團隊協作與機構知識庫平臺的建設

， ，， ，，曉梅

隨著科研投入的不斷加大和科研水平的不斷提高，科研機構積累的知識資產越來越多。這些機構的知識資產以文本、電子資源等形式或存于檔案館、或散落于各科研人員手中，缺少有效的長期保存手段和方法。

2006年，國內科研單位開始積極利用開源軟件DSpace建設機構知識庫，收集并長期保存機構的知識資產[1]。機構知識庫的建設主要由圖書館主導和推動，收集范圍包括期刊論文、學位論文、圖書專著、科研成果、檔案、科研文檔等，比照機構的行政結構進行集中統一存儲，并提供檢索和瀏覽，方便科研人員進行下載與使用。

在國內建設機構知識庫過程中，遇到的最大問題是科研數據收集困難、人員提交和使用的積極性不高，只能在領導重視的情況下，依靠行政命令強制征集，或者由圖書館根據已發表的論文進行集中下載收集。其原因在于機構知識庫是基于Web 1.0的知識管理系統，依靠圖書館工作人員將文獻提交到機構知識庫，文檔的收集與提交獨立并滯后于文檔的產生過程，無法嵌入科研過程，不能提高科研過程的效率與價值，反而增加了科研人員的負擔。

針對機構知識庫建設遇到的困境，本文提出了建設基于Web 2.0的團隊協作與機構知識庫平臺，用戶可以項目為中心建立自己的項目群組，人員加入項目群組形成項目團隊。團隊人員的組成既可以是本單位內部人員，也可以包括外地區外單位的人員，從而充分聚集人才和資源優勢，形成虛擬團隊，為交流和合作提供平臺支持。平臺將人員、項目課題、文檔以項目群組的形式組合在一起。隨著項目的進行，人員實時將文檔提交到項目群組，群組內成員可分享和下載項目文檔，在團隊內部進行交流。項目開始后，所有項目文檔都隨著項目的進行提交到平臺中。項目結束時，項目群組與人員、文檔一起封存成為機構知識庫的組成部分，供用戶隨時回溯和查閱項目的整個過程，從而在助力團隊協作的同時，動態、實時、高效地完成知識資產的收集、有效存儲和利用。

1 知識管理與機構知識庫

知識資產是每個機構最重要的資產，如何對知識資產進行有效管理是目前普遍面臨的緊迫問題。科研機構將大量的人力、物力、財力投入課題研究后，在科研過程中收集和產出了大量的記錄文檔、實驗結果、經驗積累、論文等。各種知識資產以紙張、電子資源等形式被碎片化地分散存儲在各人各處，無法得到集中有效的管理。項目結束后，大部分文檔等知識資產逐漸被人遺忘并遺失，造成了無法彌補的損失。

知識管理是一個動態、持續的過程[2]。機構知識管理需要不斷地收集、有效存儲、分享一個組織的全部知識。知識管理的3個核心任務緊密相連，收集過程要求完整及時，存儲過程要求長久有效，分享過程要求簡單方便。機構知識庫是基于Web 1.0的知識管理系統，主要由圖書館進行收集、整理、存儲和發布，圖書館需要耗費巨大的人力物力收集本單位的知識資產。由于收集活動脫離了原有的項目背景，滯后于項目過程，仍然無法真實完整地反映項目活動。

目前，機構知識庫在世界范圍內全面興起，全世界已有數百個大學、研究機構和學術團體建立了自己的機構知識庫。根據OpenDOAR[3]提供的數據，截至2015年6月，OpenDOAR收錄的機構知識庫已達到2 890個。這些機構知識庫大多是由圖書館負責建立的，圖書館人員在機構知識庫創建的各個階段都充當著領導者的角色。機構知識庫倡導了開放存取的新的學術傳播的方式，機構知識庫之間通過OAI-PMH協議[4]，可進行元數據的交換。通過建立中心庫，對多個機構知識庫的元數據進行集中收割，從而實現對資源的集中統一檢索。

國內圖書館界長期關注國外機構知識庫的建設與發展，并由廈門大學率先建成了國內第一個學術典藏庫[1]。之后，越來越多的國內機構參與到機構知識庫的建設中。特別是在中科院國家科學圖書館的大力推動和組織下，建成了各研究所的機構知識庫，在此基礎上，利用OAI-PMH協議按時段集中收割各研究所的元數據，從而建設了中國科學院機構知識庫網格，便于用戶進行統一檢索和利用。國內高校則在CALIS機構知識庫項目組的組織下，開始建設各自的機構庫，并通過收割建立了CALIS中心庫[5]。解放軍醫學圖書館則面向生物醫學領域建設了自己的機構知識庫，并增加了檔案的管理和借閱及結合文獻管理軟件NoteExpress進行批量導入導出等功能[6]。

