工程監理檔案管理的問題和對策

摘 要：建設工程監理檔案是建設工程監理活動中直接形成的真實記錄，是總結、評價工程質量和處理工程責任事故的重要依據。完善制度，落實責任，勤于監督檢查，才能在工程竣工后留下一套合格的監理資料。

關鍵詞：工程監理；監理檔案管理；有效對策

1 引言

1998年，我國建設領域實行了一項重大改革，就是參照國際慣例，建設有中國特色的監理制度，使建設監理成為一個大的產業，并于1998年3月納入《中華人民共和國建筑法》的規定范疇。2002年1月，國家技術監督局、建設部聯合發布《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328—2001），對工程監理單位質量責任和義務以及監理檔案的歸檔范圍、質量要求都作了具體的規定。至此，我國實行建設工程監理制度已日趨成熟，并逐漸引入到工程建設的全過程。

建設工程監理檔案是建設工程監理活動中直接形成的真實記錄，是總結、評價工程質量和處理工程責任事故的重要依據。我公司從2000年開始接收監理檔案資料，并納入建設工程竣工檔案歸檔報送的范圍。從近年來監理檔案報送的情況看，資料不完整、案卷質量不高、書寫材料不規范、簽章手續不完備的現象屢見不鮮。本文試就建設工程監理檔案存在的問題和問題的解決對策談一些看法。

2 突出問題

1、監理資料收集不齊全、不完整、不系統。資料人員操作隨意性較強，，沒有遵照統一格式，內容不完整（缺合同、監理大綱、細則、總結等），而且大多是復印件，監理日志記錄存在漏記現象。

2、監理資料不真實、不一致。各監理部普遍存在平時無具體人員負責收集、整理，事后再補的現象，尤其是竣工驗收資料改動較大，導致監理資料不真實；還有的監理部做兩套不同的資料分別交建設單位和檔案部門。

3、監理檔案整理層次不清、內容繁雜。由于監理檔案貫穿于整個建設工程監理的全過程，施工的周期長、參與的主體多，普遍存在監理檔案與建設單位、施工單位重復交叉的現象，導致監理檔案排序混亂、層次不清，報送移交時一團亂麻，給日后檔案的查詢利用帶來困難。

4、監理檔案制作材料不規范、不統一。有的現場監理仍然用圓珠筆、復寫紙填寫“監理月報”、“工作聯系單”、“會議紀要”和“洽商記錄”等文件材料；監理工程師簽署的《監理現場用表》所涉及的欄目簽字不全，有的監理只簽姓名，不簽日期，分部、分項工程驗收表無現場監理驗收后簽署的結論性意見，且簽署的日期不規范。

5、監理檔案報送滯后。建設單位組織建設工程檔案預驗收，承包單位都能提供出相對系統的檔案資料，而監理單位卻拿不出完整的監理檔案資料，建設工程質量評估報告、監理工作總結等都不能完整地提供。

3 管理對策

（一）預先規劃，制定標準

項目建設伊始就應規劃本項目監理資料的編制工作，及時與業主溝通，明確建設單位對本項目工程文件的內容、質量、套數、移交時間等要求，結合工程內容和特點，確定本項目單位工程、分部工程以及專業、階段的劃分，從而制定監理資料編制的初步計劃和進度要求。

在項目開始階段必須統一監理資料的標準：包括內容的統一、格式的統一、填寫要求的統一以及整理方法的統一。只有統一的標準，才能為大量監理資料的歸檔打下良好的基礎，才能減少資料編制過程中填寫不規范、格式混亂的現象，避免不必要的“重復”勞動。

