淺談圖書檔案一體化管理

馬嵐

【摘要】圖書檔案本屬一體，但是隨著人們的信息需求不斷增加，圖書檔案逐漸被分化開，在不同的方向上發展。在信息化社會中，圖書檔案的一體化發展成為一個必然的趨勢，而且網絡時代的到來使圖書檔案的一體化管理成為可能，本文對圖書檔案一體化管理進行分析和探討。

【關鍵詞】圖書檔案 一體化發展 信息化發展

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）02-0192-01

引言

檔案管理是事業單位發展過程中的一項重要工作內容，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等。在當前的時代背景下，很多事業單位對檔案管理工作的認識程度逐漸提高，在事業單位內部設置了專門的檔案管理部門，招聘專業化的檔案管理人員，但在實際工作過程中，檔案管理依舊存在較多的問題，信息化不足是面臨的一個嚴重的問題。在當前的信息化時代背景下，檔案管理也要逐漸信息化，要與圖書管理合為一個統一的整體，從而使得事業單位發展過程中的資料存儲更加豐富，促進事業單位的快速發展。

一、圖書檔案一體化管理及其存在的問題

研究圖書檔案的一體化管理，首先需要對圖書檔案一體化的概念有所了解。這里所講的一體化，不是簡單的將兩者組合在一起，改變它們之間的并列關系，而是將圖書和檔案各自當做一個獨立的個體，但是將他們組合成一個整體，不斷尋找、選擇自身的優勢，打破圖書、檔案之間的壁壘，使得圖書與檔案可以合作，在互聯網快速發展的時代可以實現資源共享，為用戶提供更加全面的服務。盡管當前越來越多的單位開始注重圖書檔案的一體化管理，但是圖書檔案管理過程中還是存在很多問題，一方面，圖書檔案的一體化管理需要結合互聯網，實現信息化管理，但是當前圖書檔案管理信息化意識不強。當前很多事業單位雖然在努力建立專業化的圖書檔案管理部門，積極制定圖書檔案管理的規章制度，對事業單位的各項工作進行協調，但由于大部分圖書檔案管理人員缺乏專業的管理知識和管理手段，因此在實際的工作中表現出缺乏圖書檔案管理知識以及圖書檔案管理的信息化意識比較淡薄等現象，對于圖書檔案管理信息化水平的提升有很大影響，比如在日常圖書檔案管理工作中，有的工作人員在圖書檔案的整理過程中，沒有實現信息化管理，采用傳統的人工管理方式，因此存在管理不規范的問題。第二，圖書檔案一體化管理制度不健全，當前很多圖書檔案管理缺乏健全的管理制度和監督機制，對圖書與檔案管理的一體化發展認識不到位，因此使得圖書檔案管理過程中兩者依舊存在分離的現象，使得事業單位的各種圖書與檔案資料得不到統一的管理，不能為事業單位的發展提供充足的信息資料。而且由于管理制度不夠規范，很容易使得圖書和檔案資料出現丟失。

二、圖書檔案一體化發展策略

（一）加強對圖書檔案一體化管理的認識

隨著市場競爭不斷加強，各個事業單位在發展過程中遇到的瓶頸也越來越多，為了使得事業單位可以實現全面發展，則應該要對事業單位管理中的任何一個環節都進行完善，圖書檔案管理就是其中一個。在新的時代背景下加強圖書檔案管理模式創新，需要對傳統的管理理念進行改革。在信息化時代，應該要加強信息化管理理念和管理模式在圖書和檔案管理中的應用，使得圖書和檔案管理可以與事業單位的經濟發展目標一致，從而促進事業單位的可持續發展。由于當前很多事業單位在發展過程中，領導人員對事業單位的圖書檔案管理體系所持有的觀念還比較傳統，使得圖書管理和檔案管理出現了分離，比如事業單位的圖書館主要是為單位員工提供圖書的，另外設有檔案管理部門，使得兩者之間的工作沒有得到有效的統一和協調。對此，未來事業單位的發展過程中應該要積極加強對信息化圖書檔案管理模式的認識，加強對圖書和檔案管理的一體化發展的認識，建立完善的圖書檔案一體化管理體系，將兩個部門的工作統一起來，使得各自能夠保持一定的獨立性，但同時在兩者之間又能夠實現統一，對圖書檔案管理工作進行細分，確保不同人員的責任可以得到有效的落實。

（二）國家要制定相應的法律法規

圖書與檔案的統一發展，需要國家有一個整體的統籌管理，因此，應該要從國家層面出發，通過制定各種政策和法規指導、調節和規范信息資源的合理配置，建立一個國家圖書、檔案一體化管理的協調中心，鼓勵并監督各個單位能夠積極實施圖書與檔案的一體化管理模式。國家制定相應的規章制度，在宏觀上實現國家對檔案圖書一體化建設的監督和指導作用， 使得圖書檔案一體化發展過程中的各種資源信息得到共享，并且能夠在圖書檔案領域的發展過程中，實現統一管理，實現體制和政策上的改革，使得全國范圍內都能加快圖書檔案的一體化進程。

（三）加強專業人才的培養

在圖書檔案管理過程中，管理人員是核心，他們的綜合能力水平在一定程度上對事業單位的的發展有很大影響，加強圖書檔案管理人員的水平的提升，是提高圖書檔案管理水平的重要途徑。在圖書檔案一體化管理過程中，需要一批復合型信息管理人才。需要在高校開展相應的課程，培養更多專業的人才，同時，也要從現有的圖書、檔案工作人員中進行選拔和培訓，使得他們能夠掌握圖書、檔案雙學科的理論和實踐知識，以適應圖書檔案一體化管理環境下的網絡相關操作。

（四）加強基礎網絡設施建設

圖書檔案實現一體化管理需要互聯網的支撐，網絡基礎設施是一個十分重要的方面，健全的網絡基礎設施也是實現圖書檔案一體化管理的基礎。首先加強網絡建設，由于圖書和檔案管理的特殊性，在進行一體化管理的過程中，應該要建立一個相對比較獨立的圖書檔案管理網絡，使得圖書檔案一體化管理工作中的各種信息能夠得到積極有效的保護，防止出現泄露等問題。其次是對事業單位的硬件網絡容量進行配置和完善，由于實現圖書檔案一體化管理，因此各種圖書和檔案資料種類多、數量大，因此在信息化管理過程中，應該要有充足的容量，加強基礎網絡設施的完善，滿足海量的圖書檔案信息存儲需求。

結語

綜上所述，在信息化社會中，圖書檔案一體化管理成為一個必然的趨勢，為了要加強圖書檔案的統一管理，需要轉變傳統的理念，加強信息化管理意識的應用，并且制定相應的行業規范，對圖書管理和檔案管理進行統一。

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