淺談新常態下如何謀求鄉鎮人社城鄉居保檔案工作新發展

鄉鎮基層人社城鄉居民基本養老保險（以下簡稱“城鄉居?！保n案既是歷史地、全面地了解轄區廣大城鄉居民辦理城鄉居保參保登記并按國家政策享受法定基本養老保險金，真正保障城鄉居民老有所養，實現“記錄一生、服務一生、保障一生”目標的前提條件，也是實現全民參保登記工作的必備條件，更是城鄉居保檔案管理部門履行部門職能、提高工作質量以及體現工作效能的必要條件。為進一步加強城鄉居保檔案的業務建設，推進城鄉居保檔案管理工作的規范化、制度化、標準化，不斷提高檔案管理的科學水平，全面提升檔案管理工作的整體效能。筆者現就遠安縣自2011年7月1日全面啟動并實施城鄉居保工作（遠安縣為國家城鄉居保第三批試點縣）以來所從事所經歷過的茅坪場、鳴鳳兩個人社服務中心，側重就遠安縣人社局鳴鳳服務中心城鄉居保檔案工作進行了細致的研究與思考。

1 城鄉居保檔案工作建設的現狀

遠安縣人社局鳴鳳服務中心城鄉居保綜合檔案室是2012年4月經過縣局整體改造、完工并交付使用，中心將縣局統一調配的三組鐵質檔案柜分別置放于大廳和大廳右側一室內，前期所有檔案基本就是隨便放在包裝盒里或擱置在檔案柜里等等。2013年2月縣局調整負責人后，中心針對這一情況果斷采取有效措施，迅速組織人員集中時間、集中精力加大對歷年城鄉居保檔案的收集、分類、審核、整理并于同年4月底高質量按縣局要求完成歸檔工作，極大地提升了我鎮城鄉居保檔案工作水平，也為我縣城鄉居保經辦管理規范化示范點建設順利迎接省、市現場檢查考核驗收以及最終命名獲得殊榮奠定了堅實的基礎。

我鎮居保檔案管理工作整體情況是：2012年10月，縣人社局根據整體辦公用房和檔案庫房實際，特規定：將全縣2011年7月1日前達到法定退休年齡即年滿60周歲及以上符合條件人員全部納入直接享受城鄉居保基礎養老金對象；將2011年7月1日后陸續年滿60周歲，同時辦理居保參保登記、繳納居保保險費的人員并按規定辦理正常退休手續享受養老金人員以及死亡人員的檔案資料全部由中心初審上報縣局審批集中歸檔，其余檔案由所在人社服務中心負責整理并完成年度歸檔工作。中心現有獨立綜合檔案室一間，面積為18.9平方米。截止2015年12月底，庫房累計庫存城鄉居保參保檔案250卷（盒），其中參保人員登記表144卷（盒），參（續）保人員繳費票據26卷（盒）。鳴鳳鎮城鄉居保經辦管理規范化示范點建設檔案80卷（盒），居保行政管理類（文書）檔案5卷。累計移交縣居保局歸檔城鄉居保檔案2462卷，其中符合條件直接享受養老金人員檔案1948卷。配備具有大學文化、事業編制專職檔案管理干部1名、兼職人員3名，檔案干部隊伍思想素質與業務素質明顯增強，健全了檔案工作人員崗位職責、檔案利用職責及檔案保管職責等，基本形成了抓細節、抓過程、抓環節“三抓”的常抓不懈治理體制。2013年主動配合縣居保局完成省二級檔案達標整理歸檔工作，并經市、縣兩級檔案管理部門考核驗收達到了省二級檔案治理工作制度化、規范化的要求。

2 存在的主要問題及原因分析

在城鄉居保檔案管理信息化建設、中心經辦管理規范化示范點建設以及日常運行過程中，還存在一些不容忽視的問題。

一是對城鄉居保檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人包括部分干部尤其部分中層干部對城鄉居保檔案工作的認識都普遍存在一些誤區，認為城鄉居保檔案工作就是按照要求收一收、找個盒子（柜子）放一放，或簡短整理、象征性保管下的事務性工作，或不管信息是否準確就做個電子檔放這兒撐門面、我不搞自會有人搞等等，總認為不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付、能查檔就行了。長此以往必將導致城鄉居保檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為廣大城鄉居民和全民參保登記工作服務、服到務、服好務。

二是管理力量薄弱，水平不高，手段落后。我縣鄉鎮人社服務中心是根據2010年2月10日省編委《關于加強和完善全省新農保試點縣（市、區）勞動保障服務平臺建設有關問題的建議》（鄂編發【2010】3號）、2010年9月10日縣編委《中共遠安縣委機構編制委員會關于鄉鎮人力資源和社會保障服務中心有關問題的通知》（遠編【2010】6號）文件精神批準并于2010年10月掛牌成立的。人員編制根據鄉鎮規模核定事業編制2名，同時“以錢養事”設立公益性崗位2名。由于大多數新進新招人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理要求、檔案資料的收集、整理、歸檔以及裝訂等業務不太了解，檔案收集意識相當淡薄。且部分檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常業務往往只是將資料放入檔案盒或文件夾，而并未及時整理歸檔。同時因鄉鎮人社服務中心是新成立的，所有設施與設備均由局集中采購統一配置專門用于中心日常業務開展。加之2011年7月我縣正式實施城鄉居保參保工作，人員少時間緊任務重，忙于抓參保登記、保費收繳等，而忽略參保人員資料的及時收集，致使參保人員檔案收集整理歸檔不能得以及時完成。