國內建設機構知識庫都是在DSpace[7]的基礎上進行二次開發。廈門大學的機構典藏庫系統對DSpace系統的修改主要體現在表現層的漢化和美化；中科院機構知識庫在保留原持久層和業務邏輯層基礎上進行了大量的修改和功能強化，增加了SOLR分面、增強了OAI-PMH自動收割等功能[8-10]；解放軍醫學圖書館考慮原有DSpace業務流程比較復雜，在持久層上用SOLR完全重構了業務邏輯層，并提供了全新的界面進行檢索和瀏覽[6]。

利用DSpace建設的機構知識庫基于發布-使用模式，是基于Web 1.0的知識管理系統。其內容主要由圖書館進行收集整理和發布，然后由用戶進行瀏覽和查詢使用，收集過程與科研數據的產生過程是隔離的，無法嵌入到科研過程中，無法實時、完整、準確地收集機構知識資產。

2 團隊協作平臺的設計

基于Web 2.0的知識管理平臺的建設已成為當前知識管理發展的必然要求。基于Web 2.0的機構知識庫指的是利用Web平臺嵌入科研過程，由用戶主導生成平臺內容的互聯網模式通過開放的網絡平臺，用戶以項目為中心，聚集在項目群組下形成項目團隊，伴隨著項目過程，用戶實時地、動態地與群組內的人員交互，不斷將文檔提交到群組中用于交流和共享，整個文檔收集在真實準確自然的過程中完成，并通過網絡得到有效存儲。項目完成后，相應的項目群組和文檔全部封存凍結，但仍開放給用戶進行查閱利用，用戶可任意回溯項目完成的過程和時間節點。

傳統的團隊組織形式主要是師生團隊和行政團隊。師生團隊是以教師為中心，團隊組成人員是該教師所帶研究生；行政團隊是按行政編制組織項目團隊，以教研室為基本單位。師生團隊或者行政團隊往往承擔了多個項目，各個項目下的不同人員有不同的分工，承擔在項目下的任務。

隨著科學研究的復雜性越來越高，科研合作的規模也越來越大，跨組織、跨地域、跨學科的科學合作越來越普遍，將不同地區、不同組織的人員組織到一起的虛擬團隊已經成為當前科學研究的重要形式[11-12]。虛擬團隊圍繞研究項目、課題組織，可以在現有的師生團隊、行政團隊之上建立，將各個不同專業背景、地域、組織的人員，通過互聯網技術聯結起來，在同一個網絡平臺上進行交流合作，通力協作完成項目課題。

現有的知識管理系統存在的問題是未深入到項目一級，與項目團隊結合起來。如機構知識庫就是先建立部門結構，然后將不同的知識資產按部門、專題進行存放，適合于傳統的行政團隊下的知識管理。

虛擬團隊在Web 2.0環境下的協作模式提倡在科研實踐過程中圍繞項目建立群組，以項目團隊為組織形態，項目人員將實驗記錄、實驗數據、實驗過程和項目成果放到開放的交流平臺上。其核心思想是創造開放、互動、共享的知識管理平臺。

基于Web 2.0的團隊協作平臺需要將知識管理的三要素(人員、項目、文檔)作為3個獨立而互相聯系的實體，在互聯網環境下按事件發生的時間統一組織起來。團隊協作平臺功能模塊(圖1)主要包括個人主頁、項目主頁、文檔主頁，個人主頁包括個人信息、所參與的項目、所提交的文檔以及事件與消息，項目主頁包括項目信息、團隊人員、項目下的文檔、日歷與事件；文檔主頁包括文檔內容、文檔作者、所屬項目(1個或多個)。

圖1 團隊協作平臺功能模塊

3 團隊協作平臺的建設

團隊協作平臺采用B/S架構，開發工具包是XAMPP，基于開源軟件Drupal[13]進行開發，用戶使用瀏覽器進行訪問。Drupal平臺采用模塊化的設計，可以通過各種模塊輕松擴展平臺功能，并提供強大的后臺管理與搜索功能，所有內容都可以被自動建立索引和搜索。平臺可以自動生成基于瀏覽器的用戶訪問報告，提供分析、跟蹤和統計功能。

