試析網絡信息化中電子文檔在檔案管理中的作用

盧愛鳳

摘 要：隨著計算機技術的不斷發展，檔案管理也逐漸走向信息化，網絡化。所謂信息化管理就是說運用網絡的方式將不同地理位置、不同網絡載體的資源進行整合，存儲，達到更加高效，更加方便的實現資源共享。本文簡單介紹了網絡信息化時代的電子文檔定義和特點，闡述了電子文檔對檔案業務管理工作的影響和對檔案學理論的影響，對于電子文檔的應用檔案界所采取的對策。

關鍵詞：網絡信息；電子文檔；檔案管理；影響

所謂電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

1 電子文檔定義及其特點

與紙質文檔比較電子文檔有以下幾個特點：

1.電子文檔不再是直觀的紙質文檔，它需要借助辦公設備才能閱讀利用。

2.電子文檔可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞。

3.電子文檔的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響。

4.電子文檔的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 用信息化實現文檔一體化

用信息化實現文檔一體化，必須用OA與檔案數據庫管理系統去工作。將辦公系統中的文檔內容用OA系統直接導入檔案數據庫管理系統中來，直接變成檔案，對不能導的個別文檔采取掃的辦法，即方便又省時、省力、還能達到減人提效的目的。避免綜合檔案管理員只知其表象，重復低質勞動。但要十分注意做好檔案利用權限的管理工作，我們所說的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時間內為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，并采取一定的辦法，用系統設置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實現，通過信息這條“高速公路”，來實現文秘工作與檔案工作一體化目標，充分發揮企業文書檔案信息資源的作用。

3 文檔一體信息化服務向縱深發展的障礙

從思想觀念上分析。目前，文檔一體信息化服務并沒有取得理想的效果，辦公過程中引入計算機管理系統，必然會對現行的體制產生影響，尤其是現行的手工文檔處理方式已經運行多年，也有一套完善制度和方法，因此轉變觀念，統一認識，是推行辦公自動化的必要條件。從實踐理論上分析。到目前為止，許多企業的文秘工作與檔案工作還在實行分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。如果檔案工作人員墨守成規也很少考慮文秘工作，這直接影響了企業文書檔案的建檔質量。

檔案建檔過程中遇到的問題如下：

1.版面記錄不全，附件不規范。

在日常檔案管理中常常遇到歸檔文檔只有主題詞而無抄送抄發單位，不標明印發部門和發文時間，甚至沒有版記，尤其是主題詞的選用不準確或自擬自編，給文檔歸檔擬寫案卷標題增加了操作難度。

2.原始稿件不全，編號不規范。

歸檔時發現只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號差錯，鉛筆或圓珠筆撰寫，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質量和存檔價值，使檔案的真實性難以保障。

3.紙張不達標，裝訂不規范

文檔大小還不一致，造成裝訂中發生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。

4.文種使用不當，辦理程序不規范。

出現“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，“請示”和“報告”不分，“報告”中夾雜著“請示”的內容，有的甚者把兩個文種合二為一為“請示報告”，越級行文，越級簽發，不登記就印發等無序現象，必定對歸檔留下后患。

隨著社會的發展、企業的進步，在管理工作中新理念新技術逐步的推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分。

4 做好歸檔電子文檔的技術處理工作

1.實施電子文檔管理戰略

新型文檔材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文檔工作領域，對產生的大量電子文檔的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文檔的原始信息，了解文檔信息重新組合的來龍去脈，保證電子文檔的可靠性，使之與紙質文檔一樣發揮社會效用。

2.解決好電子文檔的保存問題

以化學磁性材料為載體的電子文檔，有效進行長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文檔記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。

3.檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，現在是紙質與電子信息交錯使用，檔案管理已進入多向交叉立體化時期。隨著電子文檔的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

4.檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。

我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。

5.檔案綜合管理人員素質要提高。

對電子文檔、電子文檔歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。

實現檔案管理信息化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。

5 網絡信息化檔案管理一些思考

文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。辦公自動化系統內、外網隔離。在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。第二層隔離防護措施是防火墻。從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。提高辦公效率，計算機具有強大的信息處理能力。在應用計算機軟件之后，文檔資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文檔還是辦理傳遞，都變得簡單易行。文檔和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。電子文檔保存的穩定性與紙質檔案載體相比，電子文檔載體材料的壽命要長得多。

6 結語

總之，網絡信息化時代的電子文檔提高了文檔傳遞的速度和安全性。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文檔或文檔在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文檔傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文檔還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文檔傳遞的安全性和及時性。

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