三是城鄉居保檔案管理的科學化、信息化程度不高?，F代化、科學化的檔案建設水平有待進一步提高，中心場地有限等導致檔案管理硬件設施和現代化管理設備比較欠缺。中心計算機技術還未在城鄉居保檔案管理中廣泛應用，無紙化閱檔基本沒有設施，高標準配備必要設施如復印機、計算機、掃描儀、數碼相機等基礎設施設備也未落實到位，這既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

四是城鄉居保檔案利用工作水平較低。就目前中心而言，城鄉居保檔案還存在重保密、輕利用的現象，檔案開發服務意識差。即使利用，范圍也有限，但凡前來中心咨詢、查閱的內容大部分也只是參保人員丟失社保卡或之前領取拿回家隨意丟放忘記了說沒領取或參保人員丟失某個年度繳費票據而前來中心復印繳費票據辦理退休手續等，且利用形式過于單一，往往只有需要找上門來才提供利用，工作處于被動服務的狀態。在主動深入轄區村（居）及居民戶中服務等方面處于欠缺狀態，導致檔案管理和有效利用相脫節，致使城鄉居保檔案的利用價值低，功能日益弱化。

3 對策及建議

一是提高認識，加強領導，切實增強檔案建設的緊迫感和責任感。作為負責管理一方事務的鄉鎮人社服務中心主任應高度重視所屬轄區城鄉居保檔案管理工作，尤其主管部門特別是城鄉居保業務經辦服務主管部門要將其放在單位干部隊伍建設的重要位置并納入議事日程。既要建立相應的城鄉居保檔案管理領導小組，實行嚴格的分工負責制，切實做到名副其實，絕不走過場、不流于形式的定期或不定期對鄉鎮人社服務中心檔案管理工作進行檢查、指導、督辦，發現問題及時解決，也要建立必要的城鄉居保檔案管理達標升級考核機制，也要對城鄉居保檔案管理工作實行定性定量納入目標責任制嚴格考核兌現，更要實行分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進城鄉居保檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

二是加強檔案工作的基礎建設，提升城鄉居保檔案服務功能。城鄉居保檔案部門要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施設備的添置與更新。一要加強頂層設計。建議縣局統一規劃全縣7個鄉鎮人社服務中心標準化、規范化的檔案室，切實

加大硬件和軟件設施的投入，既要按要求配備齊全的檔案管理設施與設備，也要根據情況必須及時配置先進設備予以更新換代。二要建立堅固防火、防潮的專用綜合檔案庫房。要以整齊劃一的鐵質檔案柜淘汰破損高矮不一的檔案柜；庫房內既要設置空調、去濕、滅火器等設備；中心負責人和檔案管理工作人員也要及時加強對庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施經常檢查。三要加大資金投入。建議縣局及時配備計算機和網絡設備，保證及時便捷高效使用檔案，確保為居民服好務。

三是加強城鄉居保檔案管理現代化和信息化建設。實現城鄉居保檔案管理現代化，既是人社部門服務于城鄉居保工作、服務于全民參保登記工作，真正實現“記錄一生、服務一生、保障一生”的目的，也是適應社會對檔案信息需求日益增強的客觀要求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸城鄉居保信息，提高居保信息管理的時效性。一要提高工作效率，對城鄉居保檔案實行計算機輔助管理，通過計算機、掃描儀等設備和技術，將文字、圖片、聲像等檔案資料轉變成數據資料。實現紙質居保檔案與數據格式并存。二要加強居保檔案數據整理整合，建成統一的數據庫，實現“同人同城同庫”向“同人異城同庫”轉變。建成居保檔案管理信息網絡平臺，橫向實現與村（居）委會及協理員、檔案管理部門等的連接，縱向實現與縣局檔案管理部門的連接，做到信息網絡系統的互連互通，實現數據共享。增強居保檔案信息網絡功能，提供網上信息查詢與業務辦理服務。

四是提高檔案利用服務水平，推動檔案工作創新發展。利用計算機網絡技術進行居保檔案管理創新，通過網絡，不屬于保密范圍的檔案信息向社會共享，主動提供服務，提升業務水平，增強檔案利用服務能力，實現居保檔案信息資源的有力共享。人社中心服務大廳、村（居）委會等服務窗口既方便廣大參保居民又提高了居保檔案工作的效率和質量，更大大提高檔案的利用率。

五是加強居保檔案管理人員隊伍的自身建設，提高居保檔案管理人員素質。居保檔案工作是一項政策性和業務性很強的工作，集服務性與保密性于一體，加強居保檔案工作隊伍建設，就必須選擇政治上堅定可靠、作風正派、責任性強的同志從事居保檔案管理工作，加強教育培養，關心其生活與工作。充分發揮他們的積極性和創造性。并定期組織業務知識培訓，讓其掌握新的知識和先進的管理技術，更進一步了解管理檔案的重要性，提升能力和素質，提高檔案管理水平。

六是加強檔案調查研究，建立健全更加規范的管理制度。結合居保檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立居保檔案計算機輔助管理制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案管理人員考核辦法》等，細化流程，精益求精，做好過程審核，嚴守檔案收集歸檔和轉進轉出環節，守住檔案安全關。熟練掌握調查研究方法，完善居保檔案案卷整理工作細則，對成熟做法能及時上升為本單位的管理制度，使居保檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為廣大城鄉居民和參保者以及上級主管部門科學決策提供真實、準確、實用的個人信息。

作者簡介

王休宏，湖北省遠安縣人社局鳴鳳服務中心，本科。