城建檔案館數字化建設的途徑

李睿

【摘要】隨著數字時代的到來，城建檔案館的建設也應該做到數字化的發展目標，現代技術的發展完全為數字化建設的發展需要提供了基本條件。之所以城建檔案要朝著數字化的方向發展，主要還是從數字化信息的角度考慮的，并且在當前的工作中，這也是十分迫切的工作任務之一。本文重點對這方面的問題進行了探討，為實現更加高效的城建檔案館數字化建設提供一定的幫助。

【關鍵詞】城建檔案；數字城市；信息技術

當前，我國正在推崇數字城市的發展與建設，這一理念實際上已經十分普及了，并且在現代化社會發展的今天，科學技術為數字檔案館的建設提供了重要的前提條件，由此可見，在未來發展建設中，更加應該深入挖掘數字化管理的重要意義，為實現檔案館的快速發展提供一定的幫助。

1、當前城建檔案館的發展現狀

從構成上進行分析，城建檔案館主要是用于收集文件材料以及保管文件之用，其中包含了眾多的環節，在數字化建設的過程中，要想將城建檔案館發展成為數字化的管理，就需要在以下幾個方面多下功夫。首先，要實現對文檔的一體化處理。計算機已經成為主要的辦公設備之一，在應用的過程中采用計算機對文件進行處理與保管可以說是今后的趨勢之一，我國在這方面的工作可以說還是很到位的，基本上已經實現了計算機網絡的建設，向自動化的發展目標又邁進了一步。在日常對檔案文件進行管理時，采用自動化的網絡技術可以有效的提升工作效率，并且增強了各個部門之間溝通與協調的能力。除此之外，還應該采用合適的文檔管理軟件對檔案進行處理，一方面可以使工作流程變得更加標準化，另一方面，也可以更加的專業化，從不同的角度對檔案進行保管，為今后的社會發展提供重要的幫助。現代文檔管理軟件的功能十分豐富，不僅具有預覽的功能，還可以實現功能的相互轉化。因此，今后的檔案管理必將朝著數字一體化的方向發展，從而為我國城建檔案館的發展提供重要的幫助。目前，館藏檔案也在朝著數字化的方向發展著，采用計算機技術對館藏檔案進行數字化管理，建立起相應的數字檔案庫，一方面按照主題詞對檔案進行文字錄入，以后人們只要查閱主題詞，就能將檔案查找出來，大大降低了搜索的時間。另外，將館藏內容分門別類的進行管理，并且采用磁盤的方式將其存儲下來，采用計算機這種檢索工具可以說是一項極大的創新。這種檢索方式具有高效便捷的特點，在城建檔案數字化管理中屬于重要的一步。并且我們最終的目標是實現機讀檔案，但是要想實現這方面的目標還有很長的一條路要走，因為其不僅需要高超的科學技術，還要面對大量復雜的數據，不可否認的是，只有做到這點要求，才有可能最終完成數字化建設的發展之路。當前，檔案管理的智能化發展屬于主流的趨勢之一，更加便于檔案的保管與檢索。可以說智能手段是一種全新的手段，在城建檔案館中主要在保管上利用了這一方式。所謂智能化保管就是運用計算機的相關系統對檔案進行嚴格的管控，以起到保護的作用。采用智能手段的優勢在于減少了管理人員來回出入檔案管理室的次數，降低灰塵以及霉菌等對檔案產生的不利影響，在檔案室中只要安裝一臺監控設備，就能達到全天不間斷的控制，隨時發現不安全的因素。這樣檔案就能全天候的得到高效的保管。此外，在服務手段上，現代城建檔案館也具有現代化的發展特點。由于當前我國檔案館中所珍藏的檔案數量越來越多，將其得到有效的保管并為社會所利用是檔案存在的重要價值，隨著信息化腳步的加快發展，在檔案的服務手段上也應該實現即時化、自動化以及形象化的發展，使讀者可以更加方面的查閱檔案資源，將檔案的價值得到最大化的發揮。因此，今后城建檔案館的發展方向就是開放化的管理，利用多種手段達到更加優良的檔案服務，例如采用磁盤或是局域網等工具進行檔案的查詢，無論何時何地都能獲得信息資源的共享，這是今后的一大發展趨勢。

2、城建檔案館建設的基本途徑

數字化在城建檔案領域尚為新生事物，很多計算機技術在應用上仍處于不斷探索和進一步完善階段。從一些介入較早的城建檔案館的初步實踐看，建立數字城建檔案館必須做到傳統的檔案管理方式與現代數字技術相結合，基于此，筆者認為，以下五個方面是當前數字城建檔案館建設的必要途徑。一是開發一款能夠滿足工程項目級、案卷級、文件級和電子化元件級的四級管理的城建檔案文檔處理一體化軟件，是各地城建檔案館都在期待的事實。國家主管部門應盡快制定出開發數字城建檔案館信息管理系統的實施方案，集中各方財力，牽頭組織攻關。城建檔案館信息管理系統的開發研制應充分發揮文件形成機構、城建檔案管理部門、相關科研單位和軟件開發商的積極性，做到四方協調一致，使之系統設計合理、極具操作性，以適應城建檔案數字化管理的長遠發展需要。二是城建檔案館信息管理系統的安全功能必須能夠解決館藏檔案資源的社會共享與數據安全，快速查閱與保密限制的問題。在電子檔案數據的安全保護方面，要從將來網絡化及開放戰略來考慮系統維護工作，預先做好利用訪問的保密控制，如各種用戶的訪問權限設定和對黑客、病毒、誤操作、惡意改寫或物理損壞、磁化等造成數據丟失的防范，以及操作“痕跡”的處理工作。三是為實現城建檔案計算機及網絡系統的查詢與管理，在配置所需硬件時，要充分考慮數字時代的發展對高端工作站或服務器的要求，在存儲空間、圖形運算、整體性能、系統兼容等方面盡可能滿足數字化管理的運行條件。信息顯示窗口應具有瀏覽各類磁盤文件的專用矢量文件瀏覽器功能。四是抓緊建立適應數字化管理的復合型人才隊伍，選調一批熱衷于城建檔案事業、在計算機領域有真才實學的技術骨干，盡快充實到城建檔案部門。同時，還要抓緊在職人員計算機知識的培訓和再教育，使現有崗位人員熟悉和掌握城建檔案數字化管理的基本知識和工作技能，以適應未來工作需要。因此，在建立數字檔案庫時，要根據本地實際和館庫條件，做到傳統的檔案管理方式與現代數字技術相結合，分輕重緩急，循序進行。任何存在短時間內一墩而就的想法都是不現實的。

3、結語

總之，城建檔案信息化建設應根據國情特點和“數字城市”的發展需要，抓緊研究并確立數字城建檔案館的發展規劃，統一著錄標準，以避免各地對項目的多重研究和盲目投資，使數字城建檔案館建設工作盡快走上健康、有序的發展軌道。

參考文獻

[1]趙群.探討城建檔案數字化管理發展模式[J].科技與企業，2013（24）.