（二）明確要求，嚴格實施

1、監理檔案有其內在聯系和完整性，收集、整理、編制監理檔案要遵循其自然形成規律和內在聯系。記錄監理活動全過程的監理檔案，一方面要反映整個建設工程質量、進度、造價的控制情況，另一方面要反映監理單位本身技術管理、經濟管理、合同管理、組織管理及工作協調等監理活動的情況。監理檔案是自成體系的有機整體，我們在整理編制監理檔案的時候，千萬不能人為地分散或打亂，要科學地分類、排列，做到歸檔文件材料不零亂，自成體系；檔案內容不繁雜，整理有條理；檔案排列不顛倒，用表類別層次清楚；歸檔文件材料收集不重復、不交叉，保持聯系有規律。

2、監理檔案要反映專業性、科學性、公正性的特征。監理檔案是監理單位依照法律、法規及技術標準規范、承包合同，對工程建設實施的專業化監理的真實反映，具有科學性、可靠性、公正性的特點；它既是總結評價工程質量的依據，又是檢查監理工作的依據，同時也是探索、完善監理制度的重要參考。因此，監理檔案的編制要做到“三個絕對”即：絕對真實可靠，絕對規范標準，絕對公正科學。

3、監理文件、資料的歸檔內容、組卷方法以及監理檔案的驗收、移交和管理工作，應根據現行《建設工程監理規范》及《建設工程文件歸檔整理規范》并參考工程項目所在地區建設工程行政主管部門、建設監理行業主管部門、地方城市建設檔案管理部門的規定執行。監理單位在建設工程竣工驗收合格后，應按要求組織監理人員整理檔案，及時向建設單位和工程項目所在地的城建檔案館、公司檔案室報送歸檔（原件），并辦結相關移交手續。

4、抓好過程控制

監理資料的收集、編制、整理應貫穿施工準備階段、工程質量控制、工程造價控制、工程進度控制、竣工驗收、工程質量保修期和施工合同管理的全過程，與監理活動實行“四同時”管理，即制定監理規劃的同時制定監理資料管理計劃，檢查工作的同時檢查文件材料形成情況，參加竣工驗收的同時驗收相關監理資料，監理人員提職考核時，檔案部門應同時出具歸檔情況證明。

5、建立監理檔案管理責任制

《建設工程監理規范》（GB50319—2000）規定，總監理工程師“主持整理工程項目的監理資料”，專業監理工程師“負責本專業監理資料的收集、匯總及整理”。鑒于上述規定，建設單位與監理單位在簽署工程項目委托監理合同中應設立監理檔案專門條款，注明監理檔案歸檔的套數、移交時間、質量要求及違約責任追究等內容，監理單位也應建立健全監理檔案管理責任制，做到職責明確，制度健全，管理到位。

6、加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支持

監理資料管理工作與其他監理工作一樣需要加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支持。監理資料中的施工合同文件、勘察設計文件、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等等，都由業主提供；平時工作的來往信函、會議紀要、監理工作聯系單等也和業主有關；工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與業主溝通；對施工資料的嚴格要求也需要爭取業主的理解和支持，否則工作很難開展，監理資料的管理工作就難以落實。

（三）加強領導，配備人員

根據檔案管理工作統一領導、分級管理的原則，項目部應成立項目檔案管理工作領導小組，確定分管領導負責檔案工作，建立檔案（資料）室。

建立健全監理檔案管理責任制，培養一支有一定專業基礎的檔案管理隊伍，為此監理項目部必須配備經過崗位培訓持有“檔案人員崗位培訓證”的檔案（資料）員，將任務層層分解，做到責任到人，各負其責。

作為監理工程師，不但要注意對專業知識的學習，而且還要加強與監理檔案工作有關的檔案知識、檔案規范的學習。滿足監理工作全面發展的需要。

實踐證明，要做好監理資料的管理， 監理單位首先應該加強對檔案工作的重視，在提高監理人員素質的基礎上， 完善制度，落實責任，勤于監督檢查，這樣才能在工程竣工后留下一套合格的監理資料，才能實現建設監理工作的科學化、標準化和規范化。

參考文獻

[1]《淺談如何做好施工階段監理資料的管理工作》

作者簡介

曹軍英，中鐵大橋科學研究院有限公司，本科。