表現進行了詳細的記錄，可見人事檔案是作為評價一個人的重要參考依據。隨著人事檔案在現代企業以及單位中的作用日益明顯，企業可以通過人事檔案對每一位員工進行全面的了解，對于企業的人力資源管理有著重要的作用。事業單位是我國行政行業劃分體系中的重要組成部分，為了順應現代社會的發展，有必要加強事業單位人事檔案的管理，從而形成規范化、科學化、合理化的人事檔案管理，為我國事業單位人才管理提供保障。

1 當前我國事業單位人事檔案管理中存在的問題

1.1 事業單位沒有認識到人事檔案管理的重要性

人事檔案管理在現代的企業管理中得到了重視，企業將人事檔案管理作為企業人力資源管理的重要內容，為企業的發展帶來很大的好處，但是事業單位沒有對人事檔案給予重視，忽視了人事檔案管理的重要性。我國很大一部分事業單位將人事檔案管理只作為輔助性的工作，在工作中只是單純的保管好人事檔案，保障檔案不會丟失。同時，事業單位從事人事檔案管理工作的人員也沒有很認真的負責檔案管理，在工作中只是從事一些收集、整理、歸檔、保管等特別基礎的工作，對人事檔案管理的真正意義沒有充分的認識，這樣就導致事業單位人事檔案管理工作中出現混亂、盲目、不規范的現象，長此以往嚴重影響了事業單位的正常運行。

1.2 人事檔案管理管理思想和管理手段落后

隨著社會的發展，企業對于人事檔案管理的要求越來越高，人事檔案的管理理念和管理手段都有了大幅革新，但是，目前我國事業單位的人事檔案管理工作仍保留著以往落后的管理理念和采用落后的管理手段，與我國現代化的建設脫節，嚴重阻礙了事業單位的發展。首先，事業單位的管理者以及工作人員要改變傳統落后的管理思想，充分認識到人事檔案管理對于事業單位發展的重要性，從思想上接受人事檔案管理；其次，目前事業單位人采用落后的管理手段，仍然是通過人為的力量對人事檔案進行管理，導致了在管理過程中出現較高的錯誤率，同時管理只是進行一些簡單的基礎性的工作，對于事業單位的發展沒有實際的效用；最后，檔案的內容沒有及時的更新，每一位員工的檔案資料只是一些陳舊的個人簡介、學習經歷、家庭情況等，而沒有對員工的個人信用、思想道德以及所具備的技能等沒有記錄，這樣就導致了對員工評價的片面性。

1.3 人事檔案管理工作人員的專業素質低

隨著現代社會對于人事檔案管理工作提出了更高的要求，因此要想做好人事檔案規范化管理工作就需要較高專業素質的人員從事管理工作，這樣才能符合新時期的企業發展。但是目前我國人事檔案管理部門的工作人員的素質普遍偏低，很大一部分是兼職人員在從事檔案管理工作，甚至有的事業單位的人事檔案管理工作是由退休人員來做，可見當前我國事業單位人事檔案管理工作是很不成熟和規范。這些人員對人事檔案管理工作沒有充分的認識，同時也不具備專業的知識從事檔案管理工作，因此不能很好的完成人事檔案管理工作，阻礙了人事檔案規范化管理的進程。

1.4 人事檔案管理的管理體制不完善

人事檔案管理工作是一項具有眾多操作流程的系統性工作，并不是一個簡單的歸檔工作，因此規范的人事檔案管理工作需要一套完善的檔案管理體制支撐。但是，我國很大一部分的事業單位，并沒有根據自己單位的實際情況建立健全的人事檔案管理體制，有的單位即使有一些制度規定也存在的一定的問題，不利于新時期的人事檔案管理工作的實施。由于沒有完善的檔案管理制度，導致了在人事檔案管理工作中出現混亂的現象，同時檔案管理人員在工作過程中不用心，對人事檔案的信息不及時的收集整理，忽視檔案信息的完整性和有效性，很不利人事檔案規范化管理。

2 事業單位人事檔案規范化管理的對策措施

2.1 加強對人事檔案管理工作的認識

事業單位普遍存在對于人事檔案管理輕視的現象，這是阻礙人事檔案管理的主要因素，因此單位領導以及檔案管理人員要加強對人事檔案管理工作的認識，深入了解人事檔案管理工作對于事業單位的重要作用。在實際的工作過程中領導要大力提倡人事檔案規范化管理，并其進行監督檢查，檔案管理人員在工作中要細心，做好人事檔案管理工作，避免在工作中出現錯誤。通過對人事檔案管理工作的重新定位與分析，實現人事檔案管理工作的規范化。

2.2 培養檔案管理人員的綜合素質

目前我國事業單位的人事檔案管理部門的檔案管理人員普遍素質較低，工作人員的學歷都不是很高，并且不具備檔案管理的專業知識與技能，在很大程度上影響了事業單位人事檔案管理工作的質量。因此，加強對人事檔案管理人員的綜合素質的培養是目前人事檔案規范化的重要內容，事業單位要定期對工作人員的專業素質和基本素質進行培訓，從整體上提高檔案管理人員的素質，培養出符合現代檔案管理工作對人才的要求，同時引進先進的專業人才，對事業單位的檔案管理進行不斷改進，實現人事檔案的規范化管理。

2.3 建立健全的檔案管理體系

在人事檔案規范化管理工作中首先要建立一套完整的人事檔案管理體系，對檔案管理的內容和檔案管理人員都要有明確的規定，對于不符合規定的行為要及時糾正或者懲罰，保證在事業單位人事檔案管理工作中有據可循。在檔案管理體系的制定過程中盡量做到詳細、科學、完善、合理、靈活，并結合事業單位的實際情況，制定出具有較高實用性的管理體系。

3 結束語

人事檔案管理工作是當前社會對人才管理的重要手段，因此實現人事檔案管理工作的規范化是目前我國充分發揮人才戰略的必要措施。現代的人事檔案規范化管理工作要結合時代的特征，在檔案管理過程中要采用先進的管理手段，建立完善的檔案管理機制，并加強對于專業人員的培訓，提高工作人員的素質，從整體上規范檔案管理工作中的各種行為。為現代化的人力資源管理提供人才信息，促進我國人才戰略的發展。

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