3.1 項目群組主頁

每個項目群組都有自己的群組主頁，項目群組是平臺的核心，文檔與人員都緊密圍繞群組進行組織。項目群組之間可以存在父子關系，即項目可以有自己的子項目。項目基本信息包括名稱、負責人、批準號、起止時間、任務等，項目群組主頁下列出了所有的項目文檔、子群組關系、以及群組成員列表(圖2)。平臺利用了Drupal的OG模塊用于創建和管理群組，OG Subgroups用于建立子群組關系，OG Statistics對群組進行統計分析。用戶可建立自己的項目，設置項目名稱、編號、任務、起止時間等信息，將項目申請書、任務書、研究計劃等文檔提交到項目中長期保存。

圖2 團隊協作平臺項目主頁

3.2 個人主頁

平臺為每個人員生成個人主頁，如圖3所示，個人基本信息包括姓名、性別、出生年月、所在單位、職稱、電話等，個人主頁主要列出了個人參加的項目群組及項目群組下的文檔列表。用戶可以在不同的群組擔任不同的角色，如一般人員、管理員、負責人。人員之間可通過發送站內消息和郵件互相聯系，人員可申請加入或被邀請加入群組向自己所屬的群組提交文檔，群組管理員和負責人可以批準人員加入群組。

圖3團隊協作平臺個人主頁

3.3 文檔管理

項目從開始到結束全過程的文檔，如項目申請書、任務書、實驗記錄、發表論文、進展報告、結題報告等，都可提交到項目群組中，在群組內部進行長期保存和共享，一份文檔可同時提交多個項目群組。

3.4 消息模塊

即提供快速便捷的站內溝通工具。群組管理人員通過消息群發向群組內人員發送通知，其他人可為內部一人或多人發送消息，當用戶登錄時，平臺會告知該用戶有未閱讀的新消息。Drupal的主要模塊包括Messaging用于站內消息，Mimemail用于發送郵件。

4 結論

作為Web 1.0的知識管理系統，現有的DSpace機構知識庫可比照部門結構存儲機構知識資產，解決了長期保存的緊迫問題，但仍無法解決資源收集困難和利用率低的問題。解放軍醫學圖書館在承擔軍事醫學科學院機構知識庫建設時[6]，投入了大量的人力收集和整理軍事醫學科學院人員產出的知識資產，卻仍然無法做到實時與完整。廈門大學總結機構知識庫建設經驗，提出以科研團隊為單位進行存儲管理[12]。

本文建設的團隊協作與機構知識庫平臺，以項目群組為中心，在互聯網上將人員組成虛擬團隊，人員可以跨地區、跨組織邊界聚集起來，不斷將文檔提交到項目中，在群組內部交流合作，形成項目、團隊、文檔三位一體的團隊協作環境。項目結束后，所有項目群組、團隊和文檔封存為一個整體，成為機構知識庫的一部分，實現團隊協作過程與知識管理過程的高度統一。該平臺具有以下特點。

第一，使用開源軟件Drupal建設的機構知識庫。國內從2006年開始建設機構知識庫，目前已經有很多單位在運行自己的機構知識庫系統，但這些平臺都是以開源軟件DSpace進行建設的，本文以Drupal建設機構知識庫系統。

第二，嵌入科研過程的Web 2.0知識管理系統。現有的機構知識庫系統都是基于Web 1.0的知識管理系統，該建設平臺通過助力團隊協作，將收集過程嵌入到科研數據的生產過程，實時、準確、真實地在科研過程中，持續收集用戶形成的實驗記錄、結果結論等文檔記錄，并歸類到所屬的項目群組，同一份文檔可同時提交到所屬的多個群組，群組內實時共享。

第三，建立項目群組，實行課題組長負責(PI)制。現有的機構知識庫系統是以部門為單位進行科研數據的存儲，與傳統的部門主任負責制的科研管理體制相對應。該建設平臺是以項目為中心進行科研數據的存儲，對應于項目負責人制這一新興的一種科研組織管理模式。用戶可自由建立項目群組，組長作為項目負責人對群組具有管理權，全面負責項目的進度、人員、考核、檢查等工作。人員可以同時參加多個群組，在不同的群組具有不同的身份，人員之間通過站內消息、評論等功能及時溝通、交流。

第四，將團隊協作和機構知識庫平臺結合起來，團隊協作完成后自動存檔為機構知識庫。項目完成后，將項目全過程形成的各類文檔、團隊人員與項目群組作為一個整體，封存成為機構知識庫的一部分，可供查閱和回溯項目的整個過程。